試析信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策

摘 要：隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化的時(shí)代。在信息化時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的使用已經(jīng)成為了常態(tài)，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)也方便了人們的生活，提高了人們的工作效率，同時(shí)能夠節(jié)約大量的成本，使檔案管理工作能夠更加有效的進(jìn)行。不過信息時(shí)代的檔案管理工作雖然給人們的生活帶來了更多的好處，但其中也會(huì)存在一系列的問題影響檔案管理工作的順利進(jìn)行，本文主要介紹了新時(shí)代檔案管理工作的重要性，信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題以及在信息時(shí)代檔案管理工作的處理對策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題及對策

隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，在當(dāng)今社會(huì)使用先進(jìn)的工具與科學(xué)的管理能夠極大提高人們的工作效率。檔案管理工作是一項(xiàng)工作量巨大而且復(fù)雜的工作，利用信息化進(jìn)行管理，能夠提高人們的工作效率，使檔案管理工作能夠更加輕松且有效的進(jìn)行。

1 信息時(shí)代檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員按慣例進(jìn)行工作，方式比較落后，檔案大多是以紙質(zhì)的形式為主，同時(shí)紙質(zhì)檔案在日常的管理和保存過程中容易受到外界環(huán)境的影響，所以需要大量的人力和財(cái)力運(yùn)用相關(guān)的措施進(jìn)行處理，防止檔案受到損壞。隨著計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的普遍使用，信息時(shí)代的檔案管理工作能夠有效的解決資料存放問題，使檔案能夠更加的安全，同時(shí)能夠方便人們進(jìn)行查找，極大地提高了人們的工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步。[1]

2 信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題

2.1 管理軟件存在問題

隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，管理軟件在不同地區(qū)的使用沒有一個(gè)固定的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)部門的軟件存在著一定的差異，這樣就會(huì)給檔案管理帶來一定的影響，同時(shí)，檔案管理的相關(guān)的系統(tǒng)也存在著不一致的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致一些檔案管理中的信息不能夠?qū)崿F(xiàn)共享，導(dǎo)致檔案利用率低下。

2.2 檔案工作人員的管理意識(shí)缺失

根據(jù)目前的情況來看，我國的檔案管理工作存在的問題主要表現(xiàn)在工作人員身上，檔案管理工作人員的管理意識(shí)缺乏，對檔案管理工作存在著誤解，導(dǎo)致檔案管理工作不能夠順利的進(jìn)行。然而，現(xiàn)實(shí)當(dāng)中檔案管理工作十分重要，人們的重要信息都在檔案之中，這些信息一旦丟失便會(huì)嚴(yán)重影響人們的工作和生活。所以檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)積極提高自身管理責(zé)任意識(shí)，以此促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。[2]

2.3 檔案管理工作人員的能力不足

在檔案管理中，對工作人員的工作能力有著較高的要求，不僅要適應(yīng)檔案管理的工作，同時(shí)也要擁有一定的檔案管理能力，進(jìn)而能夠保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。但是部分檔案管理工作人員缺乏一定的工作能力，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作不能夠順利進(jìn)行，同時(shí)一些檔案管理的工作人員年齡較大，學(xué)習(xí)能力較低，這也導(dǎo)致在日常的檔案管理工作中仍需要采用傳統(tǒng)的方式，但這不利于提高檔案管理工作人員的效率，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作不能夠順利進(jìn)行。

2.4 信息時(shí)代的檔案管理手段欠缺

隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)是信息化的時(shí)代，信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中已經(jīng)越來越普遍，但是，信息技術(shù)使檔案管理的模式發(fā)生了一些變化，交替期產(chǎn)生的銜接問題明顯，紙質(zhì)文件信息化檔案共存，管理模式未曾跟上技術(shù)進(jìn)步的步伐。檔案管理手段比較單一，需要不斷進(jìn)行完善，才能夠更好的促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.5 檔案管理工作的保密性較差

在現(xiàn)代社會(huì)中，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠有效的提高人們的工作效率，減少人們實(shí)際的工作量。但伴隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展變化，互聯(lián)網(wǎng)上的不法人員也越來越多，進(jìn)而導(dǎo)致一些資料會(huì)受到病毒的影響，使檔案資料丟失，給人們帶來了巨大的損失，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)癱瘓。所以，在信息化時(shí)代的背景下，檔案管理工作必須注重保密性，且需要加大在這一方面的技術(shù)支持。[3]

3 在信息時(shí)代檔案管理工作的處理對策

3.1 提高工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視

在現(xiàn)代的社會(huì)背景下，要不斷的提高工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視，在具體的過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理工作的重要性、后果等進(jìn)行一系列的培訓(xùn)，從而讓檔案管理工作人員對工作更加的重視，要求每一位工作人員能夠?qū)n案管理工作有更加清楚的認(rèn)知，對能力相對缺乏的人們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，提高人們的認(rèn)知能力。同時(shí)，還應(yīng)利用信息技術(shù)培養(yǎng)檔案管理工作人員的備份意識(shí)，更好的提高檔案的安全性，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.2 提高檔案管理工作人員的工作能力和水平

隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)介入檔案管理，對檔案管理的工作人員提出了更多的要求，要求檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備完善的計(jì)算機(jī)操作能力以及具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，并能夠?qū)⒍呓Y(jié)合起來更好的進(jìn)行工作。但是在現(xiàn)階段，擁有較高能力和水平的工作人員較少。在一定程度上限制了檔案管理工作的順利進(jìn)行，使檔案管理工作不能夠達(dá)到理想的效果。所以，根據(jù)檔案管理人員相關(guān)的工作能力缺失的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)不斷地引進(jìn)專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案的管理，讓檔案管理工作能夠更好的展現(xiàn)出來，從而對檔案管理工作人員產(chǎn)生積極的影響，促進(jìn)工作人員水平的不斷提升。[4]

3.3 完善檔案管理制度

對檔案管理的制度進(jìn)行完善，能夠使檔案管理更加高效的進(jìn)行，同時(shí)，對檔案管理的工作人員制定一定的標(biāo)準(zhǔn)和行為準(zhǔn)則，促進(jìn)檔案工作人員能夠更好的進(jìn)行工作。同時(shí)，需要相關(guān)部門的介入，對檔案中各種信息更好的進(jìn)行搜集，從而有效提高人們對檔案管理工作的重視。在獲取各種信息的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)注重信息的真實(shí)性和有效性，避免虛假信息進(jìn)入檔案當(dāng)中，影響人們正常的生活。所以，在檔案管理工作中，相關(guān)的工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，同時(shí)，檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)具備相關(guān)的能力促進(jìn)工作的順利進(jìn)行。在信息化的時(shí)代背景下，雖然能夠?yàn)闄n案提供更多更加精確的信息，但是相關(guān)的工作人員也要投入更多的精力進(jìn)行管理工作，保障檔案中的各種數(shù)據(jù)更加真實(shí)有效。

3.4 建立相關(guān)的安全保障體系

在檔案管理工作中，應(yīng)當(dāng)不斷對計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行加密保護(hù)，防止外部人員進(jìn)入檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，造成人們的信息泄露。所以，檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)定期的對檔案信息進(jìn)行維護(hù)，進(jìn)而保證計(jì)算機(jī)的正常運(yùn)行，做好系統(tǒng)的殺毒工作，防止信息泄露。同時(shí)，相關(guān)的工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)的對各種信息進(jìn)行備份，防止資料丟失，相關(guān)的工作人員也應(yīng)當(dāng)不斷的提高自身的素質(zhì)，做好安全防護(hù)的工作，在離開檔案室的時(shí)候，要及時(shí)的對電子設(shè)備進(jìn)行關(guān)閉，防止檔案信息的泄露。[5]

4 結(jié)語

綜上所述，雖然，隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷的發(fā)展變革，現(xiàn)代的社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，檔案管理工作的模式也發(fā)生了一些變化，但是，檔案管理工作仍然存在著一些問題，只有對這些問題進(jìn)行有效地處理，提高檔案管理工作人員的意識(shí)以及工作的能力，才能夠更好的保證檔案管理工作的有效的進(jìn)行。人們只有充分應(yīng)用信息時(shí)代的益處，才能夠更好的提高工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]張怡.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2017（30）：32.

[2]武亞濤.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].絲路視野.2018（06）：186.

[3]楊虹好.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].人力資源管理.2018，139（04）：241.

作者簡介

黃涵（1988-），女，漢族，四川大竹人，檔案助理館員，本科學(xué)歷，大竹縣戒毒（康復(fù)）中心，研究方向：檔案管理。