企業檔案管理中存在的問題及優化措施

陳賽紅

摘 要：企業檔案對于提高企業內部控制水平、提高企業效益具有重要的意義和價值，但一些企業還存在制度不健全、管理不規范、缺乏管理程序、人員素質不高等問題，需要在嚴格落實建檔規章制度、加強檔案日常管理、嚴肅檔案工作紀律、加強企業檔案管理人員的隊伍建設等方面及時采取措施研究解決。

關鍵詞：企業;檔案管理;優化措施

近年來，企業越來越重視內部的控制和管理，能夠認真貫徹落實企業檔案管理有關規定，對企業檔案管理也越來越正規，狠抓企業檔案管理科學化、制度化、規范化、信息化建設，有效提高了企業檔案管理的質量和水平，為歷史地、全面地記錄企業的發展和各項業務往來提供了歷史依據，

考察了解和正確選拔使用企業提供了重要依據。但是在企業檔案管理上，有的單位也存在一些問題，需要采取有關措施進一步優化。

1 存在的問題

1.1 規章制度不夠健全

一些企業在檔案管理方面還不夠重視，投入的人力物力比較少，對建立相關的制度機制思考的不夠，在如何規范檔案管理、強化檔案記錄方面還存在薄弱環節。

1.2 工作程序不夠規范

有的在檔管理中比較隨意，沒有嚴格按照檔案管理的程序進行入檔、出檔、調用等，一些企業管理人員對材料審核把關不夠嚴格、整理歸檔不夠及時，有的還存在丟失、損壞的現象，給企業業務開展、長遠發展造成了不良影響，有的甚至還給企業帶來了法律糾紛，讓企業遭受了不必要的經濟損失。

1.3 管理人員素質不高

由于企業檔案管理人員很多都是臨時聘用或者是兼職的，工資待遇相對于研發人員和銷售人員比較低，導致一些工作人員積極性不夠高，特別是個別檔案管理人員素質不夠高、法紀意識淡薄，甚至發生私自涂改檔案的嚴重問題。

2 企業檔案管理優化措施

為進一步落實企業管理有關規定，切實加強企業檔案管理，確保企業檔案材料的現實、準確、完整，更好地發揮企業檔案的作用，企業要結合企業內部實際制定本措施。

2.1 嚴格落實建檔規章制度

一是規范建立檔案。對于企業重要的戰略決策、人事變動、股東會議等相關會議資料要及時建立企業檔案。按照規定的范圍、內容和標準收集相應材料歸入檔案，歸檔材料必要詳實、填寫內容完整規范、檔案規格制式統一。認真甄別檔案原始材料的真實性和完整性，及時補齊缺件、整理立卷，杜絕虛假不實材料入檔，填寫好企業檔案管理書。二是認真審核鑒別。對手續不完備、內容不準確、項目有涂改的材料，要認真審核鑒別，核實無誤或經組織認定后方為有效材料。信息不實的材料不得入檔。及時整理歸檔。企業檔案管理部門應主動督促有關部門報送材料，及時整理歸檔，并定期對企業檔案進行清理核對，發現缺件線索后應立即催補索要。各級形成的歸檔材料應主動向檔案管理部門提供，任何企業部門和個人不得扣壓留存。四是同步維護信息。企業檔案建立整理，要同時建立相應的電子檔案逐頁掃描存儲，并錄入企業綜合信息管理數據庫，運用多種手段保證企業檔案、數據信息記載的原始、詳實、可靠。企業檔案材料變更、增補時，應當同步備份電子檔案，及時更新企業數據庫，保證紙質檔案、電子檔案、企業綜合信息系統內容一致。

2.2 加強檔案日常管理

一是嚴格檔案的查（借）閱。嚴格按照審批權限和程序辦理檔案查（借閱。查閱時，對查閱人和查閱時間、理由、項目等內容詳細登記，全程監閱過程，不允許查閱人擅自摘抄、復制檔案材料。借閱時，對時間要作出嚴格的規定，借出和歸還時要認真檢查并與電子檔案核對，防止涂改、撤換、添加檔案材料等問題發生。沒有企業批準程序，任何人不得查（借）閱涉及企業重要機密的檔案。二是要加強檔案的保管手段。檔案保管實施專人專管，不得由戰土和聘用人員從事企業檔案管理工作。非檔案管理人員不得進入檔案庫室和工作區域。嚴格實行企業檔案登統計制度，詳細記載檔案進出、利用、經辦等情況，定期核對檔案出入庫數量，及時掌握檔案庫存和保管情況。企業檔案管理人員調整時應當認真履行交接手續。檔案工作人員不得保管本人和親屬檔案。三是嚴格檔案的轉遞。轉遞企業檔案應當及時準確，手續齊全，由原管理部門進行檢查整理，填寫《企業檔案轉遞單》和《檔案轉遞責任書》，通過專門部門發送或專人送取，不得交企業閑雜人攜帶。檔案接收單位應對轉遞檔案逐一審核，材料不齊全、手續不完備、涂改未經確認的，退回原單位整理后重新轉遞。企業重大會議和交易的時間以檔案明確記載且企業已認定和掌握的時間為準。對企業檔案材料中時間記載不一致的，嚴格按照企業有關規定進行認定。

2.3 嚴肅檔案工作紀律

一是不準泄露檔案秘密。檔案管理人員不得向無關人員泄露企業檔案內容。對涉及企業董事會決定、重大問題處理意見等檔案內容，無相應企業證明和領導審批意見的不得對外提供。未經允許，不得私自摘抄、復制檔案材料，摘抄復制材料應加蓋“企業檔案材料專用章”，用畢及時銷毀。企業電子檔案應嚴格采取設制權限、數據加密、查閱日志等技術措施，確保數據信息安全。二是不準涂改檔案信息。嚴禁涂改、圈劃、污損、折皺檔案材料。經企業批準變更的項目，應填寫在適當位置，并加蓋檔案修改專用章，不得直接對檔案原有內容進行涂改、覆蓋。凡發現檔案重要信息有涂改行為的，應按違反企業管理規定處理，追究檔案管理部門和人員責任。三是不準裝入虛假材料。對需入檔的各類人員的獎懲、考核鑒定、職務變動、學歷資格、企業研究成果等材料，要認真識別鑒定，統一集中辦理歸檔，嚴禁企業內相關本人經手，避免裝入虛假材料。違反企業檔案管理規定，情節嚴重或造成嚴重后果的，依照企業檔案管理有關規定，對相關責任人和部門領導給予懲罰。

2.4 加強企業檔案管理人員的隊伍建設

企業要選好配強檔案管理人員。嚴格從政治上和業務上把關，把那些紀律性強、素質好、作風正、熱愛檔案工作的企業工作人員選配到檔案管理崗位，并適當的提高工資待遇。凡經考核確定從事檔案工作的，一般應連續工作3年以上，以保證企業檔案管理工作的連續性。一是要加強教育管理。抓好經常性的企業檔案政策紀律、愛崗敬業和職業道德等教育，養成堅持原則、遵規守紀、依法辦事的作風。關心檔案管理人員的工作、生活和成長進步，激發做好檔案工作的內在動力。二是要加強對工作人員的業務培訓。加強基礎培訓，重點抓好政策法規、業務知識、專業技能和企業綜合信息管理系統操作的學習訓練。抓好崗位培訓，抓好業務培訓，努力建設一支高素質的檔案管理隊伍。三是要加大檢查考評力度。企業要定期組織檢查考評，通過外部的督促，提高企業檔案管理的有效性。

總之，企業領導和有關檔案管理部門要從對企業長遠建設和企業全體員工負責的高度，從提高對檔案管理工作的重視入手，針對檔案管理存在的問題及時制定更加詳細的制度和規定，不斷提高工作人員的責任心和檔案工作水平，充分發揮檔案管理對促進企業管理水平、促進企業綜合效益的積極作用。

參考文獻

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[2]鄧毅，王立民.企業檔案管理社會化問題探究[J].今日財富（中國知識產權），2019（06）.