論新形勢下建筑工程檔案的有效管理

武建雯

（太原市長風商務區管理中心， 山西 太原 030000）

1 新形勢下建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程檔案在工程建設過程中形成，主要以文字、圖表、聲像等形式所保存下來的電子記錄或紙質記錄。在城鄉規劃建設不斷加速的新形勢下，建筑工程檔案既記錄城鄉建設過程，同時也為城鄉建設以及管理進行服務，這也是它所具有的實用價值。除此之外，建筑工程檔案是關于工程各個項目技術的文件匯總，以及工程建設整個活動過程里唯一的實際技術成果，這些成果與經驗為城鄉規劃建設提供關鍵的依據作用，并且在建筑工程后續的管理、技術交流以及科學研究等方面起到促進作用。總體來說，建筑工程檔案管理的價值、意義與及重要性體現為：①為建筑工程管理、修理、復原、改建等工作提供重要的參考依據；②為城鄉規劃審核、建筑工程施工和解決產權糾紛等提供真實的憑證材料；③是城鄉建設、經驗概括、技術交流以及考察歷史等的重要參考資源。

2 新形勢下建筑工程檔案的有效管理方案

2.1 強化工程檔案管理員的職責

建筑工程檔案要求在建筑工程施工、驗收等環節進行收集以及歸檔，在建筑工程建設中所形成的所有文件形式資料都要進行全面審查。根據不同的項目文件進行分類，及時、無誤、完備的進行匯集與存檔。明確資料員的職責，職責有①收集所有與建筑工程有關的檔案資料；②整理預建設的表格、圖紙、文件等；③追查已審核過的施工單位施工進度計劃情況；④追查其管理者在施工過程所記錄的、整理資料的情況；⑤對現場人員收集資料以及管理檔案情況進行監督；⑥追查建筑工程施工單位是否將資料進行存檔情況；⑦嚴格保管好圖集、進行規范化以及標準化管理并記錄好借閱情況；⑧對于從外面借來的工程資料，更要嚴格保管好，以免到歸還日期找不到；對于想查閱資料室的人員要按照標準進行登記以及限制出入人員的身份，以防外來人員將建筑工程文件資料透露到外界；⑨做好備份工作，并作出清單進行存檔；完成其他與建筑工程相關工作，嚴格對待本職相關工作等，檔案管理員要保證建筑工程的檔案能夠做到井井有條，讓隨時有需要的工作人員更順利的開展工作。

2.2 檔案管理信息化的建設

檔案管理信息化具有提高整個建筑工程建設質量的作用。但檔案管理信息化建設在以往相當長的一段時間里發展是比較落后的，這就意味著技術人員或部門之間缺乏交流，需要的新技術、檔案管理也沒有得到及時更新，造成今日檔案管理跟不上當下快速發展的需求。意識到這個問題后，檔案管理人員就應在信息化方面強化意識，整合、存儲并建立建筑工程資料統一的網站，保證建立過程的規范性，且在管理資料的便捷性，在使用網站時定期優化和清理垃圾，不斷完善檔案管理信息化系統。 在網站上存檔，也要嚴格按照紙質存檔方式進行管理，不能圖方便而越過實際流程。對于明確規定的基建文件、設計文件等各類文件依照分類方法、編號原則，不得隨意變更模板文件編號，系統使用者可根據檔案檢索高效查找資料，利于促進信息化的建設。

2.3 做好工程檔案管理的控制工作

首先，對于建筑工程檔案的傳遞和變更要及時記錄。如管理員應對傳遞、變更、修改、作廢等情況了如指掌，避免傳遞、變動記錄重復，以及避免檔案損毀、丟失、失效等不利于提高檔案管理效率。其次，定期與資料員、計量支付等進行聯系。建筑工程項目在施工時，工作人員是非常忙的，施工人員大部分的精力都在在工地上，所以，對于檔案資料整理是出于被動行為，為了保證資料的完整性，務必要定時與不定時地對建筑工程內業資料進行檢查，引起工作人員的高度重視。避免堆積太多的工作量，有了強制的措施才能保證建筑工程檔案管理工作的完整性。最后，建筑工程檔案的驗收是為了保證建筑工程檔案管理有效性的關鍵環節，基于國家檔案局整體性驗收原則，做好檔案驗收操縱工作。如建筑工程檔案驗收的關鍵點是檢查建筑工程前期文件和不易發現的工程資料等；對于建筑工程項目時間的長短，長期項目不可采取統一驗收而要分階段進行，這樣更能發現具體問題，利于揚長避短；同時要做好預驗收工作，保證檔案資料無誤、完整。 鑒于我國經濟社會發展飛快，新形勢下的建筑工程建設事業的發展也更加迅速，建筑工程檔案管理在建設建筑工程里占有重要的地位，促使建筑工程事業向前發展具有重大的意義與價值。

3 結語

建筑工程檔案管理人在工作時務必提高建筑工程檔案管理的重要性意識，并且有足夠的能力管理檔案，做好檔案收集歸檔本職工作，明確檔案資料管理本身職責，對檔案管理人員信息化方面的意識要加強，有效推進建筑工程檔案管理信息化建設；同時，加強對檔案的傳遞與變更控制，對驗收這一關更要嚴格把控，不斷提高與強化檔案管理控制效果與控制力度，最終提高建筑工程檔案管理質量并且促進建筑事業以及城鄉建設事業更加健全的發展。