數字化人事檔案管理系統功能分析

文/燕明芳，吉林省洮南市人力資源和社會保障局

人事檔案是人才信息的記錄，包括了個人全部的履歷業績獎懲等信息，科學充分的利用人事檔案，為合理有效的開發使用人才提供了重要的依據，因此對于人事檔案的管理顯得尤為重要。為了有效促進人事檔案管理水平的提高，事業單位必須要轉變思路，將現代信息技術引入檔案管理中，積極開展檔案管理信息化建設，進而推動事業單位整體發展。

1 人事檔案管理簡述

作為各單位選拔與錄用人才重要依據的人事檔案管理，是人事工作的重要組成部分，他貫穿于整個企事業的運行當中，不僅對于員工過去的技術與能力，人品與性格進行詳細記錄，而且對現實中員工的當前表現進行匯總。傳統的人事檔案管理模式依賴于紙質的載體進行記錄，由于工作量巨大而且需要手工整理，容易出現管理不及時以及延后的問題，導致許多環節無法達到預期要求。而新型的數字化人事管理模式則依賴于信息技術的發展，對人事檔案的工作全過程進程動態化的監控，并及時記錄與控制，真正實現了流程的合理化。人事檔案管理在不斷的發展中完善，有傳統的紙質載體發展到如今的數字化系統，這是人事檔案管理的創新，人事管理數字化的提出簡化了對于檔案收集整理、統計傳遞以及保存共享等工作內容，通過網絡的便捷性，告別了傳統紙質查閱的復雜工作，對于提高人事檔案管理效率具有重要作用。人事檔案的數字化管理是中組部提出并在全國范圍內推廣的，目的在于整治不正之風，打擊違法犯罪以保證人事檔案管理工作中的公平與公正，解決大難管理問題過程中的不足之處。

2 數字化認識檔案管理系統功能分析

2.1 人事檔案數字化管理系統可促進現代人事管理

人事檔案數字化對人事檔案管理現代化網絡發展至關重要，是其發展的基礎保障條件。人事檔案數字化模式，是建立在網絡信息技術的前提下，以網絡技術為依托，充分科學合理地運用網絡技術自身的優勢，將傳統手工紙質檔案在掃描儀器的輔助下，將所有人事檔案信息成功上傳到電腦中，也可以將這些拍成照片儲存在內存卡中，這種保存方式是安全長效的，不會丟失，隨用隨看，方便快捷。將這信息傳到電腦后，通過檔案信息平臺系統，能將這些重要的檔案信息資料統一匯聚到管理系統中，人事檔案信息管理系統的功能全面、能效巨大，不僅能準確便捷地存儲檔案信息，而且包含采集與查找的功能，極大程度地縮短了管理人員的工作時間，比如，在檔案搜集、整理、類別、對外借用等工作，都可以通過檔案信息平臺系統來實現，而且還能實時在線共享，促進了人事檔案管理的現代化發展。

2.2 人事檔案數字化管理系統可提升管理綜合水平

人事檔案數字化能有效提高人事檔案管理的整體水平、工作效率以及服務質量，有助于提升管理的綜合水平。過去，檔案都是紙質的呈現形式，想要查找相關檔案信息就要首先找到檔案信息的類別，然后在其中慢慢尋找，隨后再對檔案進行全面分析，這樣的工作流程不僅效率低，同時還會影響分析結果的科學準確性，并且在檔案的管理、存儲以及使用能效上都有許多不便。而人事檔案實行數字化模式，將所有檔案信息轉換成為電腦所識別的特殊代碼，在查找與使用上都提供了較大的便利條件，不僅能迅速找到所需檔案信息，同時在對關鍵字搜索時，會把與其有關的所有信息內容呈現出來，精準而全面，可以將人事檔案信息的使用效率發揮到最大。此外，通過先進的檔案信息管理系統平臺，還具有人事信息申請以及檢索為一體的功能，擺脫了時空的約束及限制，體現了人事檔案管理的與時俱進，同時創新并提高了服務質量，拓展了人事檔案在社會上的利用范疇。

2.3 人事檔案數字化管理系統可提供信息參考依據

人事檔案數字化有助于更好地被挖掘及使用相關重要信息，為各機構的領導提供有利的信息參考依據。無論是社會企業的發展還是各事業機構，其重點都是人才的建設。因此，如何才能讓領導充分了解人才或員工的基本情況信息，從而使相關事項的決策更具現實意義，人事檔案管理人員要加強對這一問題的重視。人事檔案實現數字化，領導能通過其構建的網絡系統平臺，隨時對自己所需的信息進行搜索，找到相關內容，并能將個人信息標注得極為詳細，除了基本信息還包括個人成就等，高效、方便、全面。同時，還能對信息按照類別以及內容等方面，進行快速準確整理，為其他工作提供有利參考數值，更有利于人才各方面能力的提升。

2.4 人事檔案數字化管理系統可加強安全信息建設

人事檔案數字化屬于安全信息建設中的重要組成部分，是確保人事檔案管理安全的前提條件。人事檔案管理由于工作流程繁瑣，工作內容復雜多樣，在對檔案信息進行采集、整理、分類、保存以及使用時，會因為自己的忽視而造成相關工作的遺漏，埋下安全隱患，不利于人事檔案管理的發展，對檔案信息的安全更是產生了嚴重的威脅。因此，人事檔案管理通過網絡系統平臺，能建立信息保護密碼鎖，并能將所有信息內容或是一切數據進行無限備份，以免發生緊急情況造成系統黑屏或是被病毒入侵，造成數據丟失。通過設置密碼，想要進入平臺查找資料，就要輸入正確的密碼，充分提高并加強了人事檔案信息的安全性。

3 結語

人事檔案的數字化管理的出現，是信息管理的重要創新，他對于檔案管理的流程以及管理團隊的素質提出了更高的要求，規范了檔案管理的步驟與算法，簡化了管理流程，保證了其的安全性與高效性，同時提高了管理人員的專業技能與管理水平，人事檔案數字化有效的增強了人事檔案的全面能力，為人事管理工作的進行提供了良好的基礎條件。