文書檔案管理的特點與創新方案研究

文/廖華興，中核霞浦核電有限公司

文書檔案管理工作是醫院開展工作的重要依據，文書檔案管理的水平對醫院整體有一定的影響，提升文書檔案的管理水平是重點，對醫院的發展和生存有一定的優勢。從實際上而言，文書檔案信息化管理在一定程度上反映了單位的經濟情況，同時也是衡量整體水平的重要依據。在文書檔案管理中，需要明確發展道路，在整個過程堅持合理化管理。

1 當前文書檔案管理的現狀

文書檔案管理涉及到的影響因素，內容也比較多，在當前管理中，針對具體問題，需要在當前管理基礎上進行現狀分析，找到問題后盡快處理。以下對當前文書檔案管理的現狀分析。

1.1 文書檔案管理制度不符合要求

在當前文書檔案管理的過程中，各個機關單位、企業和事業單位等缺少明確的管理規定，檔案管理有目錄，此外案卷標題和檔案號等具備完整的執行規范，如果缺少完善的科學管理制度，文書檔案內容得不到落實。此外案卷的標題混亂，編號錯誤，查閱可能存在不同程度的問題，降低了文書檔案的管理效率。

1.2 文書檔案人員素質有待提升

文書檔案的管理依靠管理人員操作，管理人員的專業素質關系到檔案是否符合規范要求，部分工作人員對檔案管理存在認知不至于的現象。管理人員素質不高，對文書檔案的管理缺少條理，造成不同程度的混亂情況，整體管理質量下降。此外隨著信息化管理的不斷發展，文書檔案管理人員要求明確計算機的使用方法，利用新的技術模式實現有效管理。

1.3 文書檔案的檢索效率有待提升

在文書檔案檢索的過程中，計算機技術和信息化技術不斷普及，計算機檢索成為重要的手段，在實際工作中，人工檢索是重要的手段，需要工作人員按照要求進行操作。人工檢索費時費力，整體效率不高，在當前文書檢索管理中，工作人員的素質低，導致各種信息管理難度提升。文書檔案工作量增加，如果檢索方式不能及時改進，導致文書檔案利用率低。

2 文書檔案管理的創新方案

文書檔案的內容比較多，在當前管理中，針對存在的各種問題，需要在當前基礎上進行創新，提升優勢。以下對文書檔案管理的創新方案分析。

2.1 完善文書檔案的管理制度

文書檔案的管理需要一套完善的管理制度作為制約，根據現代文書檔案管理的需求可知，考慮到信息化的發展趨勢和單位內部的概況等，針對管理過程中存在的各種問題，需要不斷完善。在制度落實的過程中，結合現實情況需要做出調整和改正，必要情況下借鑒管理經驗，對制度方案修正。新的制度執行過程中存在的問題要求進行更改，在企業單位和事業單位對文書檔案的使用中，適當提升單位的工作效率和工作質量。在各項管理機制創新的過程中，將文書檔案工作和其他部門工作等結合在一起，實現開放化的管理，必要情況下各個部門需要對具體內容分析，聽取意見和建議。

2.2 提升文書檔案人員的綜合素質

對于文書檔案的管理而言，重視專業素質的培養，在人才的整體培訓中。針對新聘用的人員擇優選擇，注意應聘人員的工作態度和專業素養，對現有的工作人員，有針對性的舉辦各種講座活動，結合崗位需求進行培訓。在行業交流的階段，建立量化的考核指標，保證獎懲分明。在文書管理工作中，以信息化的管理作為基礎，結合當前現實需求進行落實，有目標的進行培養。

2.3 進行文書檔案的技術創新

在當前經濟和科學技術發展中，傳統的文書檔案管理方式不能適應信息化發展的需求，在各項管理中，要求充分利用現有的信息技術，對檔案信息進行優化管理。以計算機檢索作為基礎，確定主要的檢索方式，在電子檢索管理的階段，對信息系統更新，納入到企業和事業單位大系統中，在單位內部建立統一的文書檔案，設立共享平臺。更為重要的是將信息內容進行記錄，在電子檢索管理系統中，對各種內容進行掌握，建立一個共享平臺，在信息資源共享管理中，提升文書檔案的利用率。更為重要的是關注信息技術的應用要求，實現檔案的收集、整理和檢索等，數據化處理成為文書檔案管控的關鍵，在高效利用階段，創新方案，提升可行性。

此外在文書檔案宏觀管理中，對管理工作細節需要進行改進，以文書檔案的管理流程和規范作為基礎，嚴格進行管控。尤其是文書檔案流程管理的過程中，嚴格按照流程落實。在文書檔案類型和機密程度管控中，對重要的文件進行加密處理，對日常文書檔案進行精細化處理，鑒別文書檔案的使用要求和范圍?？梢猿浞掷没ヂ摼W的優勢，建立網絡信息化共享方式，各個單位和部門之間，進行企業和事業的信息交流，對對應的文件進行檢索，確保文書檔案資源的共享，更為重要的是確保文書檔案的安全，并對共享資源的使用者，使用用途等進行嚴格的審查。

3 結束語

現代化進程不斷加快，為了適應現代化社會的發展需求，在文書檔案管理的過程中，改變傳統的檔案管理方式，根據資源共享、制度標準和人才標準等進行落實。針對存在的各種問題，從完善文書檔案的管理制度、提升文書檔案人員的綜合素質、進行文書檔案的技術創新等入手，進行文書檔案更新，保證各項管理工作的穩定性，努力推進文書檔案的現代化管理工作，以便使文書檔案管理工作更好地為社會服務。