現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問(wèn)題與解決之道

文/王艷玲 李建東 李可，鄭州市氣象局；南京信息工程大學(xué)大氣科學(xué)院

1 檔案行政管理工作的現(xiàn)狀

1.1 缺乏充分的認(rèn)識(shí)

眾所周知，檔案行政管理工作無(wú)法為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，導(dǎo)致部門單位檔案管理經(jīng)費(fèi)、人員配備得不到保障，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，片面的認(rèn)為檔案行政管理工作根本不重要，只要確保檔案完好無(wú)損就可以。這種不正確的思想認(rèn)識(shí)，不利于檔案行政管理工作順利開(kāi)展。

1.2 缺乏完善的管理體制

在檔案行政管理工作中，管理體制是核心，開(kāi)展每一項(xiàng)檔案行政管理工作都離不開(kāi)相應(yīng)的秩序與制度。由于檔案行政管理相關(guān)的體系中存在的問(wèn)題比較多，檔案行政管理體制改革無(wú)法有效解決檔案管理工作中的各項(xiàng)問(wèn)題，檔案行政管理制度得不到有效完善，部分關(guān)鍵檔案管理工作存在空白，嚴(yán)重影響到檔案管理工作整體性發(fā)展。

1.3 缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

檔案行政管理工作重要而復(fù)雜，先進(jìn)的檔案管理技術(shù)為順利進(jìn)行檔案管理工作提供了保障。但是就當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)行檔案行政管理模式來(lái)看，很多單位檔案管理技術(shù)比較落后，仍以傳統(tǒng)落后的管理技術(shù)與設(shè)備為主。例如，部分單位檔案管理部門雖然配備了計(jì)算機(jī)，但檔案信息并未及時(shí)輸入電腦，以傳統(tǒng)手工記賬形式為主，使得檔案管理工作質(zhì)量與效率難以提高。

1.4 檔案行政管理缺乏專業(yè)性人才

檔案管理工作具有一定的專業(yè)、復(fù)雜及機(jī)密性，對(duì)檔案行政管理人員有著較高的專業(yè)素質(zhì)要求，只有專業(yè)水準(zhǔn)符合要求，才能確保有條不紊的開(kāi)展檔案管理工作。但目前，一些檔案管理人員在實(shí)際管理工作中，專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，無(wú)法有效、合理地管理重要的檔案資料，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2 現(xiàn)代檔案行政管理模式中存在的問(wèn)題分析

雖然檔案管理工作在人們心目中的地位越來(lái)越高，而現(xiàn)行的“局館合一”的行政管理模式也在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但在時(shí)代的發(fā)展中，仍舊存在著一些問(wèn)題。

2.1 缺乏合理的設(shè)置依據(jù)

因?yàn)闄n案管理工作會(huì)關(guān)系到各個(gè)部門，是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，所以在進(jìn)行檔案行政管理模式的設(shè)置時(shí)，一定要找到更加令人信服的依據(jù)，才能保障其健康發(fā)展。但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位等等，對(duì)于檔案管理部門的重視度仍舊不夠，致使他們的工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，再加上行政管理模式的設(shè)置缺乏合理性和針對(duì)性，所以對(duì)具體的檔案行政管理工作帶來(lái)了許多負(fù)面的影響，制約著它的發(fā)展。

2.2 缺乏明確的職責(zé)

在檔案行政管理工作中首先要做到的就是職責(zé)清楚，責(zé)任明確，但現(xiàn)行的檔案行政管理模式卻缺乏明確的職責(zé)說(shuō)明，這個(gè)問(wèn)題所帶來(lái)的后果就是使政企不分現(xiàn)象時(shí)時(shí)發(fā)生。就拿“局館合一”行政管理模式來(lái)講，因?yàn)檫@種管理模式是要將企業(yè)的檔案由原來(lái)的兩個(gè)部分合并為一個(gè)機(jī)構(gòu)，卻在實(shí)際的工作中使這些人以不同的身份出現(xiàn)，履行著不同的職責(zé)，擔(dān)負(fù)著不一樣的任務(wù)，這樣的管理模式在具體的工作實(shí)踐中一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)非得推諉扯皮、職責(zé)不清的糾紛。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)與完善我國(guó)檔案行政管理模式的辦法及策略

加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案行政管理的雙重領(lǐng)導(dǎo)。在“局館合一”檔案行政管理模式下，地方各級(jí)黨委政府部門，可以對(duì)檔案局、檔案館進(jìn)行雙重領(lǐng)導(dǎo)，將“局館合一”檔案行政管理模式融入到黨委和政府的管理工作中。

3.1 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案行政管理和業(yè)務(wù)管理的分開(kāi)管理

針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)檔案局、檔案館發(fā)展的行政化，檔案行政管理主體弱化的情況，要實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)行政檔案局、檔案館的分開(kāi)管理，讓不同部門完成不同的工作，從而更好地促進(jìn)企業(yè)檔案行政管理發(fā)展。檔案局作為政府部門負(fù)責(zé)管理行政事務(wù)的工作機(jī)構(gòu)，需要有效行使自己的職能。檔案館則是需要發(fā)揮出自己對(duì)企業(yè)行政檔案的安全保管、開(kāi)發(fā)、利用，并要在工作上得到相關(guān)檔案局領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3.2 實(shí)現(xiàn)“局館合一”檔案行政管理模式的多樣化

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展下，檔案的應(yīng)用不僅局限在國(guó)家機(jī)關(guān)和一些事業(yè)單位，而是被人們更廣泛地應(yīng)用早社會(huì)組織中，企業(yè)檔案管理所有權(quán)實(shí)現(xiàn)了多元化的發(fā)展，也對(duì)檔案行政管理體制提出了多樣化的發(fā)展要求。“局館合一”檔案行政管理模式的多樣化發(fā)展能夠滿足企業(yè)不同主體對(duì)檔案管理應(yīng)用的需求。在社會(huì)民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)、股份制企業(yè)、混合所有制企業(yè)的大量出現(xiàn)下，企業(yè)檔案行政管理部門需要加強(qiáng)對(duì)社會(huì)主體檔案有效利用和監(jiān)督管理工作中，加強(qiáng)對(duì)有價(jià)值檔案信息的充分利用。

3.3 現(xiàn)行檔案行政管理模式要允許差異化管理的存在

提升檔案行政管理效率，允許檔案行政管理模式差異化的存在。我國(guó)行政機(jī)構(gòu)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)安排是一種上下對(duì)應(yīng)的模式，下級(jí)機(jī)關(guān)的設(shè)置需要和上級(jí)機(jī)關(guān)的設(shè)置協(xié)調(diào)統(tǒng)一，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置需要保持一致。但是在實(shí)際發(fā)展中，市區(qū)、縣城政府內(nèi)部設(shè)置的機(jī)構(gòu)和省級(jí)設(shè)置的機(jī)構(gòu)之間存在差異。針對(duì)這種差別，檔案行政管理也要適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，因地制宜，從而建立一種適合當(dāng)?shù)匕l(fā)展的檔案行政管理模式。

3.4 實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案行政管理職能的調(diào)整

現(xiàn)階段的企業(yè)檔案局單一負(fù)責(zé)管理檔案事務(wù)，沒(méi)有對(duì)企業(yè)檔案文件進(jìn)行有區(qū)分的管理，不利于現(xiàn)行檔案行政管理工作的順利進(jìn)行。加強(qiáng)對(duì)檔案行政文件管理的原因是檔案大多由文件轉(zhuǎn)換發(fā)展而來(lái)，如果不對(duì)檔案文件進(jìn)行控制就無(wú)法保證檔案的質(zhì)量。同時(shí)，文檔合一發(fā)展成為一種必然的趨勢(shì)，因此需要加強(qiáng)對(duì)文件的管控，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的統(tǒng)一管理。最后，在電子政務(wù)的快速發(fā)展，面對(duì)大量出現(xiàn)的電子文件管理問(wèn)題，需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案文件的分析。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們對(duì)檔案管理工作的重視度越來(lái)越高。檔案管理看似一份簡(jiǎn)單的工作，卻充滿著復(fù)雜性和繁瑣性，要想達(dá)到檔案管理的有效性，就必須要結(jié)合現(xiàn)狀，制定科學(xué)、合理的管理模式及管理辦法。當(dāng)前，我國(guó)現(xiàn)行檔案行政管理模式主要是以“局館合一”模式為主，但這種行政管理模式在實(shí)際的運(yùn)用中存在著許多的問(wèn)題和弊端，只有找到問(wèn)題的根源，才能從根本上去進(jìn)行完善與改進(jìn)，達(dá)到檔案管理工作的有效性。