企業做好差旅費內控管理主要措施探微

文/王亞蘭，中車大連機車車輛有限公司

1 引言

在市場經濟體制下，企業外部交往活動更加密切，差旅費成為必不可少的一部分。為了實現資源最優化配置，要將費用控制在合理范圍之內，不能出現超支的情況。從企業自身的實際情況出發，制定出一套完善的制度，可以起到很好的規范作用。

2 做好差旅費預算數額工作

根據企業發展需求，可以做一個預算，對各項活動進行合理安排，保證順利開展下去。增量預算法主要是以上一年度差旅費實際發生額作為預算編制的起點，刪除一些不合理方面，在根據今年的運營情況制定計劃，這樣會更加具有針對性，保證能夠很好的落實下去，滿足企業差旅活動的需求。零基預算法也是一種很好的方式，在編制中不受客觀條件的影響，主要是以實際情況為主。綜合考慮內部的各個部門，對員工出差、旅游次數進行詳細統計，制定出一份表格，再由企業預算領導小組審核確認。這兩種方法都可以起到很好的效果。

3 實行出差人員事先審批制度

為了更好的對差旅費進行管理，應該提前制定好計劃，確保實現合理的支出。

出差申請單內容應該包括姓名、部門、路線、交通方式以及往返時間等具體項目，經過相關負責人同意之后才可以執行。出差是一項非常復雜的活動，要做好打算才可以減少不利因素的影響，在規定時間內完成任務，有利于企業更好的發展。如果其中出現一些不合理情況要及時調整，例如對于交通工具的選擇，在確保規定時間達到目的地之外，要選擇價格相對較低的方式。審批是非常重要的，可以創建出穩定環境，避免出現混亂局面，造成資金的不必要浪費。

4 制定差旅費報銷標準制度

每個企業具體情況是不一樣的，所以要堅持具體問題具體分析原則，制定內部的報銷制度，對各項內容進行詳細規定。例如對于剛成立的企業而言，由于資金非常有限，所以可以適當削減差旅費，有利于提高辦公效率。如果是員工的培訓學習，那就需要較長的時間，要對其進行統一安排，會追求更加優惠的價格。當然標準并不是一成不變的，因為企業每年面臨情況是不一樣的，所以可以適當做出調整，會和實際情況相符合。在出差的時候一定要嚴格遵守制度，按照具體規定去辦事，不能因為個人原因而增加費用，這顯然是不合理的。

5 選擇合適的交通工具

在經濟快速發展的今天，出現了各種各樣的交通方式，為人們出行帶來了極大的便利，有效縮短了時間。在外地出差的時候可以選擇乘坐火車，價格會相對比較低，如果距離過于遙遠可以選擇飛機，這些都要根據實際情況而定。差旅費管控不是一味的節省費用，而是可以很好的完成任務。有的交通方式雖然比較便宜，但是時間長，很有可能會失去和其他商家合作的機會。所以出差交通工具現則要靈活應變，要結合人員的職務、路程遠近、任務緊急程度等方面來決定。通過全面考慮選擇合適的交通方式，不僅可以節省費用，還能夠高效完成任務。

6 行政部門實施差旅費包干制

為了確保差旅費不超過規定的標準，對于和企業經濟效益沒有直接關系的部門，例如辦公室、人事部門、財務部門等可以實行費用包干制。在做預算的時候，要確定一個合理的限額，并且和績效考核掛鉤，會發揮出更好的作用。在綜合考評的時候，如果出現差旅費剩余的情況，就可以將其獎勵給所屬部門。對人員也是一個很好的激勵。如果費用超支了，對相關負責人要進行懲罰，有利于整頓內部紀律作風，避免這種情況的出現。雖然這種方式看起來有點不合理，但是執行效果卻非常好，對人員進行嚴格的規范，對差旅費進行合理使用。

7 加強差旅費財務審核與監督

首先原始票據的真實性和合法性是財務入賬的依據，也是稅務機關對企業涉稅審查的重點。因此在出差的過程中，一定要保留好相關票據，內容和本人信息相一致，不能出現偏差、錯誤的情況。其次是票據簽批手續完整性的審核。人員在報銷差旅費的時候，要根據所屬部門進行嚴格的審批手續，同時要注意不能越級或者打亂次序進行票據審核，對于上級部門沒有審核通過的票據，下級部門可以拒絕審批，票據一定要本人保管遞交，不能有他人來替代。最后是差旅費報銷及時性的審核。為了提高工作效率，要在出差完成后的一段時間內到財務部門辦理報銷手續，對于違反規定的人員要由他們自己承擔經濟責任。

8 做好差旅費的宣傳培訓工作

為了更好的對差旅費進行管控，要提高全體人員的意識，從自我做起，營造出良好的氛圍。對人事部門和財務部門員工進行定期培訓，增強他們的成本費用意識，全面掌握制定的相關標準。對于具體流程要熟練操作，避免出現錯誤給結果造成不利影響。提高員工對企業的忠誠度，將企業利益放在第一位，禁止出現違規操作的情況，創建出穩定有序的環境。外部環境是不斷變化的，所以要定期學習才能掌握最新動態，為工作計劃制定提供重要的參考依據。

9 結語

綜上所述，企業做好差旅費內控管理主要措施探微具有重要意義，可以大大改善效果。企業要立足于實際情況，制定出一系列的標準，做好差旅費的管理，創造出更大的經濟效益。