現代企業辦公室管理工作的優化與完善解析

文/王曉偉，中國人民大學

所謂辦公室管理工作，在現代企業當中具有極為關鍵的作用，好的辦公室管理工作，不但有助于其管理人員作出正確的決策，并且能讓企業管理實現對各項活動的實施把握，維護企業正常的運營以及經濟活動，推動企業的穩步發展，現代市場競爭日愈激烈，對辦公室管理工作進行有效的完善和優化，是現代推動企業穩步發展的關鍵方式。

1 現代企業實施辦公室管理相關工作的關鍵意義

1.1 當代企業施行辦公室管理可提供具有較強綜合性與全民性的信息資源

在辦公室管理當中，基于其相關要求，所搜集并且整理出的信息資源較為全面，這種信息資源具有以下作用：其一是有助于相關領導作出正確的決策內容，確保現代企業的健康運營。其二，在實際的調查活動中，對信息資源內容的綜合搜集是極為關鍵的，現代辦公室監管工作能很好地實現這個職能，確保能夠及時而高效地完成調查工作，并且規避較大規模的調查工作會導致企業職工作效率、能力等連續降低的情況產生。其三，在起草有關文件內容或者信函的時候，綜合而全面的信息資源是極為關鍵的。因此，為了更有效地提升企業生產、經營活動所獲得的收益，分析并探究現代企業辦公室管理工作的關鍵作用，這是極為重要的，其在很大程度上能夠促進現代企業辦公室管理工作的完善與優化，帶動現代企業環境的健康發展。

1.2 當代企業辦公室的管理工作中可強化各部門之間的交流與溝通

辦公室管理工作中，企業內部各個部門間的交流與溝通是極為關鍵的，其可推動企業工作人員之間的交流，有助于實際工作中相互之間的交流與聯系，對實際工作中的各項舉措、規定以及決策內容進行有效的傳達。實施辦公室管理的工作過程中，對待很多問題的時候不但要起到上傳下達的功能，更要對工作過程進行實際疏通。當前，很多企業中的辦公室處在較為中等的地位，提出對策與實際實施過程中，辦公室在持續進行溝通，了解各部門、層面上的情況之后，將其整理起來上交給領導人員，繼而確保企業領導能夠做出符合本企業未來發展的決策。在決策的實際落實中，這個企業的辦公室工作者一定要發揮出積極作用，對各個部門、各方層面予以有效的配合，輔助這一決策的貫徹落實，提升企業實際工作的成效，推動企業健康、持續的發展。

2 現代企業施行辦公室管理舉措時產生的問題

2.1 管理工作實際落實的相關制度不夠規范

伴隨市場的不斷擴張，在快速發展的經濟活動中，為了提升企業的經濟效益，很多企業陸續出臺很多舉措，目的是為了進行生產擴大化，并且提升實際工作的工作效率。比如，有些企業通過引進大型先進設備來提升生產率，有些企業通過增加工人數量來提升生產效率，這都是企業實際發展中使用的決策手段，可是，很多企業在實際決策中，辦公室管理活動所使用的還是傳統制度，鑒于此，導致現代企業實施辦公室管理的過程中產生很多問題。比如，擴大生產規模之后產生新的問題，可是辦公室管理工作依然因為未實行規范化管理制度而無法實現有效管理，導致拉低了辦公管理的能力與效率，相關問題得不懂有效的解決，對企業形象產生嚴重不良的影響，并且還會導致企業管理工作中持續增加人力、物力方面的投入，導致這類問題的關鍵因素是因為相關管理制度條例等欠缺規范性。因此，現代企業一定要注重辦公室管理相關制度條例的制訂，及時進行健全與優化，促進現代企業高效的運營與穩定的發展那。

2.2 操作能力層面依然亟待提升

現代企業辦公室管理活動比其他管理工作更為復雜，因此需要相關工作者實際工作中投入更多的耐心與責任心，做好每項工作的同時更要確保工作內容的正確性，因為如果實際工作的某個步驟產生問題，就極易導致整體出現失誤，而這種情況的發生，導致其他部門職工的工作無法得到認同，領導也會對應地進行處罰，企業內其他職工會產生抱怨情緒，造成辦公室職工產生很大程度上的消極心理，這種情況會對實際工作、工作效率產生不良影響，嚴重的會影響到實際工作的創新與落實。這種現象的產生，要求企業一定要及時進行創新與改革，切實提升辦公室職工知識素養、以及良好的心理承受力，滿足現代企業實際發展過程中對辦公室管理活動的要求，提升工作成效，推動企業的良性發展。

2.3 相關管理理念還較為落后

在改革開放之后，我國社會社會主義的市場經濟獲得快速發展，外來的監管模式與管理制度等對我國傳統的企業管理模式、制度等產生巨大沖擊，在其實際發展過程中，企業認知到管理工作中隱藏的問題與在某個層面上的管理漏洞，對先進管理經驗進行有效的學習與吸收之后，企業管理制度、模式等獲得有效的改善，現代企業辦公室管理工作獲得有效發展，可是，這樣的變化并未實現企業未來的健康、持續發展，由于企業在進行創新改革的時候，還沿承傳統、陳舊的管理理念，思想層面上并未進行有效的革新，雖然進行了有效的學習，可是卻只流于形式，未進行深入的探究活動，也沒有認知到傳統管理理念中的漏洞到底處在何處，持續下去導致企業管理的相關制度無法進行有效落實，而且，傳統管理的理念無法適應現代企業的生產、發展節奏，傳統而落后的辦公室管理理念，無法適用于現代企業的生產、發展需求，傳統辦公室管理工作的相關理念導致相關工作無法適應現代企業的生產要求，難以促進企業健康、持續、穩定的生產與運營。

3 帶動辦公室管理相關工作實現發展的有效策略

3.1 使用有效方式來提升辦公室管理職工的綜合素養

現代企業中，為了切實規避辦公室管理職工無法勝任相關工作，就一定要使用有效的方式來提升其綜合素養以及專業能力，讓辦公室職工具備全面而優良的知識能力以及綜合素養，確保其相關工作能夠正常進行的前提下，提升工作成效，符合現代企業實際生產中的工作要求，為企業節約更多資源的投入使用，在外部為企業創建良好的形象，推動企業的穩步發展。在這些層面上，作為現代企業，在使用對應有效的措施之后，提升了辦公室職工的素質、素養以及工作能力，鑒于此，可使用創建健全測評制度的方式來敦促職工不斷參與學習，在辦公室實際管理工作中，有關領導者一定要對辦公室管理予以高度重視，選派優秀職工去參與公費學習與進修等，這樣才能起到有效的示范作用，敦促辦公室職工積極地參與學習活動。建立較為完善的獎懲機制，對于那些工作認真的職工一定要給予獎勵，在工作中態度不端正，并且工作未完成的職工要進行對應的懲處，獎懲制度一定要公平、公正，這樣才能使工作環境健康，氛圍積極而和諧，確保企業獲得良好的發展。

3.2 對管理制度進行完善，創建科學、合理的辦公室管理機制

在時代的不斷發展中，市場經濟也隨之進步發展，現代企業一定要注重企業辦公室管理工作的相關制度，綜合其實際發展狀況，不斷完善相關管理體系，使其具備合理性，且能實現更高的工作效率以及規范化特征。健全的管理制度條例，科學化的管理體系，可使辦公室職工在實際工作中，有理可依有據可循，這能在很大程度上保證辦公室管理工作的規范化，確保信息資源溝通的及時有效。在應對事務性工作的時候，一定要及時對其各個工作環節進行優化，完善的管理制度條例，實現每個工作環節中都有相關制度的有效支持，使管理工作有據可循，倘若辦公室管理中產生冗員的狀況，一定要及時調整，并且貫徹責任制度的有效落實，將工作任務劃分到每個職工個人的頭上，規避推諉工作的產生，也避免出現推卸責任的現象，使工作內容得以完成。比如，有些企業辦公室管理職工的人數極少，企業相關領導在實際考察之后，逐漸創建的靶向、結果的考核制度，且細化相關工作要實現的具體目標，創建完善的監管小組以及對應有效的監管制度，這樣雖然辦公室管理的工作量非常大，但是在實際監管過程中，不會產生失誤，確保實際工作的效率與質量。

3.3 基于以人為本的理念，提升相關工作者的協調能力

在現代企業的管理理念當中，現代企業一定要對相關理念進行及時有效的創新改革，這樣才能確保企業相關制度、管理模式等能始終敦促辦公室工作成效與質量的不斷提升。在實際工作中，一定要創新并且革新傳統而落后的管理理念，明確企業當中以人為本的工作理念，認真聽取現代企業中相關工作者、管理工作者的意見與建議，對企業相關工作進行深入的了解，并且進行有效的革新。在實際管理工作中要使用柔性管理的方式，使辦公室職工能夠自主積極地維護企業形象以及企業的相關制度條例，在實際施行企業管理工作的時候，要集聚企業所有職工的力量，使現代企業內部的相關制度以及管理模式獲得有效提升，確保最終實現企業內部辦公室管理相關工作任務的優化以及完善，在此基礎之上，切實提升企業職工的工作能力，并且激發職工參與相關工作的積極性，最終實現推動企業穩步發展的目的。