現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

郭曉俊

山西介休義棠倡源煤業(yè)有限公司 山西介休 032000

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，辦公室的中樞作用越來越明顯。因此現(xiàn)代企業(yè)必須積極探索做好辦公室管理工作的有效途徑，不斷完善自身管理制度，創(chuàng)新工作模式，加強隊伍建設(shè)，以提高整個辦公室乃至整個企業(yè)的工作效率，提升企業(yè)的核心競爭力。

1 辦公室管理工作的作用

一方面，辦公室管理工作具有重要的橋梁作用。對于辦公室管理工作而言，它不僅承擔著傳遞領(lǐng)導層決策的重要使命，還具備一定的宏觀調(diào)控和綜合權(quán)衡的職能。可見，辦公室員工是領(lǐng)導層和基層部門的傳話筒，辦公室員工需要實時掌握基層部門的具體執(zhí)行情況，并將其匯報給領(lǐng)導層，同時辦公室員工還需要向基層部門傳達領(lǐng)導層所制定的相關(guān)決策，并協(xié)助領(lǐng)導層進行可實施方案的制定。另一方面，辦公室管理工作具有重要的參謀功能。在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工需要對各部門的信息進行搜集整理，并將條理清晰的信息提供給管理層，從而幫助管理層更好的決策。

2 現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

2.1 缺少先進的管理理念

近年來，現(xiàn)代企業(yè)在我國社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展的推動下，也得到了快速發(fā)展。與之前相比，不管是管理方式還是管理技術(shù)，都在不斷優(yōu)化與完善。但從目前來看，現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺少先進管理理念的問題，在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工依然采用傳統(tǒng)的管理理念，導致辦公室管理工作的質(zhì)量與效率始終得不到有效提升。

2.2 缺乏完善的管理制度

由于管理制度直接影響著企業(yè)的發(fā)展，所以管理制度在企業(yè)的發(fā)展中就顯得尤為重要。只有建立健全管理制度，才能使企業(yè)形成一定的約束機制，從而辦公室員工就能夠有效約束自身的行為，進而促進辦公室管理工作的順利開展。但目前來看，現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺乏完善管理制度的問題，在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工沒有完善的管理制度可遵循，這在一定程度上阻礙著辦公室管理工作的有效開展。

3 優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對策

3.1 制定完善的管理制度

定崗定責制度是提高辦公室管理工作質(zhì)量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作的重中之重，所以，只有將各項工作緊密聯(lián)系起來，才能推動整體工作的進展。可見，在開展辦公室管理工作的過程中，現(xiàn)代企業(yè)必須認清辦公室管理工作的規(guī)律，不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法，根據(jù)辦公室設(shè)置要求，制定頂崗頂責制度，讓辦公室員工根據(jù)相關(guān)制度開展工作。要想實現(xiàn)各部門的工作目標，并做好連接辦公室內(nèi)外的紐帶工作，現(xiàn)代企業(yè)還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項工作有章可循提供有效依據(jù)，這樣辦公室員工才能各司其職、團結(jié)共事，提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

3.2 融入現(xiàn)代化管理理念

融入現(xiàn)代化管理理念，是優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體對策之一。一方面，現(xiàn)代企業(yè)應當意識到辦公室員工危機意識、責任意識及服務(wù)意識培養(yǎng)的重要性，使辦公室員工全身心地投入到辦公室管理工作中。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)還應當盡可能滿足辦公室員工的需求，提升凝聚力，并合理分配工作任務(wù)，以此獲取辦公室員工的認可與信任，這樣才能更好地優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作，從而促進現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 創(chuàng)新管理方式

創(chuàng)新管理方式也是優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體對策。如今，市場競爭越來越激烈，現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場競爭中繼續(xù)保持競爭優(yōu)勢，就必須不斷創(chuàng)新管理方式。一方面，現(xiàn)代企業(yè)應當緊跟時代潮流，積極借鑒先進的管理經(jīng)驗，從而轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的管理觀念。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)還應當根據(jù)當今社會的發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新原有的管理方式，使改革的管理方式能夠切實落實到實際的辦公室管理工作中去。

3.4 堅持以人為本

由于辦公室員工是辦公室管理工作的直接參與者，所以，現(xiàn)代企業(yè)應當重視辦公室員工自身的重要作用，并堅持以人為本。一方面，現(xiàn)代企業(yè)應充分發(fā)揮辦公室員工的主觀能動性，讓辦公室員工感覺到自身的存在感，并以人性化的服務(wù)理念，解決辦公室員工的后顧之憂，從而讓辦公室員工更好地投入到辦公室管理工作中去。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)還應充分掌握辦公室員工的工作狀態(tài)，幫助其解決相關(guān)困惑，從而提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

3.5 優(yōu)化管理環(huán)境

在開展辦公室管理工作的過程中，現(xiàn)代企業(yè)必須不斷優(yōu)化管理環(huán)境。現(xiàn)代企業(yè)應注重辦公室員工的身體健康，為其營造一個綠色的辦公環(huán)境，從而使他們感到心情放松，精神快樂。

3.6 提高辦公室員工素質(zhì)

由于辦公室員工素質(zhì)的高低在一定程度上能夠影響企業(yè)發(fā)展的好壞，所以，現(xiàn)代企業(yè)必須不斷提高辦公室員工的素質(zhì)。首先，現(xiàn)代企業(yè)應當制定行之有效的激勵措施，對表現(xiàn)好的辦公室員工給予一定的獎勵，以激發(fā)辦公室員工的工作積極性。其次，現(xiàn)代企業(yè)應當積極引進優(yōu)秀人才，使辦公室員工的整體素質(zhì)得到有效提升。最后，現(xiàn)代企業(yè)還應當定期組織現(xiàn)有辦公室員工參加各種各樣的培訓活動，這不僅有利于強化現(xiàn)有辦公室員工的專業(yè)技能，還有利于培養(yǎng)現(xiàn)有辦公室員工的職業(yè)素質(zhì)。

4 結(jié)束語

通過概述辦公室管理工作的基本內(nèi)涵，分別從辦公室管理工作的職責和辦公室管理工作的作用兩方面入手，明確辦公室管理工作在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中的重要性。同時找到現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作存在的問題，如缺少先進的管理理念、缺乏完善的管理制度等。并提出優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對策，如制定完善的管理制度、融入現(xiàn)代化管理理念、創(chuàng)新管理方式、堅持以人文本、優(yōu)化管理環(huán)境、提高辦公室員工素質(zhì)。這樣才能有效提高辦公室管理工作的有效性，從而促進現(xiàn)代企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。