市場經濟下辦公室職能作用的提升

文/何成，中石化西南石油工程有限公司

1 辦公室職能作用的重要性

隨著社會的進步，辦公室工作逐漸被列入重要管理部門，對于一個企業來講，辦公室是作為領導中心而存在的，承擔著關乎企業發展的重要任務，發揮其獨特的職能。辦公室職能是為上級提供準確的各種政策信息、法律服務、謀劃策略等，這些關乎著其組織未來的發展方向，同時能協調和政府及相關企業機關的合作關系，為各部門的溝通協調提供有力發展平臺。能起到宣傳和領導作用，將發展思想和規章制度等更好的宣傳落實，為企業精神文明建設提供助力，使員工更具歸屬感。

2 辦公室的職能作用

2.1 明確的辦公室管理制度

辦公室管理要具有健全可行的規章制度，將主要的辦事流程、規章制度以條文的方式展示出來，要求辦公室人員服從各項規章管理制度，以身作則，使辦公室工作有章可循、有法可依、有條不紊的進行。建立明確的評判制度，通過員工工作水平的優劣和工作質量的好壞劃分等級，具有統一規范的衡量機制，內部公平競爭。明確辦公室管理制度，健全個人分工，健全領導班子責任和分工明細準則、辦公室會議議室規則和決策等。在制定相應的管理政策時是要把握政策性和實用性，少一些概念，多一些實用，將管理規程細化到每一項具體事務處理上，大事小事有章可循，保證工作的井然有序。工作過程中要尊重別人、相互理解、換位思考，人情化與制度化管理同時作用。

2.1.1 管理制度中注重的問題

目前管理中要著重抓緊崗位責任制，本質在明確辦公室各個科室的職責所在，劃分好各個崗位的職責作用，各司其職，各盡所能，從而高效率、高質量的完成自身的任務，從根本上杜絕相互推諉和拖拉等現象。在實行崗位責任制時，堅持以事定崗、從崗擇人和精干高效的原則，能一個人完成的絕不兩個人干，能一個科室解決問題絕不要兩個科室。要求各崗位都擁有相應的權利和責任，對每個任務的實施完成都具有明確、全面、具體的責任和權利，更加嚴謹高效的完成任務。對業績突出的辦公室工作者要給予獎勵，對于瀆職和失職的工作者依情節的嚴重性予以懲罰或開除等，獎懲制度明確，從而調動員工的積極性。

2.1.2 會議管理制度

會議是討論成果、研究問題、傳達指示、決策管理、部署工作、總結經驗的重要管理手段。會議的管理制度和高效性是辦公室部門要著重加強的環節。辦公室部門要組織會議需要注意以下幾點：精簡會議的次數，能通過簡單協商解決的小問題不組織會議，這不僅浪費領導的精力也影響工作的高效開展。建立完善的會議審批制度，將具有影響力和關鍵性的會議提上日程，避免無關緊要的小會議的開展；其次是提高會議的質量和效率，主要表現在會前要做好充分的準備，精簡內容，縮短時間。會議紀律要嚴格遵守，切記遲到早退。會議當機立斷，議而有決，不要拖泥帶水。

2.2 辦公室管理的科學化

辦公室工作處于行政管理的中樞地位，是領導的參謀部，主要負責內外的各種協調工作，具有協調管理、咨詢服務、信息查詢等多種職責，因此合理配置辦公室內部管理機構是實現管理科學化的重要前提。辦公室的科學化需要領導的重視和支持，從而更好的實現職能分工和管理建設。健全辦公室內部管理機構，提高辦公室人員的綜合素質水平，使得辦公室內部擁有具有高品質、高能力的精干隊伍，保證各項工作的順利開展。

2.2.1 辦公室管理中注重的問題

辦公室的人員要具有較好的思想道德素質，同時具備專業的理論知識和文字寫作能力、公關協調能力等。不要出現辦公室里“嘰嘰喳喳”的現象，抓好隊伍的思想作風建設，以黨的思想作為指導思想，樂于奉獻、嚴于律己、為眾人服務、不求回報，要踐行實事求是的精神，走出辦公室，走向實際，更好的進行信息的收集，為領導提供更準確、更及時的信息。在日常工作中和外來客戶接待時，要熱情周到、細心嚴謹、文明禮貌，切記言辭冷淡、盛氣凌人，為企業和個人帶來名譽上的損壞。針對業務素質的提高，要求辦公人員具有深厚的知識底蘊，能面對各種可能發生的情況，不斷學習，深化辦公室管理知識，鍛煉自身綜合能力，滿足適應辦公室管理科學化的需要。

3 辦公室主要負責項目職能

3.1 高質量公文撰寫

辦公室人員幾乎每天都在與文字打交道，需要具備一定的文字寫作能力，要根據上級的指示撰寫出高質量的材料和報告。要做到了解國家和地方的政策方針，把上級政策與基層實際相結合，了解各項工作開展情況，抓住其難點，重點問題。明確、領悟領導的想法，保證起草的文件體現領導的意圖，思路清，言之有物，做到讓領導放心。

3.2 開展好調查研究

從實際出發，定期開展調研，為領導提供有效的、前瞻性的建議，推動工作的開展。要善于抓住突出的問題和領導關注的重點問題，迅速開展調研，及時撰寫出有分析、有建議的報告材料。，掌握民意，以便于領導更好的開展工作。

3.3 全方位的做好服務

辦公室的重要職責就是為領導、為群眾服務。能不能讓兩者感到滿意，是衡量辦公室工作的標準。變被動為主動，凡事提前準備，具有前瞻性，更好的為領導提供建議。進行全面服務體系，將事前、事中、事后的工作力求盡善盡美，任何過程都要認真嚴謹，保證在執行過程中加強監督管理，落實工作的高效完成。

4 結語

結合上文所講，辦公室人員要具有專業素養、職業素養、道德修養，具備服務意識和前瞻意識、參謀意識，要有奉獻精神和創新精神，能處理好大局和局部的關系、內部外部的協調工作，不斷增強自身的知識儲備，加強學習，將辦公室工作做的更好，為領導提出可靠的建議，為領導分憂。