高校固定資產信息管理系統的構建與實踐

王 榕 鐘 成

（西南財經大學天府學院，成都 610052）

引 言

隨著高校辦學規模的加大，高校固定資產管理難度的增加，高校固定資產總額的快速增長，需要運用現代化的手段提高固定資產管理有效性。當前高校固定資產的種類復雜，存在數量多，覆蓋面廣和固定資產多變的情況。傳統的計算機輔助管理固定資產的模式已經不適應新時代的需要，只有建立統一的固定資產管理系統，基于互聯網發揮多個部門在固定資產管理中的作用，才能全面掌握高校固定資產的狀況，了解高校固定資產的存量、分布與維護情況。

高校固定資產風險主要來源于管理流程較為隨意，固定資產數據信息變動情況不能及時的統計。運用信息化的管理方式有助于實現高校固定資產全過程管理，從固定資產進購開始就錄入了較為詳細準確的原始數據信息，有助于固定資產管理部門進行有效審核，全面了掌握了固定資產的運行情況。通過信息系統還可以全面的分類管理新增資產、閑置資產與存量資產。信息系統構建了更為合理的固定資產管理邏輯結構，實現了嚴格的分類管理，明確了固定資產管理工作的基本標準，有助于消除固定資產使用過程中的各種隱患，降低了固定資產管理工作的成本。

一、高校固定資產信息管理系統的主要構成

（一）物品采購模塊

高校固定資產管理應當完善管理體系，從固定資產的采購開始，形成全方位的固定資產管理機制。首先，高校各部門應當根據工作計劃，各種設施設備的使用需要，編制年度固定資產的申請計劃，通過校園固定資產管理平臺進行計劃申報。其次，高校固定資產管理部門對各院系上報的申請計劃進行統計，由專家對固定資產采購計劃進行審核，制定總采購計劃后進行政府招標采購，并且及時的公布采購計劃的進展情況。最后，該系統還要開發審計監督模塊，提高采購工作的透明度，以便于有效解決固定資產采購中的問題，防止采購工作存在的風險。

（二）設備管理系統

設備資產管理信息系統應當構建從入賬、驗收、使用到維護的全過程控制機制，強調對固定資產使用全過程數據信息的有效收集。首先，運用報表的形式對固定資產的運行狀況進行動態化描述，可以通過學校固定資產的報表、報廢設備報表、實驗設備使用情況報表、維修費用報表等反映固定資產的運轉狀況。其次，建立數據分析縱橫對比機制，運用大數據技術實現歷年度數據信息的對比，基于數據分析的方法找出優化固定資產管理的著眼點，從而提高固定資產管理的有效性。最后，大型儀器設備的管理還要進行實物照片、技術指標、主要功能與開發創新方面的數據信息記錄，并且通過校園固定資產管理信息系統與校園網的連接端口向社會公布相關數據信息。設備管理系統的主要任務是滿足學校教學科研需要，發揮設備的服務社會功能。

（三）房產管理系統

房產管理系統的主要任務是繪制學校的樓層平面圖，對每個房間的用途信息進行登記匯總。具體包括所有房間的名稱、用途、分類、面積、設備配置情況的登記，在分類登記的基礎上形成用房數據庫。還要對房間的設備維護記錄、公共設備的使用情況數據信息進行全方面的存儲，以便于計算房間使用成本。重點加大靈活用戶的管理力度，尤其對各部門單獨使用的辦公用戶、出租用戶進行統計，從而制定動態化的用房分配機制，解決高校用房方面的需要。

（四）數據分析系統

固定資產信息化管理的關鍵在于提高數據分析能力，對固定資產的使用情況者驗收，解決固定資產使用和配置不當的問題。第一，應當提高數據管理水平，根據固定資產信息管理的需要開發專業的數據庫，圍繞著固定資產的變動情況對固定資產進行準確的統計，保證固定資產數據的完整性。第二，還要提高數據分析的質量，對固定資產的各種指標進行及時的統計分析，將相應的數據文件存入數據庫當中，從而向校領導和有關部門提供決策依據，提高固定資產的使用效益。第三，提高數據上報的準確性，按照上級要求制成數據報表，供上級部門統計分析使用。第四，還要開發信息共享查詢模塊，滿足校內外對固定資產數據信息的使用需要。

二、高校固定資產信息管理系統的建設策略

（一）創新信息管理模式

高校固定資產信息系統建設的主要任務在于提高數據分析能力。首先，采用正確的數據信息管理模式，優化數據信息處置流程，把現代信息技術與先進的管理理念相融全，提高固定資產管理的效益。其次，建立分級管理模式，在統一領域下形成多級管理機制，明確各極人員管理責任，實現物盡其用和管用結合。在信息系統的輔助下提高固定資產管理計劃申報的有序性，形成多元審批機制，并且保證固定資產信息正常有序運行。最后，加大固定資產數據信息的處理力度，能夠在大數據理念下提高數據信息挖掘質量，從而創新固定資產的管理方法。

（二）提高資產清查水平

信息化時代應當提高固定資產數據信息的檢驗水平，保證固定資產數據信息準確，有效降低固定資產管理中的風險。首先，建立完善的高校固定資產數據庫，基于數據信息的動態變更進行固定資產的清查工作，保證賬面數據的真實性，基于數據庫信息對固定資產的存放地點、使用情況、使用單位等進行清查。其次，提高數據信息的維護水平，有效的防止數據冗余情況的出現，注重加大數據信息的安全防護力度，在保證數據安全的前提下提高固定資產管理的質量。

結 語

高校應當開發符合大數據理念的固定資產管理系統，完善固定資產數據信息的運轉機制，基于先進固定資產管理系統的開發，提高固定資產管理的效率，發揮固定資產的教育教學服務價值。