科研事業(yè)單位財務信息化體系構建研究—以K研究院為例

中國科學技術發(fā)展戰(zhàn)略研究院

一、K研究院基本情況及現存財務信息化問題

自2007年重新組建以來，K研究院立足科研，立足改革創(chuàng)新，逐步建立了全方位立體化的科研體系，取得了長足發(fā)展。K研究院是國家機關直屬的綜合性軟科學研究機構，主要從事國家科學技術發(fā)展戰(zhàn)略、政策、體制、管理、預測、評價以及科技促進經濟社會發(fā)展等方面的研究，為國家科技、經濟、社會發(fā)展的宏觀決策提供咨詢和建議。

為更好地服務于科研事業(yè)，K研究院建立了較為完善的組織機構。院級層面設有兩個辦公室：綜合管理部和科研管理部，綜合管理部主要職責包括黨建、人事、財務、行政、工會、后勤等管理服務職能，科研管理部主要負責科研課題項目的全流程統(tǒng)籌管理協(xié)調工作。按照研究方向的不同，研究院下設體制、統(tǒng)計、投資、產業(yè)、社會、農村、預測和綜合共八個研究所，承擔國家科研項目、企業(yè)咨詢等研究工作。

K研究院每年新增約50個課題，課題存量600余個，課題經費存量上億元。除課題經費外，每年國家撥款用于人員經費、日常辦公等基本支出經費近5000萬元。課題經費和基本支出經費的管理要求日趨精細化、多維度化[1]。尤其是2019年施行的《政府會計準則》，對K研究院的財務管理工作提出了更高要求。

K研究院現存財務信息化問題：財務信息化尚處于初級階段，只有賬務處理實現了系統(tǒng)化，課題項目庫、預算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、報表系統(tǒng)、財務分析系統(tǒng)均處于缺失狀態(tài)，財務工作仍處于報銷申請審核人工化、記賬手工化、項目庫管理臺賬化、預算管理表格化的狀態(tài)，工作效率低、人工處理易出錯，遠遠不能滿足現有業(yè)務快速發(fā)展的要求，也不能滿足新會計準則施行后對財務管理的更高要求，因此亟待建設較為完善、高效的財務信息化體系，以適應科研事業(yè)發(fā)展的新要求。

二、K研究院財務信息化體系構建方案

(一)總體原則

財務工作與科研業(yè)務緊密聯系，財務信息化建設應當從整體上考慮K研究院的業(yè)務實際和財務工作的職能定位，業(yè)財結合、統(tǒng)籌研究財務信息化的建設需求。

(二)設計目標

以經費管理為主線，貫穿起K研究院的整體財務管理工作。以預算為源頭、以科研項目為起點，通過信息化平臺實現經費的預算計劃、使用管控和監(jiān)督控制。信息化平臺的主要功能包括財務預算決算管理、財務報銷管理、科研項目經費管理等。

(三)設計架構

財務信息化體系主要包括七大模塊：基本預算管理模塊、科研項目管理、網上報銷模塊、銀企直連模塊、會計核算模塊、財務報表模塊和財務分析模塊。以會計核算模塊為核心，前端連接基本預算管理、科研項目管理、網上報銷和銀企直連模塊，后端鏈接財務報表和財務分析模塊，建立起全方位一體化的信息化平臺，實現財務工作的信息化、智能化和共享化。

1.基本預算管理模塊設計

基本預算管理模塊主要功能包括K研究院的年度基本經費預算編制、預算調整、預算執(zhí)行監(jiān)控及數據統(tǒng)計，由此實現預算管理的信息化和實時處理，減少財務部門手工錄入數據的工作量。基本預算管理模塊與網上報銷模塊、會計核算模塊前后鏈接，實時抽取預算執(zhí)行數據，實現預算執(zhí)行監(jiān)控，形成預算執(zhí)行分析報告。

2.科研項目管理模塊設計

科研項目管理模塊主要功能包括K研究院下屬各研究所管理研究的所有科研項目經費的預算及執(zhí)行監(jiān)控。此模塊與基本預算管理模塊功能相似，區(qū)別在于此模塊管控的是科研項目經費。初始設置科研項目庫，錄入項目委托方、項目金額、起止時間、項目負責人、各項經費預算等基本信息。預算執(zhí)行功能包括提取支出數據、執(zhí)行進度監(jiān)控、信息查詢，及經費執(zhí)行分析報表的輸出。此模塊與網上報銷模塊、會計核算模塊前后鏈接，實現項目預算執(zhí)行實時監(jiān)控，防止突破項目預算。如遇確需調整項目預算的情況，各項目負責人在此模塊中提交預算調整申請，經審批后財務部門予以調整。

3.網上報銷模塊設計

網上報銷管理模塊主要功能包括基本經費、項目經費的報銷申請和審批。初始設置各類費用的報銷單據要點，包括費用類型，預算科目、課題項目、申請部門、金額、收款人賬戶等信息，差旅費、招待費等有標準控制的費用，還需要系統(tǒng)設置標準自動判斷所提交單據是否超標，超標的單據不予提交。同時此模塊與基本預算管理模塊、科研項目管理模塊中相鏈接，當申請人申請使用某一個科研項目或者基本預算的某一個預算科目的費用時，系統(tǒng)自動判斷是否足夠預算，如果有就允許提交報銷，反之則提示“已超預算、無法提交報銷”。報銷申請人在網上提交報銷單據，經有權人審批后流轉至財務部門，財務部門審核無誤后，將單據流轉至銀企直連系統(tǒng)等待付款。此模塊還可以設置信息查詢、數據統(tǒng)計功能。報銷申請人可以實時查看單據流轉進展，財務部門和各研究所可以根據自身工作需要，定制統(tǒng)計分析報銷，抽取數據用于分析決策。

4.銀企直連模塊設計

銀企直連系統(tǒng)是企業(yè)的網上報賬系統(tǒng)與開戶銀行網銀系統(tǒng)直接相連，企業(yè)將審核無誤的報銷單據直接點擊付款，經復核后直接提交至網銀付款，省略了傳統(tǒng)網銀模式由出納逐一錄入各個單據的收款人賬號、戶名、開戶行、金額、摘要等信息，經會計二次復核后完成付款的模式。銀企直連模式能夠將提交網銀的動作提前至報銷申請人環(huán)節(jié)，出納復核申請人填寫的付款信息后完成付款，減少了財務部門的手工錄入。對于大金額的付款，還可以設置會計二次復核。此模塊將完成付款的單據信息返回至網上報銷模塊，待下一環(huán)節(jié)生成記賬憑證。

5.會計核算模塊設計

會計核算模塊主要功能包括賬務處理及會計信息查詢。此模塊前端與網上報銷模塊鏈接，后端與基本預算管理模塊、科研項目管理模塊、財務報表模塊鏈接。已付款完畢的單據由網上報銷系統(tǒng)根據預算科目與會計科目的匹配規(guī)則，自動生成記賬憑證，大大提升了財務記賬的工作效率和準確性。同時已記賬的憑證再次返回值至基本預算管理模塊或科研項目管理模塊，提供確切的預算執(zhí)行數據便于分析及下一步的執(zhí)行決策。

6.財務報表模塊設計

財務報表模塊主要功能包括生成內部管理類統(tǒng)計報表和對外披露類財務報表。對內管理統(tǒng)計報表包括銀行存款余額調節(jié)表、現金結算表、固定資產明細表、費用明細表、項目經費執(zhí)行明細表、收入明細表等；對外披露類財務報表包括資產負債表、利潤表、現金流量表、支出表、收入表以及報表附注，還包括向統(tǒng)計局、財政局、稅務局等報送的各類報表。

7.財務分析模塊設計

財務分析模塊主要功能包括對本單位的財務狀況和經營情況進行同比、環(huán)比、構成占比等多方面的分析，科研項目、部門、人員、支出類型等多維度的分析，結合圖表動態(tài)展示，能夠更直觀地展現本單位的財務狀況和變動情況，及時發(fā)現問題解決問題，為管理提供決策支持。

三、財務信息化體系建設的建議

(一)財務信息化建設需符合單位自身的發(fā)展需要。財務信息化建設要與單位業(yè)務緊密聯系，以業(yè)務定財務，以財務促業(yè)務，通過信息化平臺的建設，能夠使財務工作更好地服務于業(yè)務，更好地發(fā)揮財務對管理決策的支持和影響作用。

(二)財務信息化建設是一個循序漸進的過程。要先抓牛鼻子，先解決信息化管理中的突出矛盾、大面問題，比如先上線網上報銷模塊，由此解決了整個單位的財務報銷手工化問題。尤其是對于財務信息化水平相對落后的單位，所有模塊全部上線是一項大工程，也需要大量資金，因此建議信息化建設要先簡后繁、先易后難，各個模塊逐個擊破。

(三)財務信息化建設要具有可持續(xù)發(fā)展性。要用可持續(xù)發(fā)展的眼光來構建財務信息化體系，基礎硬件的容量和擴容性、軟件設計的靈活性及可擴展性等要留有余地，為滿足業(yè)務發(fā)展可能涉及的信息化更新改造留有空間，以更好地服務科研事業(yè)發(fā)展。