如何推進事業單位檔案管理信息化建設

張坤

公主嶺市軍隊離休退休干部休養所 吉林公主嶺 136100

當前社會的經濟發展飛速，為適應市場經濟的沖擊以及時代的進步發展，事業單位的檔案管理模式在不斷轉型，不斷地向信息化管理發展，傳統的檔案管理模式愈發難以適應時代的進步發展。檔案管理工作是事業單位的一項基礎性工作，需要記錄事業單位的歷史活動資料以及證據，在事業單位中具有十分重要的意義。事業單位的管理工作不僅基礎，也是事業單位中的重難點，所以事業單位應該積極主動參與到檔案管理的信息化建設中，將檔案管理工作進行優化，將檔案管理工作的流程進行簡化，以便于提高檔案管理工作的效率以及質量。

1 事業單位檔案管理信息化的概念以及作用

檔案信息化是指事業單位在進行檔案管理活動中，運用相關的計算機科學技術進行檔案管理，從而提高檔案管理的工作以及效率，將信息技術與檔案管理工作想結合，也可以實現檔案資源的有效處理，最終加快檔案管理的信息化進度。信息飛速的時代，人們逐漸重視利用信息技術提高工作效率以及工作質量，與此同時，事業單位的檔案管理工作隨著信息技術的應用也愈發的高質量以及高效率，為檔案管理工作節約了不少時間的同時，提高了資源的處理率。

人事部檔案是記錄事業單位中的個人參與種種社會活動的資料以及依據，是事業單位對個體進行規范管理的重要依據，也是事業單位對個體開展一系列的工作的重要基礎，有助于事業單位對優秀人才進行識別并且加以提拔，有助于事業單位對干部隊伍加以建設，從而在事業單位的各個環節中發揮重要作用。檔案管理一改最初的計算機檢索，如今發展為智能檢索與網絡檢索兩種，實現了網絡化傳遞檔案信息資源。不僅如此，人事部的檔案管理信息化，幫助人事部提高工作效率以及工作效益，推動事業單位的良性發展[1]。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 管理人員意識淡薄

事業單位的檔案信息化管理是時代潮流的趨勢，是一種必然要發展的一種管理模式。但是多數事業單位的檔案管理工作人員在并沒有意識到檔案信息化管理是必然趨勢，依舊不接受新鮮事物，選擇自身更為熟悉的手工操作進行檔案管理工作，依舊采用傳統的管理模式，在檔案管理信息化的認識上不夠充分，對信息化管理意識十分淡薄。除此之外，甚至有部分檔案管理工作者認為自身的職責在事業單位中是一種比較雞肋的工作，不需要重視，只是事業單位的信息資源管理，類似于保管員的工作，導致這部分工作者對待工作不夠熱情，對檔案管理工作也缺乏最基本的認知。

2.2 信息安全問題被忽視

信息技術的發展，為工作人員的工作提供效率以及質量的同時，也帶來了一定的風險，其中最為嚴峻的問題就是信息安全問題。信息技術與檔案管理相結合，信息技術一旦遭受攻擊或木馬病毒等，檔案信息將面臨著極為嚴重的問題。然而，多數事業單位的員工只看到了信息技術的便捷，沒有意識到信息技術所帶來的風險。

2.3 信息化管理體系不完善

事業單位的檔案管理工作人員大多數都沒有經歷過專業培訓以及檔案管理的信息化，不僅如此，多數的檔案管理工作者都是一人打多份工，并沒有太多的精力對檔案管理工作進行細致研究，導致檔案管理工作混亂不堪。與此同時，部分的檔案資料不夠真實、不夠準確、不夠完整，管理模式較為落后，信息化檔案管理體系不夠完善，最終使得檔案管理工作的不規范、不合理[2]。

3 事業單位檔案管理信息化建設策略

3.1 提高檔案管理者的能力

檔案管理者最為檔案管理環節中的一線工作人員，其自身的能力以及綜合素質對檔案管理信息化建設會產生一定的影響。事業單位的人事部應該提高檔案管理者的能力，對檔案管理的工作人員加強培訓，使得工作人員充分認識到檔案管理工作的重要性以及檔案管理信息化建設的專業內容，從改變工作人員的意識，實現事業單位檔案管理信息化的基礎得以牢固。部分員工較為固執地不接受新鮮事物，這部分員工建議采用勸退等方式，然后通過各種渠道為事業單位吸納能夠推動事業單位檔案管理信息化建設的優秀人才，以此促進事業單位的信息化建設。

3.2 完善相關配備

信息化的檔案管理首先需要具備相關的設備，也就是支持這種管理模式的軟硬件設備，事業單位需要為檔案管理人員配備計算機，并且購買相應的管理系統。雖然如此，事業單位的檔案管理并沒有完全依賴于信息化管理，而是與傳統管理模式相互配合，所以，事業單位還需要對手工操作的檔案管理提供相關設備，如檔案儲存庫等，將部分重要社會活動依照相關規定將相關的紙質文檔進行整理以及存儲。

3.3 提高領導的重視程度

員工提高意識以及設備配置問題上，還需要將領導的重視度進行提高，只有領導的重視度足夠的高，才能使得領導大力配合以上兩種工作，加快事業單位的檔案管理信息化建設進度。有關部門需要在會議中提出檔案管理信息化建設需要重視以及改變的事宜，從而提高領導對此事的重視程度，再將信息化建設的優勢進行闡釋，最終獲得領導的大力支持。

3.4 提高安全防范意識以及防范手段

檔案管理工作人員為了避免因為各種原因造成文檔丟失或者文檔格式化，需要對文檔進行備份，對文檔進行備份的同時，需要將文檔放置在專門的空間中進行存儲，并且要及時更新備份，做到備份資料與系統資料同步。事業單位的技術部門需要及時處理檔案管理系統中的漏洞，并且提高系統的更新頻率，對黑客、木馬病毒等惡意攻擊加以預防，隨時對系統進行修補，對計算機進行升級。對于機密文檔，一定要選擇斷網存儲或者建立一個屬于事業單位的內部網絡，通過這兩種方式對機密文件進行保護[3]。

4 結語

隨著科學技術的發展，事業單位的檔案管理信息化已經是呈現出不可阻擋的趨勢，事業單位在檔案管理信息化建設中，在提高員工的意識以及完善設備的同時，將領導對信息化建設的重視度加以提高，最后，時刻注意文檔信息的安全，將防范意識以及手段都進行提高。