關(guān)于做好婦幼保健院財(cái)務(wù)檔案管理的若干思考

王立俊

（濰坊市婦幼保健院，山東 濰坊 261011）

前言

早期，婦幼保健院發(fā)展過程中對(duì)于管理財(cái)務(wù)檔案不夠重視，從而導(dǎo)致管理不到位不嚴(yán)格，并且，現(xiàn)有的財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制不完善不健全，在此種情況下，很難做好財(cái)務(wù)檔案管理工作。此外，管理過程中仍然運(yùn)用傳統(tǒng)的管理模式，不僅難以高效完成檔案管理工作，還會(huì)出現(xiàn)檔案管理效率低下的情況，直接影響婦幼保健院發(fā)展。對(duì)此以下文章提出了有效的婦幼保健檔案管理對(duì)策，有利于提升財(cái)務(wù)檔案管理效率和管理水平。

一、做好婦幼保健院財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要性

婦幼保健院財(cái)務(wù)檔案資料非常多，并且很多檔案涉及一些機(jī)密文件，如果出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，將導(dǎo)致重要檔案泄露出去，必然會(huì)影響婦幼保健院發(fā)展。此外，財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容包括資金支配明細(xì)表和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)告等等，若不注重嚴(yán)格管理財(cái)務(wù)檔案，難以確保財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容完整，因此，婦幼保健院在發(fā)展過程中應(yīng)高度重視做好財(cái)務(wù)檔案管理工作[1]。為此，應(yīng)要求管理人員學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案，并依照要求積極學(xué)習(xí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)分類財(cái)務(wù)檔案，從而運(yùn)用信息化的管理方式分類、管理財(cái)務(wù)檔案、資料、各類文件等等，管理過程中管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)的功能加密財(cái)務(wù)檔案，以此確保財(cái)務(wù)檔案具有完整性和嚴(yán)密性，避免財(cái)務(wù)檔案出現(xiàn)丟失的情況，且保證財(cái)務(wù)檔案保存完整，以便于日后財(cái)務(wù)人員查找檔案中資金支出明細(xì)，有利于發(fā)揮出財(cái)務(wù)檔案的作用。由此表明，財(cái)務(wù)檔案管理工作中必須改變落實(shí)的管理方法，進(jìn)而落實(shí)創(chuàng)新的管理方式，同時(shí)注重做好財(cái)務(wù)檔案交接工作，以及完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，管理人員依照制度中提出的規(guī)定和要求，嚴(yán)格管理財(cái)務(wù)檔案，既加大管理力度，同時(shí)做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，有利于推動(dòng)?jì)D幼保健院可持續(xù)發(fā)展，可見，做好財(cái)務(wù)管理工作非常重要[2]。

二、做好婦幼保健院財(cái)務(wù)檔案管理的對(duì)策

（一）運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密財(cái)務(wù)檔案

婦幼保健院在發(fā)展過程中對(duì)管理人員提出管理財(cái)務(wù)檔案的同時(shí)，還應(yīng)學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)機(jī)密財(cái)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)信息和資金支出明細(xì)表，管理人員依照要求明確要求后，積極學(xué)習(xí)運(yùn)用計(jì)算機(jī)的功能和加密技術(shù)加密諸多的財(cái)務(wù)檔案。此外，管理人員依照檔案法中提出的規(guī)，將不同的財(cái)務(wù)檔案分類保管在檔案室，之后，要求指定的人員才能夠打開檔案室的房門查閱、獲取財(cái)務(wù)檔案，說明檔案管理人員意識(shí)到做好保密工作的重要性，清楚保管、加密財(cái)務(wù)檔案非常重要以后，格外注重運(yùn)用計(jì)算機(jī)的加密功能設(shè)置財(cái)務(wù)檔案獲取的權(quán)限，以及設(shè)計(jì)動(dòng)態(tài)密碼，以此加密各類檔案，不僅增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的嚴(yán)密性，同時(shí)也防止財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)容泄露出去，以及杜絕出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案丟失的現(xiàn)象，說明開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)管理人員應(yīng)學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密財(cái)務(wù)檔案，加密過程中根據(jù)不同的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)檔案設(shè)計(jì)不同的密碼，還應(yīng)設(shè)置權(quán)限，確保財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容嚴(yán)密，有利于做好財(cái)務(wù)檔案保密工作和管理工作[3]。

（二）檔案管理中做好檔案交接工作

財(cái)務(wù)檔案管理中要求管理人員在離職之前應(yīng)按照規(guī)定完成檔案交接工作，管理人員依照要求認(rèn)真交接，交接過程中告訴工作人員還有哪些檔案沒有保存，以及需要整理的檔案資料、文件，以免離職以后其他工作人員不清楚檔案為保存，致使很多財(cái)務(wù)檔案丟失，并出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案不齊全不完整的情況，說明管理人員未按照規(guī)定交接工作對(duì)于檔案丟失的情況，需承擔(dān)責(zé)任，管理人員明確未做好交接工作應(yīng)承擔(dān)后果后，進(jìn)而注重依照規(guī)范交接，在交接期間寫離職申請(qǐng)書，并告訴在職的檔案管理人員未完成的工作，以及都需要整理哪些檔案、文件、財(cái)務(wù)賬單等等，確保即將離職的管理人員依照管理規(guī)定認(rèn)真做好檔案交接工作，從而防止離職后出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，進(jìn)而確保財(cái)務(wù)檔案都能完整保存下來，不僅提高檔案的完整性，同時(shí)也杜絕出現(xiàn)檔案未保存的情況，可見，財(cái)務(wù)檔案管理工作中做好交接工作的重要性。

（三）落實(shí)完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度

新時(shí)期，婦幼保健院在關(guān)注發(fā)展的同時(shí)，還應(yīng)注重完善財(cái)務(wù)檔案管理制度，健全財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，管理人員依照制度中提出的規(guī)定嚴(yán)格管理財(cái)務(wù)檔案，不僅加強(qiáng)管理財(cái)務(wù)檔案，同時(shí)在管理過程中落實(shí)嚴(yán)格的規(guī)章制度，以此增強(qiáng)管理力度和約束力，能夠促使財(cái)務(wù)人員按時(shí)上交財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，管理人員整理各個(gè)時(shí)間段的財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)檔案、文件，整理時(shí)依照管理規(guī)定先分類檔案，之后依照檔案的類別將檔案保存在制定的地方，并在管理過程中發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案不齊全的現(xiàn)象，進(jìn)而及時(shí)查明原因，明確原因后，得知存有做假賬的現(xiàn)象和不按時(shí)上交財(cái)務(wù)報(bào)表的情況，對(duì)此，立即按照財(cái)務(wù)管理規(guī)定予以嚴(yán)厲處罰，不僅起到警示的作用，同事也防止財(cái)務(wù)檔案不真實(shí)不齊全，因此，為了做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須落實(shí)完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，依照管理制度中提到的規(guī)定、檔案法、嚴(yán)格的要求，開展財(cái)務(wù)檔案管理工作，有利于提升財(cái)務(wù)檔案工作效率、管理水平，以及加大財(cái)務(wù)檔案監(jiān)管力度，做到嚴(yán)格監(jiān)督財(cái)務(wù)檔案，能夠做好財(cái)務(wù)檔案管理工作[4]。

三、總結(jié)

總之，在新形勢(shì)下，婦幼保健院在開展財(cái)務(wù)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)注重落實(shí)健全的財(cái)務(wù)檔案管理制度，管理人員依照管理制度中提出的規(guī)定和要求嚴(yán)格管理財(cái)務(wù)檔案，并且，管理人員明確提出工作人員離職前必須完成檔案交接工作，同時(shí)注重運(yùn)用計(jì)算機(jī)加密財(cái)務(wù)檔案，不僅改變了傳統(tǒng)的管理方式，同時(shí)也提升了財(cái)務(wù)檔案管理水平，有利于推動(dòng)?jì)D幼保健院更好地發(fā)展，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)的良性發(fā)展。