企業(yè)檔案電子信息化實踐與思考

吳志斌

企業(yè)檔案電子信息化實踐與思考

吳志斌

（中國石化湖北化肥分公司，湖北宜昌，443200）

檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展有著積極的作用。在信息化發(fā)展非常迅速的今天，企業(yè)檔案也需要積極地推進信息化，更好地發(fā)揮出檔案的作用。在文中主要就企業(yè)檔案電子信息化進行了探討。

企業(yè)檔案；檔案管理；信息化

引言

檔案數(shù)字化是實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子信息化的一條必由之路。另一方面，面對“井噴”似的電子信息與傳統(tǒng)檔案“并軌”運行，也需要有一套管理方法來適應新時代的電子信息化要求。湖北化肥公司在這一方面進行了一些實踐和探索，現(xiàn)就其做法與同仁探討。

1 建立項目管理團隊

實施檔案電子信息化需建立一個由檔案與IT專業(yè)人員共同組成的項目開發(fā)團隊，統(tǒng)籌規(guī)劃項目實施方案，對項目的人員分工、工作計劃、實施步驟、最終目標、硬件配備、系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字化方案、數(shù)據(jù)上線及試運行等方面予以明確，保證項目有序開展。

2 開發(fā)檔案管理系統(tǒng)

企業(yè)綜合檔案一般包括：文書、人事、合同、會計、科研、工程、設備、權證、聲像、實物等門類，而市場上比較成熟的檔案管理系統(tǒng)多傾向于文書、人事、財會等專業(yè)檔案，并不適用于企業(yè)綜合檔案館。同時，由于每家企業(yè)由于所屬行業(yè)上的差異，檔案門類各不相同，因此，需要有針對性的開發(fā)與其相適應的的檔案管理系統(tǒng)來滿足個性化要求。企業(yè)在啟動開發(fā)工作前，可以走訪檔案電子信息化的先行企業(yè)，建立感性認識，吸取經驗；其次是要挑選有經驗的軟件開發(fā)商，軟件開發(fā)人員不僅要學習檔案管理基本知識，還應與檔案管理人員充分交流，填補專業(yè)缺失，豐富開發(fā)思路，既要了解檔案管理所需的普遍功能，又要了解終端用戶特殊要求，要根據(jù)功能利用頻次確定開發(fā)深度，優(yōu)化編程方案，以終端用戶的視角設計友好操作界面，確保系統(tǒng)流暢、好用。

3 推進檔案數(shù)字化方案實施

檔案管理系統(tǒng)是一具框架，必須將館藏檔案進行數(shù)字化來充實框架，要將汗牛充棟的檔案數(shù)字化是一項龐大的工程。數(shù)字化的基礎是全面梳理和統(tǒng)計館藏檔案，徹底摸清家底，繪制檔案結構圖，確定檔案數(shù)字化范圍，擬定數(shù)字化清單。檔案數(shù)字化工作應配備電腦、掃描、刻錄、復印等硬件設施，對于存量非涉密檔案，可聘請專業(yè)公司完成批量掃描；對涉密檔案要從保密和安全考慮，立足館內力量進行掃描；對于老舊、寬幅、孤本檔案，應先行物理修復和整理，再予以掃描數(shù)字化搶救；非數(shù)字化照片、聲像檔案則應翻刻成光盤進行數(shù)字處理。在“雙軌”制歸檔背景下，應考慮在檔案管理系統(tǒng)與OA、合同、財務等管理系統(tǒng)之間建立接口，實現(xiàn)在線歸檔，以提高歸檔效率，避免重復勞動，沒有在線歸檔功能管理系統(tǒng)的應升級換代；離線歸檔的電子數(shù)據(jù)應按照檔案管理系統(tǒng)的要求整理數(shù)據(jù)，確保被檔案系統(tǒng)直接讀取采用。

4 數(shù)據(jù)上傳與測試運行

所有電子信息應統(tǒng)一文件格式標準，保證檔案閱讀的普適性，并采用檔案級光盤予以存儲，符合永久保存要求。電子檔案要按物理檔案劃分檔案類別，按案卷級和文件級建立結構樹，數(shù)據(jù)庫內的檔案應與物理檔案目錄在規(guī)定的規(guī)則下形成對應關系。檔案數(shù)據(jù)維護項（著錄項）應根據(jù)不同檔案的性質確定著錄項，繁簡得當，便捷實用。檔案著錄項錄入工作耗時較長，可以提前啟動，同時，要將所錄入的電子檔案目錄與全文數(shù)據(jù)庫建立電子原文鏈接，批量導入檔案管理系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)進行穿行測試后，在有數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行試運行，首先，系統(tǒng)開發(fā)人員要給檔案管理人員進行技術交底，介紹系統(tǒng)功能，開展理論培訓和操作指導，使其掌握數(shù)據(jù)維護和利用操作技能；其次要面向檔案終端用戶開辦系統(tǒng)應用培訓班，普及遠程檢索和查閱方法，推動電子檔案網絡化利用。試運行期內要對各種功能進行測試，及時發(fā)現(xiàn)問題，予以解決。

5 有關思考

（1）檔案數(shù)字化應加強檔案價值的鑒定，避免數(shù)字化范圍盲目擴大，造成數(shù)據(jù)庫無限增容和人力資源浪費。

（2）要秉承“最實用就是最好的”開發(fā)理念，規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)深度與廣度，節(jié)約開發(fā)資源。

（6）檔案管理系統(tǒng)應保留適當擴充冗余和一定的前瞻性，以便功能拓展與系統(tǒng)升級，實現(xiàn)一次性投入效益最大化。

6 結束語：

企業(yè)只有積極的開展檔案信息化建設工作，才能在這發(fā)展迅速的社會中有一席之地，才會保證擁有足夠的競爭能力，企業(yè)本身才會更好的與時俱進，跟隨現(xiàn)代社會的發(fā)展速度。

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Practice and Thinking of Electronic Informationization in Enterprise Archives

Wu Zhibin

（Sinopec Hubei Fertilizer Branch Yichang, Hubei 443200）

Archives management plays an active role in the development of enterprises. Today, with the rapid development of information technology, enterprise archives also need to actively promote information technology to better play the role of archives. This paper mainly discusses the electronic informatization of enterprise archives.

enterprise archives; archives management; informatization

10.19551/j.cnki.issn1672-9129.2019.03.022

F272

A

1672-9129(2019)03-0064-02

吳志斌（1970年-)漢，湖北省武漢市，大學本科，館員、經濟師，檔案管理。E-mail：2209282216@qq.com