如何進一步做好檔案管理工作

徐蕾

海陽市醫(yī)療保障局 山東海陽 265100

1 檔案規(guī)范化管理的基本要求

1.1 注重檔案資源的規(guī)范化收集和整理

為了更好地提升檔案的開發(fā)利用水平，要檔案資源的收集、整理和歸檔工作，必須確保檔案資料的來源清晰、材料收集齊全完整，并且要根據(jù)檔案材料的名稱、作者、時間等要素進行合理、明確的整理分類，依據(jù)檔案的重要程度進行標(biāo)準化格式的轉(zhuǎn)換，使之統(tǒng)一標(biāo)準和格式，滿足檔案規(guī)范化管理的要求。

1.2 兼顧實體檔案與數(shù)字化檔案的建設(shè)

在檔案管理規(guī)范化建設(shè)的過程中，要注重實體檔案與信息化、數(shù)字化檔案的統(tǒng)籌并進，要充分重視實體檔案自身所具備的原真性和憑證功能，加強對實體檔案的資料保管工作，避免實體檔案受到環(huán)境因素、人為因素的破壞，確保實體檔案資料的原真性、完整性。同時，還要以現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，使之具有數(shù)字化、仿真性的特點，借助于計算機設(shè)備實現(xiàn)對數(shù)字化檔案的存儲和管理。

2 新時代檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案工作制度不夠完善

檔案工作制度檔案工作順利開展的基本保障，然而目前的檔案工作制度仍不夠完善，存在很多不足，具體表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，檔案工作制度混亂，使得檔案工作缺乏依據(jù)。第二，現(xiàn)階段檔案工作存在朝令夕改的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案工作者無法順利開展檔案管理工作。

2.2 檔案工作者的信息素養(yǎng)有待提升

新時代對檔案工作者的信息素養(yǎng)提出了更高的要求，然而目前大部分檔案工作者的信息技術(shù)水平不高，不能滿足新時代檔案工作數(shù)字化建設(shè)的需求，嚴重影響了檔案工作信息化建設(shè)。

3 如何做好檔案管理工作

3.1 加強對檔案的利用和監(jiān)督

做好對檔案的利用和監(jiān)督也是檔案保密管理的重要內(nèi)容，在利用和監(jiān)督過程中能夠及時制止不利于檔案保密的行為，在保證檔案保密性的基礎(chǔ)上加強對檔案的利用程度。加強檔案的利用和監(jiān)督管理，首先要做好制度建設(shè)，比如要完善檔案的外借制度、復(fù)制制度等。結(jié)合檔案的具體內(nèi)容來明確其利用范圍，嚴格按照規(guī)定的審批手續(xù)來進行檔案的借閱。其次，要完善檔案的監(jiān)督措施，結(jié)合檔案的內(nèi)容以及價值，做好對檔案的重點保護，如發(fā)現(xiàn)有損毀檔案的現(xiàn)象，就要立刻制止和處理，及時保證檔案的完整性。第三，管理人員要明確處理好檔案的監(jiān)督和利用關(guān)系，做好對涉密檔案的保密是員工以及公民的義務(wù)，所以檔案管理人員必須要嚴格落實好檔案的保密措施，保證檔案的保密性。

3.2 創(chuàng)新性推動現(xiàn)代化發(fā)展

現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)就是緊跟時代腳步共同發(fā)展，創(chuàng)新發(fā)展也是為了賦予機構(gòu)適應(yīng)新環(huán)境更大的生命力和創(chuàng)造力。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)就是渴望進步。創(chuàng)新這節(jié)個人發(fā)展的必修課已成為每個單位去適應(yīng)社會快速發(fā)展應(yīng)具備的能力素養(yǎng)。醫(yī)院的檔案管理制度形式就要適應(yīng)時代而摒棄固有的傳統(tǒng)性封閉、不靈活、復(fù)雜繁瑣且低效的制度運行方式。分析會出現(xiàn)的問題，預(yù)見性探索解決方案并探索改革中的新途徑，在低成本下實現(xiàn)高效運行，綜合性創(chuàng)新發(fā)展是醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必行之路。

3.3 檔案信息資源的開發(fā)與利用

醫(yī)院開展檔案信息管理工作，最重要的工作目的主要是為了促進醫(yī)院檔案信息資源利用率的增強，醫(yī)院檔案的人員需要在提高對此問題重視程度的基礎(chǔ)上，進行多渠道、多途徑的檔案信息資源開發(fā)，促進檔案信息資源利用價值的充分發(fā)揮，從而使醫(yī)院檔案能夠為醫(yī)院各項工作的開展都提供有利依據(jù)，能夠服務(wù)于醫(yī)療、教學(xué)和科研等多個工作領(lǐng)域，從而保證醫(yī)院醫(yī)療水平的提高，為患者提供更加滿意的醫(yī)療服務(wù)。就醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作本身來說，其工作目標(biāo)是為檔案信息的開發(fā)和利用，這一管理工作的開展，只有在將相關(guān)服務(wù)目標(biāo)進行實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，才能使其檔案保存價值得以有效發(fā)揮。

3.4 加強檔案管理工作人員規(guī)范化培訓(xùn)

醫(yī)院檔案管理不僅僅是將各科室的檔案簡單集中保管，而是要推進檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、信息化，這就要求檔案管理人員必須具備一定的業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院應(yīng)將檔案人員納入人才培養(yǎng)計劃，既要開展專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，也要建立考核、考評機制，充分調(diào)動工作人員的積極性，推動檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.5 正確應(yīng)對信息化給檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

檔案信息化是在檔案管理活動中充分利用現(xiàn)代化的信息手段和處理技術(shù)，對檔案信息資源進行處理、分析和管理。信息化對于檔案管理是一把雙刃劍，帶來了機遇同時也提出了挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要勇于接受信息化帶來的機遇，充分利用信息化給檔案管理保存、歸檔方式、服務(wù)模式、共享與利用等方面帶來的機遇，同時也要積極應(yīng)對信息化對檔案安全、人員素質(zhì)提出的挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理信息化是大勢所趨，是提高醫(yī)院整體競爭力的歷史必然，只有充分利用好信息化這一把雙刃劍，使檔案管理向規(guī)范化、標(biāo)準化發(fā)展，才能提高醫(yī)院整體競爭水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

增加對檔案管理工作的資金投入，資金投入不僅限于對檔案設(shè)施、檔案用具的投入，更應(yīng)包括對檔案管理人員繼續(xù)教育等的投入。資金的投入可以改善檔案管理工作軟硬件條件——不僅可以改善檔案管理工作的工作條件，還可以提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。

3.6 拓展檔案資源服務(wù)范圍和利用效率

醫(yī)院檔案最終要服務(wù)于醫(yī)院管理、醫(yī)療服務(wù)等各個方面，加強檔案資源的開發(fā)與利用是檔案工作的最終目標(biāo)。新醫(yī)改形勢下，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)積極向醫(yī)院內(nèi)各部門提供檔案資源服務(wù)，有計劃的開展檔案資源編研，建立規(guī)范、系統(tǒng)、完整的檔案資源體系，從而更好地為醫(yī)院管理、教育、科研工作提供服務(wù)。

4 結(jié)語

總的來說，加強檔案的保密管理，提高檔案的保密性，是保證穩(wěn)定發(fā)展的重要前提，也是加強對知識產(chǎn)權(quán)以及核心技術(shù)的保護措施，所以企業(yè)必須要充分認識到檔案保密管理的重要性，重視檔案保密工作。