淺議事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

王繼達

（大慶市肇州縣興城鎮政府社會事物服務中心，黑龍江 肇州 166400）

事業單位作為國家機構的重要分支，在發展的過程中，管理工作是其重點工作內容，其中人事檔案管理工作是事業單位的重要環節，影響著單位員工的升遷和人才的應用，可是現在的事業單位人事檔案管理工作效率和質量都比較低，嚴重影響事業單位的發展。所以在新時期，一定要加強事業單位人事檔案管理工作的創新，提高人事檔案管理工作的效率和質量。

一、人事檔案管理現存的問題

（一）單位管理意識不強，檔案管理基礎設施不足。在相關調研的基礎上發現，部分事業單位由于各種主客觀原因，人事檔案管理意識不強，不能充分認識到檔案管理對于單位發展、人員管理等方面的作用。與此同時，目前大部分事業范圍堅持紙質人事檔案管理和常規電子檔案管理兩種方式相結合。但各部門較為獨立，且電子檔案的管理不能及時更新和系統化，都在一定程度上導致了單位人事檔案管理的滯后性。

（二）檔案管理機制不完善。完善的人事檔案管理機制，有利于推動事業單位人力資源工作的進程。但在部分事業單位中，人事檔案成為一種形式上可有可無的擺設，且使用意識較差，在相關資料的查閱中，走“非正常”渠道，根本不將人事檔案作為衡量的標準。且人事檔案管理機制不完善，基礎設施欠缺，各部門之間形成單獨的資料庫，管理標準也較為隨意，嚴重缺乏規范化。

（三）管理人員專業性不夠。嚴格來說，人事檔案管理工作復雜繁瑣、專業要求高，且需要一定的連續性和銜接性，這給檔案管理人員也提出了較高的要求。但現實是，事業單位在改革發展中，由于編制的縮減，使得部分專業管理人才流失，部分事業單位的檔案管理人員，要么非專業，要么由其它崗位的人員兼職，甚至部分事業單位臨時雇傭檔案管理人員，這都影響了人事檔案管理工作。

二、新時期人事檔案管理的對策研究

（一）提升人事檔案管理人員的管理水平

作為人事檔案管理人員，要提升自己的業務素質，首先要提高自己的專業知識水平。對于目前一些非檔案管理專業出身的工作人員來說，更要加強學習檔案學理論知識。要多讀一些有關檔案管理學、檔案文獻編撰學、科技檔案管理學、檔案保護技術學、文書學等方面的書籍。從檔案的收集、整理、保管、統計、檢索、利用、編研、鑒定等方面熟悉專業工作，提高工作效率，保證工作質量。此外，人事檔案管理人員還要熟練掌握與檔案管理工作相關的科技知識。比如，要學會利用信息化媒體手段進行人事檔案管理，學會使用各種相關的軟件。常用的軟件如WORD和EXCEL的功能是極其強大的。即便人事檔案管理人員沒有機會參加專門的業務培訓，也完全可以借助網絡熟悉軟件的應用。

（二）建立良好的人與檔案相分離的人事管理體制

大部分檔案管理者在整理檔案的過程中經常發現，有些人的檔案存在著空白期，詢問之后發現，是由于在原單位辭職之后檔案沒有帶到新的單位，再次換工作的時候又從原單位將檔案調出，所以有一段時間的檔案自然就是空白的，也就出現了斷檔的現象。此外，許多事業單位將人才引進以后，很少查看人才之前的檔案記錄，用人單位也是熱衷于人才在實際工作中的業績來考核員工；有的員工，雖然已進入單位，但是其人事檔案依舊掛在人才市場上，也造成了此人的人事檔案得不到及時的更新。要建立一個良好的體系來保證“人檔合一”，所有部門的人事檔案都按照集中統一的改革思路，將政府人事部門所屬的人才流動機構、就業服務機構、教育機構有效地結合起來，成立一個政府所屬的統一的人事檔案管理中心，事業單位人員的人事檔案統一由政府所屬的人事檔案管理中心進行管理，開始逐步地杜絕人檔分離、斷檔等現象出現。

（三）強化事業單位人事檔案規范化管理

事業單位人事檔案應規定明確的檔案查、借閱范圍，人員，要求和方法。一般不準予查閱。事業單位人事檔案一般不得借出使用，如遇特殊的情況必須借出使用時，需說明借閱理由并經檔案主管部門批準；借閱人員應當保證檔案的完好；無論在借閱或歸還時都應該做好登記工作，保證檔案材料的安全、完整性。人事檔案轉入時要清點材料是否完整、真實并做好登記。人事檔案轉出時應對檔案進行整理和裝訂，保留且禁止剔除、扣留或分批轉出檔案材料。除人員調動方面的轉入轉出外，應及時報告死亡人員檔案并按相關程序作出處理。

（四）重視人事檔案管理的創新

創新與改革是保證事業單位長遠發展的重要基調，創新人事檔案管理的必要性不言而喻。人事檔案面向事業單位全體員工，考慮到人事信息和人員變動的復雜性，人事檔案管理既要符合現代化管理特征，又不能從集中管理模式下分離出來，辯證看待傳統管理手段的利弊，取其精華從而與現代化管理進行高度融合。在計算機的處理下，一個個紙質文件變成了數字文檔，將員工個人資料毫無分差地記錄于檔案之中。一方面有利于隨時對檔案進行補充更新，另一方面實現了便捷取檔、調檔，而且能夠有效防止檔案篡改等不良事件發生，保證個人信息是真實的、完整的，為事業單位科學選拔人才、調配崗位提供了重要信息依據。

結語

事業單位的人事檔案管理是動態發展、不斷向前的一個過程，在事業單位改革發展的過程中，人事檔案管理將會出現更多的問題。這就需要相關研究者和檔案管理一線工作人員不斷地探索和研究，在檔案管理工作中，更好地解決問題，切實提升工作水平，為實現事業單位更好更快的發展盡獻綿薄之力。