分析施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)與有效應(yīng)對(duì)

彭會(huì)

（中建三局投資發(fā)展公司，湖北 武漢 430000）

工程項(xiàng)目施工實(shí)質(zhì)上是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，除了常規(guī)的設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等工作以外，還有許多與之配套的工作需要關(guān)注，正是這些配套工作影響著施工企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展效果，而工程項(xiàng)目檔案管理正是其中最不可或缺的一項(xiàng)工作。如果不能及時(shí)的認(rèn)識(shí)到檔案管理的積極作用并且對(duì)其不足之處進(jìn)行完善，施工企業(yè)的一些信息資料的保存和整合分析都將難以為繼，這顯然不利于企業(yè)的長(zhǎng)久進(jìn)步。

一、施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)

工程項(xiàng)目檔案管理工作并非表面看起來一樣簡(jiǎn)單，其作用也不僅限于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保存，工程項(xiàng)目檔案中包含有多種事關(guān)工程建設(shè)的重要文件，比如說立項(xiàng)文件就是整個(gè)工程項(xiàng)目過程的總記錄，在項(xiàng)目確定要進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候就已經(jīng)存在了，其能夠?yàn)楹罄m(xù)財(cái)務(wù)編制、預(yù)算確認(rèn)、招投標(biāo)工作等等提供強(qiáng)有力的信息支持，另外還能給設(shè)計(jì)人員、施工人員提供總體性的信息參考。如果缺少了這些數(shù)據(jù)的支撐，那么工程施工必定難以繼續(xù)進(jìn)行下去，在這種情況下想要讓施工企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展更是無異于癡人說夢(mèng)。從中不難看出，工程項(xiàng)目檔案管理工作具有十分突出的重要性，但同時(shí)我們也必須要看到工程項(xiàng)目檔案管理中存在的諸多難點(diǎn)：首先，很多施工企業(yè)都沒能及時(shí)的認(rèn)識(shí)到工程項(xiàng)目檔案管理的重要性，在管理過程中得過且過、不求實(shí)際效果；其次，項(xiàng)目檔案管理工作是一種復(fù)雜的工作，想要保證其工作質(zhì)量，就離不開各種標(biāo)準(zhǔn)化流程和制度的保障，但是現(xiàn)在很多施工企業(yè)的工程項(xiàng)目檔案管理工作制度都漏洞百出；而后，工程項(xiàng)目檔案信息存在缺失和不真實(shí)的問題，也可能影響到最終工程項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量，在實(shí)際工作中常常出現(xiàn)這種問題：施工過程中各種資料由于諸多原因發(fā)生了缺失，到了工程尾聲準(zhǔn)備驗(yàn)收的時(shí)候，為了滿足驗(yàn)收竣工的規(guī)定，施工企業(yè)再利用復(fù)印件甚至是偽造件進(jìn)行應(yīng)付。還有的時(shí)候由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺席，導(dǎo)致一些文件無法及時(shí)的簽署和審批，施工企業(yè)為了趕進(jìn)度都會(huì)由工作人員自作主張的簽署，這樣一來檔案本身就失去了應(yīng)有的作用。

二、施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理難點(diǎn)的有效應(yīng)對(duì)措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是落實(shí)工程項(xiàng)目檔案管理的基本前提

施工企業(yè)的工程項(xiàng)目檔案管理工作目前都還基本沒有成型，想要真正的取得根本性發(fā)展，施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視必不可少。首先，要根據(jù)建筑工程施工的具體規(guī)模，確定本次施工及相應(yīng)管理的工作原則，建立健全檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，從人員編制上下功夫，保證檔案管理工作有人負(fù)責(zé)，另外，還需要加大檔案管理工作的資金投入，保證硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的配備。其次，在施工項(xiàng)目部建立起來以后，要盡快就工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行責(zé)任分配，確保其得以順利開展，同時(shí)每隔一段時(shí)間需要組織召開檔案管理工作階段性會(huì)議，對(duì)這段時(shí)間以來檔案管理的情況和成果進(jìn)行匯總，并且確定下一個(gè)階段的檔案管理工作方案。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)索質(zhì)的提升

由于重視程度不足或者是經(jīng)費(fèi)不足等原因，大部分施工企業(yè)對(duì)于檔案管理人員工作能力的建設(shè)都是持忽視態(tài)度，不愿意在人員培養(yǎng)方面投入太多的資金和精力，更有甚者，所有的工程項(xiàng)目檔案管理工作人員都是從其他崗位臨時(shí)抽調(diào)，沒有專業(yè)化的教育背景也沒有工作經(jīng)驗(yàn)，其工作效果可想而知。因此在今后的發(fā)展中，施工企業(yè)必須要每隔一段時(shí)間組織在崗檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)活動(dòng)，使之能夠更好的跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，明確工程項(xiàng)目檔案管理的新趨勢(shì)。在提升檔案管理工作人員工作能力的同時(shí)，施工企業(yè)還需要完善他們的服務(wù)意識(shí)，讓他們認(rèn)清自己的崗位職責(zé)，同時(shí)還需要激發(fā)他們的創(chuàng)新思維，保證檔案管理工作人員都能在本職工作中做出創(chuàng)新和探索，為提升工程項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量而做出努力。

（三）確保工程檔案資料的真實(shí)性與有效性

建筑項(xiàng)目施工中涉及到多種多樣的文件和方案，這些文件往往具有法律效力，事關(guān)到合同履行責(zé)任等問題，因此它們必須要準(zhǔn)確無誤且真實(shí)有效。具體來說在施工中，需要負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽字的就必須要由其本人簽署；所有獲得授權(quán)的文件和文書都必須要及時(shí)的經(jīng)營(yíng)保存，只有這樣才能確保檔案管理工作的有效性，把一切可能存在的檔案管理問題扼殺在搖籃里。另外，已經(jīng)確定下的工程檔案，即使后續(xù)因?yàn)楦鞣N原因需要進(jìn)行更改，也需要在原檔案上進(jìn)行標(biāo)注，同時(shí)蓋上負(fù)責(zé)人的印章以保其法律效力。

（四）制定并完善檔案管理相關(guān)規(guī)章制度

首先，要盡快建立健全檔案管理工作通報(bào)體系，檔案管理工作人員在每月月底需要做一次檔案管理匯總，同時(shí)在當(dāng)月的階段性會(huì)議上將匯總上交領(lǐng)導(dǎo)及監(jiān)理人員，對(duì)其中不符合要求的部分進(jìn)行改正。其次，要對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行考核，建立考核機(jī)制以保證考核效果。項(xiàng)目業(yè)主方也需要參與到檔案管理工作的監(jiān)督中來，根據(jù)檔案管理的實(shí)際質(zhì)量確定獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，讓檔案管理工作人員的薪酬待遇和其工作質(zhì)量掛鉤。最后，還需要將施工項(xiàng)目檔案管理工作納入到年度企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中，在年初對(duì)施工文件進(jìn)行驗(yàn)收和抽查，并且把管理責(zé)任落實(shí)到人頭上，真正做到有責(zé)可追、有責(zé)可問。

結(jié)語

綜上所述，工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)工程項(xiàng)目建設(shè)中非常重要的環(huán)節(jié)，貫穿了工程施工的整個(gè)階段，如果這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，那么整個(gè)工程的施工進(jìn)度將會(huì)受到影響。因此，相關(guān)管理人員需要重視工程項(xiàng)目檔案管理工作，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，提升企業(yè)的工程檔案管理水平，從而使企業(yè)能夠快速穩(wěn)定的發(fā)展。