大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理探討

李娟

（德州市園林綠化服務中心，山東 德州 253000）

引言：檔案管理工作是一項非常繁瑣和復雜的工作，是事業單位各項原始資料、檔案材料等等的收集和整理，在我國電子信息技術越來越發達的社會背景下，電子自動化技術已經被應用到檔案管理工作當中，電子檔案信息化管理在事業單位中的應用，不但可以減輕大量的人工操作，而且更加快捷和方便。

一、事業單位電子檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）缺乏對電子檔案信息化管理的重視度

在大數據背景下，事業單位的管理工作得到了全面的提升，各項現代化建設也在不斷的進行中，事業單位的基礎設施也得到了加強，但從其檔案管理工作的現狀來看，仍舊存在著很多的問題，雖然事業單位的檔案管理工作形式和內容也在不斷的創新，也已經向著電子檔案的方向邁進。但是，受傳統思維理念的束縛，管理層對電子檔案管理的不重視，這也是制約著檔案管理工作發展的主要因素。因為在事業單位領導者看來，事業單位的生存和發展與檔案管理工作沒有任何的關系，更認識不到檔案管理的重要性，雖然大多數事業單位也對檔案工作室進行了投資和建設，但因為思想觀念的制約和傳統工作習慣的影響，電子化檔案管理并沒有形成規范性和標準化，再加上事業單位管理者并沒有提高對檔案工作人員的培養與教育力度，這就使檔案信息化管理工作變成了一個資料儲存的過程，起不到檔案管理的真正作用。

（二）缺乏專業的管理人員

在大數人眼中，檔案管理工作是一份非常簡單的差事，所以在事業單位檔案管理中，在對于工作人員的安排上有著很大的弊端，一些事業單位根本沒有專門的檔案管理工作人員，進行檔案管理的只是兼職人員，而有的事業單位即使安排了專職的工作人員，從現狀來看，也是一些素質較差，或者在別的崗位上調過來的“關系戶”，這些工作人員缺乏專業的檔案管理知識，也沒有電子檔案管理工作經驗，有的甚至不熟悉計算機操作，他們只是把檔案信息化管理工作當作簡單資料存放，這就給大數據背景下事業單位檔案信息化管理的創新帶來了很大的困難。

二、大數據背景下事業單位電子檔案信息化管理的辦法和措施

（一）重視人才管理

推進檔案信息化的關鍵是人才。加強培養教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被社會廣泛關注。檔案信息化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響檔案信息化水平。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；有計劃有組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規律，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。

（二）信息化建設要著眼于提高系統的整體水平

根據系統論思想和集成化要求，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。

三、建立健全信息化檔案管理制度

（一）建立完善的檔案數字化管理制度。檔案的數字化管理應由國家檔案局進行統一組織與規劃，建立自上而下的電子檔案管理辦法和電子檔案管理制度，使得各個事業單位的檔案部門在進行管理時能夠做到有法可依。還要完善信息化從業資格制度。要通過崗前培訓和上崗考試，將檔案信息化基礎知識和基本技能作為信息化整體水平提高的必要條件。

（二）構建信息化研討和交流平臺。檔案管理工作的技能方面，包括網絡基礎和文字處理、數據處理等，為進一步提高檔案職業隊伍的信息化素養，需要加強構建信息化研討和交流的平臺，加大專題會議、現場觀摩、網絡討論、聯合進行課題研究等，并通過繼續教育等多種手段提高從業人員的工作技能。

（三）建立完善的檔案信息數據庫。事業單位的檔案信息化建設，都是著眼于硬件環境、網絡環境和應用系統建設，主要是為了滿足基本的檔案信息存儲、網絡通訊、安全管理、數字加工和數字認證。要建立一個完善的高效的信息數據庫，應符合以下幾個標準：第一，數據的內容和項目必須完整；第二，數據信息必須準確；第三，所提供的信息必須穩定；第四，所提供的數據應該規范；第五，提高電子檔案信息化管理的安全意識。

四、結束語

總而言之，文件電子化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現實意義。事業單位檔案部門在積極參與電子化管理的同時，應和技術部門、法律界和文件形成部門等各行各業人士密切配合，增強檔案法制意識，共同推進電子文件歸檔的社會化、標準化、自動化、網絡化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為檔案信息化建設做出應有的貢獻。