提升婦幼保健院檔案管理的對策及建議

張靈

（重慶市涪陵區婦幼保健院，重慶 404000）

檔案管理是婦幼保健院行政管理中非常重要的基礎工作之一，是對醫院發展過程的真實歷史記錄，在發展中能夠起到參考性價值，便于各項婦幼保健院管理工作以及婦幼保健院所開展的實際業務，對于各項建設性活動結果進行全面記錄，這能夠便于院管理部門對院整體發展情況進行全面總結，深刻探究各項工作開展以及發展的基本規律，更好地把握醫院發展中存在的不足之處，從而提出應對措施來提升婦幼保健院整體發展水平。

一、婦幼保健院檔案管理存在的問題探析

（一）收集檔案意識不強。

職能科室如設備、基建、人事、黨務、宣傳、保健、醫療、科研等原始檔案發生科室負責人責任心不強，對收集檔案意識不足，對檔案是單位重要信息的認知程度不高，忽略檔案資料的收集。對單位重大活動、階段性工作、學術活動、保健、醫務活動中形成的各種資料等留于工作人員個人手中，隨著時間的推移、科室和人員的調整或者人員的調離、退休、辭職，相關資料就會 “人去樓空”，工作交接時也未將檔案資料作為重要交接內容之一，寶貴的檔案資料將白白流失，有些檔案資料收集也零星不全，不能真實準確地反映歷史。

（二）檔案收集范圍不清。

婦幼保健院的檔案范圍由文書檔案、病歷檔案、照片檔案、實物檔案發展到今天的人事（非編）檔案、專項工作檔案、醫學出生證明檔案、執業許可證書檔案、榮譽檔案、實物檔案、資料電子檔案等，由于對檔案管理的內容沒有明確的要求，使許多應該納入檔案管理的檔案沒有納入管理，出現漏存。

（三）檔案管理人員專業不強。

當前大多數婦幼保健院的檔案管理人員基本來自于非專業，對檔案管理工作不重視，對檔案管理的重要性并不了解，專業知識不強，導致出現了一系列文書檔案的分類和保存重點錯誤，極大地影響了單位內部管理程序的有效運行，給醫院領導、相關科室查閱需求的相關資料造成了極大的不便[1]。

（四）檔案管理制度不全，檢查督促考核不落實。檔案管理制度的建立不健全，未將管理人員的檔案管理分類涵蓋在績效考核當中，對檔案管理的考核機制不嚴格，出現監督管理的“灰色”地帶，導致檔案歸檔不及時、不完整、借閱檔案不及時歸還、保管檔案不嚴謹等現象，也是檔案管理整個效率不高的原因之一[2]。

二、淺析婦幼保健院檔案管理工作的要點

（一）法制建設方面的增強

在未來婦幼保健院檔案管理的建設中，十分有必要進一步按照《中華人民共和國檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》、《檔案管理工作標準與檔案分類法》等有關法律、法規，加強檔案管理工作的合法化，從法律法規層面確定和保證檔案管理的實施，單位應根據自身情況，制定合理合法的檔案管理制度，使得檔案管理制度有法可依，有章可循。對檔案管理人員進行約束和提高。

（二）標準化建設方面的提高

除了系統地規范婦幼保健院的檔案管理行為以外，對檔案管理實施更加標準化的流程也十分重要。對檔案管理流程實行標準化操作，檔案管理最主要的目的是對資料進行翻閱和利用，建立標準完善的編排如類別、永久、長期、短期、時間、名稱等規范設置，確保檔案信息準確完整可靠，一目了然，一查到位，制定更加標準化的檔案管理流程更能提高檔案管理人員的責任意識，形成標準、規范的檔案管理模式。

（三）改革力度方面擴大

根據現有的這種情況，如果只是簡單的進行強調檔案管理必定收效甚微，所以就需要下大力氣進行改革。基于現婦幼保健院檔案管理水平的基礎上，深化現代檔案管理改革，加大投資，對婦幼保健院的部分基礎設施進行更新，對一些硬件設備能夠及時更新換代，并且增加現代基礎設施，如購置檔案管理軟件、添置一體化多功能掃描機、電子自助移動查閱機、二微碼掃描借閱、歸還機等，將原始紙質檔案完全轉化為現代化信息電子檔案，提高婦幼保健院的檔案先進管理水平。

三、提高婦幼保健院檔案管理工作水平的具體策略分析

（一）加強領導，增強管理意識

檔案記載了一個單位歷史發展的過程，它從不同的角度客觀地、全面地反映各個不同歷史時期、不同背景條件下的各項活動、重大事件、重要人物、重要工作等，是歷史的見證。院領導要加強對檔案工作的領導，把它納入重要的議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展、同步考核。同時還要加大對檔案管理的宣傳，使干部、職工從思想上認識檔案管理在醫院管理中的重要性和必要性，重視檔案資料的收集、保存與歸檔。

（二）加強培訓，提高業務水平

對檔案管理工作者要進行系統的業務知識培訓、定期組織檔案管理培訓班或派出去參加檔案管理專業知識繼續教育學習，培養檔案管理實踐能力，要讓檔案管理人員具備檔案管理的專業知識、專業技能、現代科學知識機文化素養，熟練掌握檔案的收集要素、形成過程、規范整理、科學鑒定檔案的保存價值，做好檔案的保管、統計、檢索、利用、編研、指導等工作。

（三）加強監督，保障檔案管理落到實處

加強婦幼保健院的檔案管理監督制度，將檔案管理人員的行為做到一定的限制，明確婦幼保健院檔案管理改革的最終方向，將現代化檔案管理工作改革落到實處，做好檔案管理的日常監督檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的科室或個人，應給予一定的獎勵，對疏忽大意、履職不力的科室或個人應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案工作造成影響，確保檔案管理項項落到實處[3]。

四、結語

綜上所述，要提升單位檔案管理工作水平，一是要增強認識、規范管理；二是加大專業技術人才的培養，做到業務精湛、知識全面；三是要加大檔案管理投資，運用現代化信息技術，實現智慧檔案管理，在現有的基礎上實施現代化的管理模式，制定合理的改進策略，讓婦幼保健院的檔案管理工作緊跟時代潮流，使檔案管理工作更加規范、高效、便捷。