新時期企業人事檔案管理的深化和創新

楊梅

（湖北省地質勘查裝備中心，湖北 武漢 430034）

人事檔案與財務概況等文件有一定的差距，市場經濟體制改革后，企業用人觀念、職工工作觀念發生了巨大變化，員工流動率很高。通常，傳統的文件管理方法很難適應企業人員文件管理的需求。在新情況下，企業應認識到人才檔案管理中存在的各種問題，積極改革和完善創新管理方法，更好地服務于人事管理，促進企業及其員工的發展。

一、新時期企業人事檔案的作用及管理重要性

（一）企業人事檔案的作用

1.企業人事檔案是實施人才強國戰略的需要

完善企業人事檔案管理是黨和政府了解企業人才隊伍的狀況，社會人才需求的分析，企業人才成長模型的探索，企業人才發展規劃的研究，企業人才工作政策的制定，保證人力資源安全和企業人才管理水平的提升，這是一項重要的基本性工作，大力實施人力資源開發振興戰略是其中的重要組成部分。

2.企業人事檔案工作是積極探索人事制度改革的重要依據

加強企業和業務人員檔案管理人員配備機構的發展，探索建立公開可用的公共人員檔案管理服務系統，以及進一步消除流動在城市和農村地區，部門和行業，身份和所有權的限制，以及在政府部門和企業之間進行溝通的渠道，公共和非公共組織之間以及不同地區之間的人才流動渠道形成了更加靈活的人才體系和豐富的人才工具。開發企業人事檔案的實踐證明，可以實施社會化人事檔案管理，使企業員工從“單位人”向“社會人”的轉變成為可能。同時，企業人事檔案是國家工作檔案制度的一部分，企業人事檔案管理制度的改革也可以為國家人事制度改革提供經驗。

（二）新時期企業人事檔案管理重要性

1.企業人事檔案管理對企業的重要性

只有通過對企業的人事檔案進行專業的數據分析，我們才能充分了解每個員工的基本情況。只有客觀地評估每個員工的綜合技能，才能做出最正確的管理決策。一旦員工升任新職位，他/她就可以跳過渡期，迅速進入員工的工作環境，提高工作效率，檔案管理工作的目的是單位人力資源的管理、開發服務，以調動干部和員工的積極性。

二、企業人事檔案管理工作中存在的問題

（一）企業人事檔案的管理內容陳舊，管理方式落后

當前，人事檔案的內容非常單調且過時。企業人事檔案僅記錄員工姓名，年齡和性別的基本條件，個人史料記載較多，但實際資料并不完整。它不能反映個人的專業和特征，它對企業人才的選擇、培訓、評價作用不大，不能對各方進行全面評價，不能滿足人事管理的需要。在人事檔案管理中，不論政府機關、企事業單位均采用統一的格式，統一的分類和統一的托管管理。管理風格很簡單，該系統非常傳統，沒有先進的信息管理方法。

（二）傳統的人事檔案管理體制不適應新的形勢

中國現行人事檔案的管理，特別是企業人事管理制度的改革，與現行制度不相容，無疑落后于發展社會主義市場經濟的要求。這種管理模式不再符合當前政治民主化進程的要求。傳統的企業人事檔案管理缺乏信息管理的概念，人事檔案管理方法明顯落后，無法滿足現代化的要求。

三、企業人事檔案管理問題形成的原因

（一）企業領導對人事檔案管理不夠重視

在許多企業中，人事檔案管理沒有引起足夠的重視，企業領導角色在人事檔案管理的重要性和公司不夠了解，他們總是認為人事檔案管理不屬于公司整體發展經營的一部分，也不能帶來可觀的收入，因此越來越不重視對公司人事檔案的管理，這不包括在企業總體戰略的規劃中。

（二）多數企業人事檔案利用程度不高

企業人事檔案管理的作用還沒有得到充分的發揮，對于人事檔案管理人員，無論是人事檔案信息的收集和歸檔，在現階段的企業人事檔案管理也顯然有些過度強調保密和忽略的現象，使用檔案意識薄弱。盡管在某些企業中也使用了人事檔案，但是其范圍和功能的使用可以忽略不計，管理人員僅參考人事檔案中員工的基本個人信息，而不會進行深入評估和評估深度。該問題直接導致企業人事檔案資料利用率低下，人事檔案功能無法得到更好的發揮。

四、新形勢下企業人事檔案管理的建議

（一）注重人事檔案管理工作，在企業加大力度宣傳相卻念

人事文件屬于單獨的文件，包括干部文件、員工文件等。文件內容可以反映員工的整體歷史記錄和當前狀態。因此，許多業務經理將人事檔案作為了解和雇用員工的重要依據，它與公司的運營和發展緊密相關。因此，管理人員應高度重視，并將人事檔案管理納入公司的長期發展目標。通過小組會議或業務指導，有關部門可以盡快了解收集人事檔案的范圍，增強責任感，主動與人事部門積極協作，做好收集作業，并嘗試扭轉文件管理混亂的現狀。

（二）努力提升人事檔案材料利用效率

人才是企業發展的根本，健全的人事檔案、科學的檔案管理對于企業員工的升職、企業的人員調動都有著十分重要的意義。因此企業在實際的人事檔案管理工作中應結合企業的實際需求，根據企業員工的工作崗位增加一些能夠反映員工個人能力的資料，更符合當前人事管理工作的需求，也可以有效地提高人事檔案的利用價值，比如個人的基本信息、學歷證明、學位證明、專業技術資格任職材料之外，讓用人單位能夠更加清晰的了解員工的個人情況，為企業的人事調動等決策提供依據。

人才是企業發展的基礎。健全的人事檔案和科學檔案的管理對于促進員工晉升和企業人事調動至關重要。因此，企業人事檔案的實際管理應結合企業的實際需要，根據企業員工的工作情況，一些信息可能反映出個人的能力，這更符合企業當前的管理要求，也能有效地提高人事檔案的利用價值。

結束語

人事檔案管理是企業檔案管理的重要組成部分。隨著經濟形勢的不斷變化，企業人才的不斷增加，人事檔案管理等問題不斷出現，嚴重影響企業的發展。因此，企業檔案工作者必須與時俱進，提高文獻管理的科學性，不斷總結經驗，提高文獻管理的有效性，提高服務水平。