檔案數字化及安全保密控制的對策

于廣含

（黑龍江省齊齊哈爾市依安縣依龍鎮政府，黑龍江 依安 161520）

檔案數字化是在科技水平不斷發展的基礎上所產生的新型檔案管理模式。我國的檔案數字化最初起源于上世紀80年代，在經歷了多年的發展之后，由于科技水平不斷提升，檔案數字化也在大范圍普及。檔案數字化，實則上就是將原有的檔案信息由紙質轉變為電子檔案，并且借助計算機技術和網絡技術展開檔案資源管理的過程。在先進技術的作用下，檔案信息的獲取效率以及處理效率得到了有效的提升。同時，檔案服務功能也在不斷擴展。考慮到檔案信息安全性會受到一定威脅，相關檔案管理人員應加強對安全保護控制措施的研究力度。

一、檔案數字化和安全控制的內容

（一）檔案數字化的主要內容

檔案數字化要想發揮其自身在檔案管理中的重要作用，就必須選用正確的質量控制方法。通過提升檔案數字化效率和優化檔案管理環境，促進檔案管理工作的高效開展。為了實現上述發展目標，應首先分析檔案數字化的工作原則和方案內容，并且對實際的工作流程進行有效規范。其次，做到對數字化檔案管理軟件的合理選用。在充分分析檔案管理服務需求的基礎上，合理選用檔案管理軟件，保證數字化檔案工作的高效開展。

（二）安全控制內容

檔案安全管理工作的主要內容是建立檔案安全工作制度，明確檔案安全管理目標，賦予相關人員檔案安全工作責任，注重設立檔案安全工作方案，防止因為檔案管理設備和軟件造成的泄密問題，檔案安全管理工作還要加強對相關人員的培訓，注重對進入檔案系統人員身份識別，并且圍繞著軟硬件環境，進行必要的安防系統建設，保證檔案操作環境的有效。

二、檔案數字化質量控制方法

（一）增強檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員作為具體檔案管理工作的直接參與者，其自身的業務能力與管理能力將直接關系到檔案管理工作的質量。為了實現提升檔案管理效率與管理質量的目標，就必須從增強檔案人員的綜合素質方面入手。要求相關部門應加大對檔案管理工作的投入力度，積極引進優秀的檔案管理人才。要求其除了要具備檔案管理專業能力外，還需要掌握一定的信息技術和計算機技術，確保檔案數字化工作的有效落實。在上崗之前，還應實行崗前培訓，圍繞檔案管理相關的技術和內容展開崗前培訓工作，全面提升檔案管理人員的綜合素質能力，使檔案數字化工作的開展得以有效推進。

（二）明確數字化檔案管理方案

圍繞著檔案管理數字化的基本要求，解決好當前檔案管理數字化建設中存在的實際問題，必須制定完善的檔案管理數字化的工作方案。首先，完善檔案管理數字化發展建設的目標，注重實現總體目標與階段性目標的科學設置，根據單位的實際軟硬件實力，明確檔案管理數字化發展的科學理念。其次，注重制定細致有效的檔案管理數字化工作的制度，解決檔案管理數字化中存在的問題，實行檔案管理數字化的標準化，全面提高檔案管理人員的操作標準，切實滿足檔案數字化運行的質量要求。

（三）構建檔案管理的數字化系統

做好檔案管理數字化工作，必須完善檔案管理數字軟件系統，充分依靠先進的專業軟件，全面提高檔案管理工作的質量水平，切實發揮出檔案管理數字化的實用功能。首先，通過先進軟件系統實現檔案數據信息收集、存儲和檢索工作的高質量目標，有效防止和提醒檔案管理人員發現檔案數據信息中存在的格式、數據等方面的錯誤。其次，全面提高檔案管理人員的工作效率和工作質量，通過先進的軟件系統進一步減輕檔案管理人員的工作壓力，使檔案管理人員可以更精準的圍繞著信息化軟件進行檔案數據的操作和有效管理。

三、檔案安全保密控制對策

（一）合理應用安全保障技術手段

為了實現數字化檔案安全保密的目的，應采取合理的安全保障技術手段，降低檔案數據信息丟失和數據被破壞的幾率，從根本上提升檔案管理工作的可靠性。主要可以通過優化檔案管理軟件系統的方式，提升檔案管理過程的安全保密性。此外，還可在系統內部增設防火墻和加密系統，實現對安全性要求較高數據的安全防護。在計算機系統內部建立內網，對外界網絡環境進行有效隔離，可起到防止外界攻擊影響和信息篡改的問題，對于提升檔案數據信息安全性具有積極作用。

（二）落實安全管理制度

做好數字化檔案信息的管理工作，必須健全檔案管理制度，明確在數字化環境中檔案運行的基本程序和辦法，通過落實各項具體責任制度，保證數據檔案在安全的環境下科學的運行，這樣才能全面提高數字化檔案安全管理工作的效率。首先，明確數字化檔案使用程序和安全防范的基本責任制度，對不同級別檔案使用和管理人員加強必要的安全教育培訓工作。其次，建立起涉密檔案的保密制度，注重對保密檔案的使用進行專門的審核，使保密檔案數據信息只有封閉的環境下進行使用，從而全面降低檔案泄密的風險。

（三）營造安全保密氛圍

做好數字化檔案的安全保密控制工作，必須形成良好的安全保密控制氛圍，并且養成良好的操作習慣，這樣才能有效降低檔案泄密風險。首先，加強檔案管理與使用者的安全教育，具體應當加強檔案管理人員和使用人員安全保密技能培訓，圍繞著檔案管理和使用中容易出現的泄密問題，對檔案相關人員進行必要的警示教育，從而提高檔案保密和安全管理工作效率。其次，形成良好的檔案保密工作文化氛圍建設，樹立檔案管理人員的安全保密理念，使檔案管理人員具有良好的檔案安全保護意識，注重加強檔案安全工作的檢查，實現對檔案數據的有效安全操作。第三，圍繞著檔案安全工作形勢進行針對性的補足，根據檔案管理和數字化環境形勢，及時做好相關的漏洞更新和病毒的查殺工作，保證提供良好的數字化檔案的運行環境。

結語：目前我國檔案數字化水平已經有了很大提高，但是檔案數字化的整體質量水平不高，檔案安全問題較為嚴重，還必須根據實際檔案工作需求，解決當前檔案工作存在的問題，全面提高檔案數字化建設的效率。