我國科技檔案管理體制機制建設的政策建議

閆婷

（山西省呂梁市人大常委會，山西 呂梁 033000）

我國科技檔案管理體制機制建設的基本原則應是遵循科技檔案的特性、運動規律及管理要求，適應科技檔案管理內外環境條件的變化要求，借鑒國外科技檔案管理先進經驗，結合我國具體實際，構建科學合理、有效可行的科技檔案管理體制機制。科技檔案管理體制機制是一個包括思想意識、法規制度、標準規范、組織體系、管理模式、人才隊伍、經費投入等各個層面或要素在內的復雜系統。構建和完善我國科技檔案管理體制，應以提高思想意識為前提，以健全法規制度和標準規范為基礎，以優化組織體系和管理模式為關鍵，以加強人才隊伍建設和經費投入為保障。

一、科技檔案的意義

與其他檔案資料相比，科技檔案具有較高專業性，涉及范圍廣、信息種類豐富，有著極強的現實性和成套性。科技檔案通常由不同專業信息資料構成，為提高管理效率，需要對具體資料進行分類整理；因專業類型較多，種類具有多樣性，檔案科技型特點非常突出；科技檔案圍繞單個的科研項目進行，且形成一系列成套的、有規律的、相應的科技文件資料；科技檔案還具有非常強的實用性，即使在歸檔后，也有很高的利用價值。在生產、科研、工程設計、基礎建設以及企業管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例逐漸提高，地位也愈加重要。

二、我國科技檔案管理體制機制現存問題

（一）思想意識落后

目前，仍有不少單位領導和具體工作人員的科技檔案意識薄弱，對國家檔案法規和上級要求重視不足。同時，還存在著重收集保管輕開發、重紙質檔案輕電子檔案利用的現象。

（二）運行管理體制缺乏科學性，落實不足

保證運行機制的有效性、科學性，是落實管理體制的重要條件，是如何實行管理體制的重要因素，但就目前的科技檔案管理體制落實現狀來看，缺少一套科學的運行機制。比如，在項目負責人的歸檔責任制管理中，各類科研項目的負責人應該嚴格履行自己在檔案中的義務，如果在科技項目的委托合同里沒有將這一點充分體現出來，項目負責人的檔案義務就會形同虛設，起不到任何作用。

（三）科技檔案具有較高的歸檔難度

科研工作本身具有較大的難度，所以很多科研人員經常出于保護自身知識產權的考慮，并不配合科研檔案的相關收集工作，并且也有將職務據為己有的私利想法。部分科研人員在科研項目進行完畢后，把很多重要內容留在自己手中，其中包括該科研項目的試驗方法以及相關數據，還有關的圖紙和關鍵技術等等，很多人普遍存在著不愿將這些技術公布出來的情況，甚至有可能提供虛假數據。對于檔案管理工作人員來說，這些專業的知識很少有所涉及，所以在歸檔工作中存在一些困難，并且也無法保證檔案的真實性。

三、科技檔案管理體制機制的改進政策

（一）科技檔案管理體制機制建設的政策建議

1.要將檔案當做一種資產進行管理利用。說起“檔案”首先讓人想起憑證，就有充當證據的作用。但是大多數人都忽視了檔案的信息、知識、情報價值。而科技檔案不同于行政管理中生成的書面檔案，科技檔案具有非常強的技術性，里邊含有許多科技信息，是國家和人民的一種重要資產［3］。并且這種資產可以為國家或者企業帶來經濟利益，是一種無形的資產。所以，要對科技檔案樹立資產意識。把科技檔案當做資產進行管理利用。我國的科技界和檔案界要樹立檔案資產觀念，將科技檔案管理納入國家資產管理范疇，積極審查評估科技檔案價值進行資產登記。

2.以利用為主。只有對科技檔案進行開發和利用才能體現出科技檔案的價值。科技檔案管理就是為科技工作和經濟建設服務的。有關部門和檔案管理人員要樹立“以用為主”的觀念，把對檔案信息的開發利用作為工作重點，以服務為本，把為科技工作者服務作為評價準則。樹立科技檔案開發利用指標，不斷加強對檔案中的信息、科技資源的開發和利用。

3.樹立對過程性檔案的重視。科技檔案收錄過程中不應該只注重對科技成果或者研究結果的記錄，也應該對其科研過程和科研的過程方法進行收集。一些實驗過程中包含了大量的經驗、能為之后的研究提供方便。正如對中國古代一些手工藝的傳承，一些特殊的手工藝只知道有這么一種物品，而卻制作不出，因此可以看出記錄科研過程的重要性。一些科研過程有時甚至比科研成果本身更具有價值。因此，我國需要完善一些科技檔案管理的制度，明確要求記錄過程性文件，將一些實驗數據列入科技存檔中。

（二）加大宣傳力度加快檔案收錄

要對檔案進行開發利用，就要加大對檔案資源的宣傳力度，否則會造成民眾對檔案資源不知有、不會用的尷尬情況。相反，如果對科技檔案資源宣傳到位，不僅能提高其利用效率，還能加快收率進度，增加資源的多樣性，使得檔案資源對社會經濟發展的作用更加明顯。

（三）加強科技檔案的開發利用

要加強對科技檔案的開發利用率，首先要轉變對檔案管理“重藏輕用”的觀念，不要只對科技檔案進行收藏，而不加利用，那樣和沒有收藏一樣。其次，還應該積極利用資源迎合市場，打造一批高水平人才，利用科技檔案資源服務于市場經濟。最后要完善管理程序，把圖片資料、文字資料、視頻音像資料進行整合，建立一整套搜索機制，使得信息資源好拿好放、使用便利。

科技檔案資源管理是一項龐大切繁雜的工程，但是卻對我國的社會主義現代化建設、經濟社會的發展具有重要作用，對于科學技術的進步和生產力的發展更加具有現實作用。而科技檔案管理制度水平的高低，直接決定著資源的利用效率以及能否對社會進步產生作用。所以，科技檔案管理體制建設需要及早提上日程，這也是社會發展的必然要求，所以未來幾年需要加強立法、改革，讓科技檔案信息資源體系早日為社會發展做出貢獻。