企業人力資源管理的工作分析實踐

劉宇

（遼寧建筑職業學院，遼寧 遼陽 111000）

一、工作分析的程序

作為對工作的一個全面評價過程，工作分析過程可分為以下4個階段，6個步驟：

第一階段：準備階段,此階段可分為3個步驟：

1.明確工作分析的目的和結果使用的范圍

工作分析的目的與結果使用的范圍決定了需要收集信息的類別和獲取信息的方法。例如，編寫工作說明書，為空缺崗位甄選雇員，可采用與員工面談的方式收集與工作有關的信息，而要對企業的各種工作進行量化排序、確定報酬，則可采用職位分析問卷法（PAQ）。

2.確定參與人員

參加工作分析的人通常有：人力資源專家——包括人力資源管理者、工作分析專家或咨詢人員、工作的實際承擔者以及直接主管等。有時，其他人也可作為工作信息的重要來源，如同部門其他崗位的員工、與本部門有工作聯系的其他部門的人員等。對服務性的工作崗位來說，顧客也是一個重要的工作信息來源。

3.選擇分析樣本

當需要分析的工作較多，而它們當中的有些工作有較大相似性時，如流水線上同一工序工人所做的工作，為節約成本，提高效率，不必對每個工作都進行分析，而應選擇有代表性的工作進行分析。

第二個階段：工作信息收集與分析階段，此階段包括了1個步驟：

4.收集并分析工作信息

采用各種方法收集前述有關工作的信息。如前所述，在此之前首先要明確信息收集的范圍。不同的工作分析目的需要涉及的信息的范圍有所不同。

第三階段：工作分析成果生成階段，此階段包括了1個步驟：

5.編寫工作說明書

工作說明書是工作分析的成果體現，具體編寫方法將在第四節中介紹

第四個階段：工作分析成果的實施、反饋與完善階段，此階段包括了1個步驟：

6.實施職務說明書的反饋與改進

在此階段，工作分析的成果被運用于具體的人力資源管理活動中，從而制作出各種具體應用的文件，如招聘錄用文件、績效考核標準、培訓計劃等。

二、編寫工作說明書

工作說明書又稱職務說明書，是工作分析的成果，它包括兩個部分：一是工作描述書，說明有關工作的特征；二是工作規范書，又稱任職說明，說明對從事工作的人的具體要求。

（一）明確工作說明書編寫的原則

1.統一規范

工作說明書的具體形式可能有多種，但其核心內容卻不應當改變。對于工作說明書中的重要項目，如工作概要、職責、任職資格等，必須建立統一的格式要求，否則工作說明書難以發揮工作管理作用。

2.清晰具體

工作說明書作為任職者的工作依據和具體要求，內容必須具體明了，對任職者或監管者而言是可理解、可操作、可反饋的。對工作的描述準確，語言精煉，簡短扼要，應盡量選擇具體、恰當的用詞，便于任職者把握。

3.范圍明確

在界定職位時，要確保指明工作的范圍和性質，如用“為本部門”、“按照經理的要求”這樣的句式來說明，此外，還要把所有重要的工作關系也包括在工作說明書中。

4.共同參與

工作說明書的編寫不應當閉門造車，而應由承擔該工作的任職人員、上級主管、人力資源專家共同參與，進行分析協商。只有將各方面的意見考慮在內了，制定出來的說明書才會為各方面所接受，也才能在工作中真正發揮作用。

（二）工作描述書的編寫

工作描述書是關于一種工作中包含的任務、職責以及責任，這三者可以被觀察到的活動的目錄清單。

工作描述書的基本內容包括：

1.工作識別：又稱工作標識、工作認定，包括工作名稱和工作地位。其中工作地位主要指所屬的確工作部門、直接上級職位、工作等級、工資水平、所轄人數、定員人數、工作地點、工作時間等。

2.工作編號：又稱崗位編號、工作代碼。一般按工作評估與分析的結果對工作進行編碼，目的在于快速查找所有的工作。企業中的每一種工作都應當有一個代碼，這些代碼代表了工作的一些重要特征，比如工資等級等。

3.工作概要；又稱職務摘要，指用簡練的語言概述工作的總體性質、中心任務和要達到的工作目標。

4.工作關系：又稱工作聯系，指任職者與組織內外其他人之間的關系。包括此工作受誰監督，可晉升的職位、可轉換的職位以及可遷移至此的職位，與哪些部門的職位發生聯系等。

5.工作職責：又稱工作任務，是工作描述書的主體。逐條指明工作的主要職責、工作任務、工作權限及工作結果（工作的績效標準）等。為使信息最大化，工作職責應在時間和重要性方面實行優化，指出每項職責的分量或價值。

6.工作條件與工作環境：工作條件主要包括任職者主要應用的設備名稱和運用資料的形式。工作環境包括工作場所、工作環境的危險性、職業病、工作的時間、工作的均衡性（一年中是否有集中的時間特別繁忙或特別閑暇）、工作環境的舒適度等。

三、工作規范書的編寫

工作規范書，又稱任職說明，是一個人為了完成某種特定的工作所必須具備的知識、技能、能力以及其他特征的一份目錄清單。知識是指為了成功地完成某項工作任務而必須掌握的事實性或程序性信息；技能是指一個人在完成某項特定的工作任務方面所具備的熟練水平；能力是指一個人所擁有的比較通用的且具有持久性的才能；其他特征主要是指一些性格特征，例如一個人達到目標的動力或持久性等。這些特征都是不能被直接觀察到的與人有關的特點，只有當一個人實際承擔起工作的任務、職責和責任的時候，才有可能對這些特點進行觀察。

需要注意的是，這里所說的知識、技能、能力以及其他特征是對該項工作的任職者的最低要求（門檻），而不是最理想的任職者的形象。

工作規范書的內容主要包括：

1.一般要求：包括年齡、性別、學歷、工作經驗等。

2.生理要求：包括健康狀況、力量與體力、運動的靈活性、感覺器官的靈敏度等。

3.心理要求：包括觀察能力、集中能力、記憶能力、理解能力、學習能力、解決問題能力、創造性、數學計算能力、語言表達能力、決策能力、交際能力、性格、氣質、興趣、愛好、態度、事業心、合作性、領導能力等。