基層事業(yè)單位檔案的管理及利用

崔濤

（河北省望都縣供銷合作社聯(lián)合社，河北 保定 072450）

基層事業(yè)單位開展檔案管理工作是非常關(guān)鍵的，可以充分反映出事業(yè)單位的實(shí)際情況，發(fā)揮出檔案的實(shí)際利用價(jià)值。因此，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，不斷提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新目標(biāo)。

一、基層事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

（一）機(jī)密性

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其中的一個(gè)特點(diǎn)就是機(jī)密性，在開展相關(guān)工作時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，一旦檔案管理工作出現(xiàn)泄密現(xiàn)象，或機(jī)密性不強(qiáng)等，后果將會(huì)不堪設(shè)想。

（二）真實(shí)性

對(duì)于檔案管理資料來(lái)說(shuō)，必須要具備真實(shí)性，充分反映出事業(yè)單位實(shí)際情況，在開展各項(xiàng)管理工作時(shí)，檔案管理人員要做好資料的整理與鑒別工作，并且確保材料的真實(shí)性與權(quán)威性，避免出現(xiàn)任何非法行為。

（三）動(dòng)態(tài)性

檔案管理自身的內(nèi)容處于還不斷更新與變化過程中，要隨著單位不斷發(fā)展變化而變化，做到與時(shí)俱進(jìn)、緊跟時(shí)代步伐。因此，在開展事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，要基于動(dòng)態(tài)性角度來(lái)進(jìn)行，充分發(fā)揮出檔案管理工作的利用價(jià)值。

二、基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善

現(xiàn)在我國(guó)檔案事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候仍舊有很多不足之處，比如：檔案組卷不一致、檔案卷序號(hào)，標(biāo)題不完善等的現(xiàn)象，甚至在基層事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中還存在檔案資料沒有目錄的現(xiàn)象。很多一層事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，還仍舊存在著保密、收集等相關(guān)管理措施不科學(xué)等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象嚴(yán)重的制約了我國(guó)檔案發(fā)展的速度，很多基層事業(yè)單位的檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)于一些管理制度留于表面工作的現(xiàn)象，針對(duì)這種現(xiàn)象我們必須要對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)，這樣檔案的可靠性才能得到提升。

（二）缺乏專業(yè)化檔案管理人員

檔案管理具有流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)及綜合素質(zhì)有一定的要求，但檔案管理又是一項(xiàng)非常枯燥的工作，沒有一定的恒心和耐力很難數(shù)年如一日地干好這項(xiàng)工作。與此同時(shí)，由于檔案工作不受重視，檔案管理人員的薪酬待遇普遍偏低，以基層事業(yè)單位的環(huán)境和條件很難吸引和留住專業(yè)的檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理崗位的人員流失現(xiàn)象特別嚴(yán)重。現(xiàn)有的檔案管理人員大多沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，其檔案管理理念滯后，檔案管理技能缺乏，只能進(jìn)行一些最基本的檔案管理操作，既不能保證檔案管理的安全性、全面性、及時(shí)性，也不能進(jìn)行深層次的檔案資源開發(fā)利用等活動(dòng)，嚴(yán)重制約了單位檔案管理工作的發(fā)展。

（三）基層事業(yè)單位檔案檢索效率低下

傳統(tǒng)模式下檔案資料檢索需要人工處理，根據(jù)檔案類型找到其編碼，再通過編碼找出檔案資料，這種檢索形式所需時(shí)間較長(zhǎng)，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開展檢索工作，極大浪費(fèi)了檔案管理人力資源。當(dāng)前計(jì)算機(jī)檔案管理檢索較為方便，但因部分基層事業(yè)單位信息化程度不足，致使部分檔案難以通過計(jì)算機(jī)實(shí)施檢索，極大影響了檔案管理效果。另外，基層事業(yè)單位檔案信息管理平臺(tái)檢索功能需要對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤加以讀取，一些事業(yè)單位計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)落后，導(dǎo)致其檢索時(shí)間過長(zhǎng)，硬盤讀取及響應(yīng)速度較慢，這也是影響基層事業(yè)單位檔案管理檢索效率的原因之一。

三、解決檔案管理過程中出現(xiàn)問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）建立健全檔案管理體系。無(wú)規(guī)則不成方圓，基層管理要建立和單位性質(zhì)相適應(yīng)的檔案管理制度，凡是以規(guī)則辦事，規(guī)范自己的行為，在制定規(guī)則的同時(shí)要注意規(guī)則的可操作性及實(shí)用性，遵守言簡(jiǎn)意賅的原則，充分發(fā)揮檔案管理應(yīng)有的價(jià)值，一旦形成規(guī)章制度，所有人要無(wú)條件遵守，人人平等，以規(guī)則約束員工，建立完事的檔案獎(jiǎng)懲機(jī)制，及時(shí)有效的進(jìn)行獎(jiǎng)懲，對(duì)好的行為要及時(shí)表現(xiàn)，那些破壞檔案工作或是不嚴(yán)格履行規(guī)章的人嚴(yán)格處分，這樣才能形成好的檔案管理行為。

（二）基層事業(yè)單位應(yīng)重視人才培養(yǎng)工作

管理人員專業(yè)水平高低直接影響基層事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，在基層事業(yè)單位人才選拔方面，可吸納部分離退休員工，這些員工有著多年工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基層事業(yè)單位各項(xiàng)工作的熟悉程度較高，尤其在其原有工作領(lǐng)域范圍之內(nèi)，對(duì)基層事業(yè)單位檔案管理工作完善方面具有一定的權(quán)威性。除此之外，還應(yīng)重視基層事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，加大青年管理人員的培養(yǎng)力度，針對(duì)檔案管理專業(yè)優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生，可予以優(yōu)先考慮，大學(xué)畢業(yè)生剛剛走出校園，工作熱情程度較高，但檔案管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少。鑒于此，基層事業(yè)單位可加強(qiáng)崗前培訓(xùn)力度，從而調(diào)整檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)，提高基層事業(yè)單位檔案管理水平。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

作為檔案管理工作的組織者和實(shí)施者，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力及專業(yè)水平直接決定著檔案管理的最終效率和質(zhì)量，因此，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)勢(shì)在必行。單位應(yīng)定期組織檔案管理人員參加各種學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，通過系統(tǒng)培訓(xùn)豐富檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案工作能力。有條件的單位可以組織檔案管理人員去其他先進(jìn)單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，幫助檔案管理人員掌握最新的檔案管理理論及技巧，熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備的操作使用方法，不斷拓寬檔案管理人員的眼界，增強(qiáng)其工作本領(lǐng)，使之不僅能高效完成基本的檔案管理活動(dòng)，而且能夠勝任檔案資源開發(fā)、檔案社會(huì)化服務(wù)等更高層次的工作。

四、結(jié)語(yǔ)

為了讓檔案管理工作充分發(fā)揮出對(duì)于社會(huì)事業(yè)、經(jīng)濟(jì)的推動(dòng)作用，基層事業(yè)單位要針對(duì)檔案管理工作中存在的問題，積極進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，明確現(xiàn)代化檔案管理的工作目標(biāo)，建立起現(xiàn)代化的檔案管理體系，從而使檔案管理工作的效率得到改善，綜合管理水平得到提高。