淺析A集團財務信息化的應用

北京航天醫院公司 張娟

1 引言

A集團要想保持長足穩定的發展，必須要進行財務信息化建設。隨著信息技術以及現代化科技的迅猛發展，A集團提升競爭力要靠財務信息化。A集團強化財務管理水平需要財務信息化，解決當前財務工作中常出現的問題。A集團目前的管理模式，A集團實現對下屬單位的管控需要建立事業部的形式，事業部與總部的職能定位如圖1所示。

圖1

正式基于上述模式，A集團通過事業部機制，為實現對各事業部下屬單位的管理，需要建立相應的職能權限部門做到對財務工作的控制和監督，建立統一的管控質量體系等。針對A集團而言，A集團管控模式在A集團層面可以采用財務管控體系，在各事業部層面采用業務控制型管控體系。

2 A集團信息化項目目標

總體目標：隨需應變、集成管理。

2.1 供應鏈管理目標：利潤最大化

面對信息孤島、成本的問題，管理供應鏈的目標要求達到供應鏈的最大化贏利。從這三方面來達到A集團這個目標。首先A集團進行梳理組織架構，最大可能到組織構架的扁平化；其次是信息系統，A集團化要求供應鏈數據相互共享和信息高度集成，在一致的信息平臺上協同進行工作；最后A集團要建立供應鏈的管理績效體系，必定要用對應的管理手段進行輔助；慢慢將核算型財務過渡為管理型的財務，如圖2所示。

(1)全面性。財務信息化系統集人力資源管理、供應鏈管理、財務管理、商業分析及行業插件等業務管理組件為一體，以成本管理為目標，通過對責任及成本目標進行考核激勵，建立A集團人、物、產、財、供、銷完整科學的管理體系。浪潮的財務管理軟件，服務器在航天科技有限公司，有專用的財務網上報銷管理軟件。

(2)靈活性、適應性。浪潮財務信息化系統建立在航天科技服務平臺之上，具有很強的靈活性，通過內嵌的自助業務配置工具可以實現流程、功能、模塊、報表、單據、等環節的靈活配置，輔助A集團實現個性化需求管理的快速部署；如報銷基本全是電子簽名，互聯網外網連接，網上填寫單據，雙重用戶名登錄，安全性很強。

圖2 A集團系統信息化應用藍圖

2.2 解決方案：集中基礎數據及財務管理系統

(1)業務場景/需求。A集團基礎資料比較復雜，在系統中客商的信息有1萬余條、物料信息有1萬余條、不同子公司之間物料名稱不一致、客商編碼不一致、會計科目二三級不一致，并且同一種產品在不同子公司之間的物料的包裝體積也是不一致的，體積不一樣就造成了支付的運輸費用的不一致。以上這些因素客觀造成了A集團對基礎數據的管控方便不能夠全面掌控和統一管理，容易出現重復增加基礎信息的情況。在財務報表處理方面，原來的管理模式是各個子公司可以隨意的增加和減少會計科目，造成各個子公司與集團之間的會計科目不一致，集團在統計合并報表和做賬務分析時十分不方便。要實現的目標是：規范企業內部各種基礎資料和各種業務流程；使用統一的數據中心及統一的基礎資料數據對集團及各個子公司進行管理，提高企業業務流程的標準化和規范化，實現集團對子公司業務的管控功能。

(2)信息化應用。全集團所有的會計科目、物料、供應商、客戶等全部在集團進行維護，然后分配到各個子公司進行使用，各子公司不允許新增任何基礎資料，這樣就保證了基礎數據的統一性。在統計匯總各種報表時，所有子公司的統計口徑都是一致的，如圖3所示。

(3)系統應用評價。實現了集團內所有子公司基礎資料的統一管理，形成了一套基礎資料管理的規范，加強了對各個子公司基本資料的管控。

圖3

3 應用價值

應用價值說明：統一了基礎資料，統一了會計政策，統一了報表計算口徑，規范了基礎資料信息管理。

3.1 信息化應用價值

使用統一的數據中心及統一的基礎資料數據對A集團及各個科室進行管理，提高了A集團業務流程的標準化和規范化，也實現了A集團對科室業務的管控功能。所有業務數據實時生成財務憑證，減輕了財務人員制單的工作量，也提高了憑證數據的準確性。A集團即時庫存系統可以即時查詢到，當物料即將過保質期時系統給予預警提示，當物料不入不出達到一定時間后也給予提示。提高了A集團庫存管理水平，減少了過期品和呆滯品發生的機率。實現了全面預算管理，達到了事前控制。有專用的財務網上報銷管理軟件，大大提高工作效率。

3.2 信息化應用效果

有效訂單執行率由原來的80%提升到95%，促銷銷售政策執行全部進行管控，銷售政策執行的有效性由原來的90%提升到100%。銷售結算單結算的時間由原來的一張單據5分鐘提升到現在的3分鐘，期末財務結賬的速度由原來的10天縮減為5天。提高了存貨周轉率，減少了庫存積壓和呆滯發生，為管理層提供了決策的依據。原來庫存呆滯發生的可能性由100%降低到5%。通過梳理業務流程，使企業流程更新規范后和合理化。與原來應用的軟件相比較，業務流程匹配度由原來的40%提升到95%。使用統一的數據中心來管理集團和各個子公司的業務，全集團使用統一的會計科目體系及統一的基礎資料數據，目前集團及下屬11家子公司的所有數據都可以實時查詢。

今麥郎財務核算流程比較復雜，財務部員工有100余人，每個人負責不同業務或不同會計科目業務的處理，且大部分員工在現實業務中也只做某幾個科目的憑證，而其他科目的憑證是不允許看到的。在信息化系統中通過數據權限的設定，使財務部員工和分工更加明確化，也實現了憑證查看權限的隔離。財務所有憑證全部使用工作流驅動，工作流與業務數據權限進行綁定。實現了事找人的工作模式。業務系統單據實時生成財務憑證。出入庫業務實行批號加垛碼號管理，有利于產品發貨流通途徑的追蹤。集團維護促銷銷售政策，子公司必須按照集團規定的促銷政策和產品基本價格進行銷售。促銷業務管理系統可滿足企業各種各樣的促銷手段，包括打折、搭贈、限量銷售、組合搭贈、運費沖減政策、坎級政策等。A集團倉庫比較多，集團每天裝車的車輛有100余輛，為了實際有序裝車，在軟件中實現了裝車順序號管理，先開發貨通知單的車輛優先裝車。通過裝車順序號對車輛裝車的順序進行了排序，實現了有序裝車。A集團倉庫比較多，且分布范圍比較廣，客觀上造成了在銷售結算時容易少結算出庫單的情況。系統實現了車輛裝貨出廠一車一結算功能，在出廠結算時如果少結算出庫單，系統會進行報警。對運費進行了管理，在應收單結算時系統可自動計算出今麥郎方承擔的運費及客戶承擔的運費金額，根據以上數據在信息化系統中生成運輸協議。實現運輸費用的管理。

A集團擁有10000余家客戶，每個月的對賬都是一個頭疼的事情。為了方便客戶與集團的往來對賬，引進了類似銀行對賬單的管理思路，在信息化系統中可以成批的打印出客戶的對賬單，裝入信封后郵寄給客戶。集中訂單處理，客戶的訂單全部由總部集中接收和處理，由總部來調度安排各個子公司進行發貨。即時庫存查詢及全局庫存查詢，能夠即時看到當前庫存情況，還可以分析出當前庫存量有多少是可用的庫存，還有多少是正在裝車或即將需要出庫的庫存量。

3.3 應用價值

使用統一的數據中心及統一的基礎資料數據對集團及各個子公司進行管理，提高了企業業務流程的標準化和規范化，也實現了集團對子公司業務的管控功能。所有業務數據實時生成財務憑證，減輕了財務人員制單的工作量，也提高了憑證數據的準確性。實現了集團對各個子公司銷售政策的集中管控，不應該執行的銷售政策絕對不會執行，大大提高了集團對銷售政策的掌控力度。實現了在銷售結算時所有的打折情況和贈品情況都是有政策可依的。

通過促銷管理系統，所有的運費數據及運輸協議全部由系統自動計算和生成，實現了運輸費用的管控。為了防止不同區域的客戶進行串貨的情況，產品銷售時不僅要精確到產品的批次，更要精確到產品是從哪一個托盤發貨的。當某個區域出現串貨的情況時，可以根據批次和垛碼號查詢到是哪個客戶進行了串貨；從某種意義上講當某個批次的產品出現質量問題后，也可以快速的進行召回。企業即時庫存系統可以即時查詢到，當物料即將過保質期時系統給予預警提示，當物料不入不出達到一定時間后也給予提示。提高了企業庫存管理水平，減少了過期品和呆滯品發生的機率。

4 結語

結合自己在A集團的親身體驗、觀察以及與客戶的交流，從客戶，職工對財務工作效率的滿意度、管理層意識和A集團文化等方面，深刻認識到財務信息化在今麥發展中的重要作用。如何建立科學有效的財務信息化系統，最大限度地提高財務工作的效率和財務數據的準確安全性，值得我們深思。