信息化背景下高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的再思考*

應(yīng)蕙蕙

（浙江水利水電學(xué)院 浙江杭州 30018）

近些年來(lái)，隨著高校科學(xué)研究項(xiàng)目立項(xiàng)、推進(jìn)與結(jié)題的增多，高校開(kāi)展科研活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案材料也逐漸增多，呈現(xiàn)出其重要的價(jià)值。但是關(guān)于檔案應(yīng)該怎么使用、應(yīng)該怎么保存、需要從哪些方面掌握項(xiàng)目研究的過(guò)程性檔案，并保存相關(guān)檔案材料、如何保證其查詢效率和有效性等等，成了高校科研檔案管理信息化規(guī)范化建設(shè)亟需解決的問(wèn)題。

一、信息化背景下高校科研檔案新內(nèi)涵

在高校發(fā)展過(guò)程中，高校科研檔案具有十分重要的作用，是高校開(kāi)展科研活動(dòng)的歷史記錄，充分地反映高校的科研水平。高校科研檔案都是客觀實(shí)際的科研檔案，主要包含以下內(nèi)容：前期準(zhǔn)備階段的科研課題申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)通知書(shū)等文件；中期階段檔案包括調(diào)研數(shù)據(jù)、報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、圖紙等；后期階段的論文、科研報(bào)告等材料。[1]科研檔案主要具有以下幾方面的價(jià)值：

（一）科研檔案能夠提升高校教學(xué)、管理工作質(zhì)量。科研檔案是一種信息資源，是科研評(píng)價(jià)的客觀依據(jù)，通過(guò)科研檔案可以深入了解課題的前期研究狀況，是績(jī)效考核獎(jiǎng)勵(lì)的重要憑證。它體現(xiàn)和代表了一所高校的發(fā)展進(jìn)程和輝煌歷史，是研究人員、教師專業(yè)發(fā)展的重要憑證，是高校整體工作的重中之重，能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)和管理工作提供有力保障，是最為可靠和真實(shí)的情報(bào)信息資源，能夠?yàn)槿＝搪毠ず涂蒲泄ぷ魅藛T組織科研各種活動(dòng)提供最有原始價(jià)值的憑證和記錄，如：科研立項(xiàng)申報(bào)、研究過(guò)程、科研解題。

（二）科研檔案是科研管理的重要憑證。科研檔案具有自身的客觀性，在學(xué)校管理發(fā)展過(guò)程中，科研檔案是問(wèn)題研究的解決參考，是學(xué)校實(shí)踐探索、科研管理的理論支撐和重要憑證。高校管理離不開(kāi)對(duì)歷史、現(xiàn)實(shí)情況的科學(xué)把握和分析，在高校進(jìn)行課題研究的過(guò)程中，高校科研檔案是整個(gè)過(guò)程形成的全部檔案，并且課題有關(guān)研究的配套檔案也是每所高校科研檔案的主體部分，如：文字資料、財(cái)務(wù)賬目、經(jīng)費(fèi)運(yùn)用情況等，是高校科研管理的重要憑證。

（三）科研檔案管理工作能夠?yàn)楦咝５慕】蛋l(fā)展保駕護(hù)航。高校檔案是科研成果的最終形式，是學(xué)校管理的重要決策依據(jù)，能夠?yàn)楦咝５慕】蛋l(fā)展保駕護(hù)航，是高校知識(shí)積累的重要源泉，是高校學(xué)術(shù)交流、科研合作的主要內(nèi)容與基礎(chǔ)，是教學(xué)管理業(yè)務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)積累。而高校能夠?yàn)閲?guó)家和社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)秀人才的重要載體，為了進(jìn)一步促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量水平的提升，作為高校的教師，不但要不斷地更新教育教學(xué)方法，還要熟練掌握所學(xué)專業(yè)的前沿性知識(shí)，利用科研檔案提煉出與之相關(guān)的理論研究成果，并且在課堂的教學(xué)過(guò)程中，向?qū)W生進(jìn)行傳授，從而為高校的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

二、信息化對(duì)高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的要求

（一）科研檔案內(nèi)容規(guī)范化建設(shè)要求。針對(duì)科研檔案內(nèi)容來(lái)說(shuō)，信息化背景下，需要規(guī)范科研內(nèi)容的分類才能促進(jìn)科研檔案進(jìn)一步開(kāi)展有效的分類編碼和儲(chǔ)存。科研檔案內(nèi)容應(yīng)包括科研文件、科研成果、科研人員、科研項(xiàng)目以及科研活動(dòng)材料的基本信息。科研檔案內(nèi)容規(guī)范化建設(shè)包括兩方面的內(nèi)容，即：科研檔案信息化建設(shè)、科研檔案信息建設(shè)。檔案建檔和歸檔的目的還是要為檔案的查詢和使用服務(wù)，為了對(duì)課題研究的過(guò)程性檔案進(jìn)行項(xiàng)目的規(guī)范化歸檔，我們需要需要根據(jù)時(shí)間與類屬，對(duì)單個(gè)、獨(dú)立的檔案進(jìn)行編碼歸檔。[2]如：對(duì)某一課題各個(gè)方面的檔案進(jìn)行成套歸檔，其中不但包括課題獲獎(jiǎng)證書(shū)、中期檢查與結(jié)題報(bào)告、成果轉(zhuǎn)換與應(yīng)用證明等，還包括課題的立項(xiàng)申報(bào)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、立項(xiàng)通知書(shū)、階段性成果等。

（二）科研檔案管理形式的規(guī)范化要求。為了方便科研檔案的格式轉(zhuǎn)化，在科研檔案管理形式規(guī)范化建設(shè)中，要保證科研檔案格式形式上的清晰。同時(shí)，因?yàn)閮?nèi)容也有相應(yīng)的形式要求，有些科研檔案也需要進(jìn)行格式上的清晰，如：一般情況下，科研文件都是可以自由轉(zhuǎn)化為圖片的，都是PDF格式；為了有效體現(xiàn)科研成果的公開(kāi)發(fā)表情況，科研論文也可以為PDF格式；科研成果可以是PDF格式，可以用PDF記錄多頁(yè)多項(xiàng)建議。并且考慮到有的優(yōu)秀科研成果的再轉(zhuǎn)化、再使用、再編輯等，科研成果也可以是加密后的WORD格式，并且也可以是JPG格式，如科研活動(dòng)和科研會(huì)議等。

（三）科研檔案的時(shí)間、平臺(tái)規(guī)范、機(jī)制規(guī)范要求。在不同時(shí)期中，任何事物的價(jià)值都是不同的，具有一定的時(shí)間屬性。一般來(lái)說(shuō)，科研檔案超過(guò)了五年的時(shí)間，其檢索率就會(huì)下降很多，只要科研檔案信息全、保存得好、更新得快、編碼科學(xué)的科研檔案才具有更高的價(jià)值。對(duì)于科研人員來(lái)說(shuō)，在這段時(shí)間中，科研人員申請(qǐng)高一級(jí)職稱、職稱評(píng)審的過(guò)程中，科研成果最有價(jià)值，尤其是當(dāng)年對(duì)科研成果考核和獎(jiǎng)勵(lì)最有價(jià)值。建立科研管理的系統(tǒng)平臺(tái)是科研檔案管理技術(shù)支撐的范疇，能夠提升科研檔案管理效率和用途，是科研檔案信息化管理的最基本條件。在平臺(tái)規(guī)范化建設(shè)上面，我們要加強(qiáng)平臺(tái)的規(guī)范化建設(shè)，增強(qiáng)科研檔案各個(gè)方面的信息化管理，促進(jìn)高校科研檔案的信息化管理。另外，科研檔案的整體管理和整個(gè)檔案建設(shè)機(jī)制的健全性，都會(huì)受到建檔機(jī)制中的任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)或多或少問(wèn)題的影響。因此，信息化背景下，建檔機(jī)制要融合科研檔案的管理理念、意識(shí)、制度以及管理人員等，提高科研檔案的管理效率，我們需要有一個(gè)把個(gè)人檔案管理轉(zhuǎn)換成學(xué)校的科研檔案管理，要建立一整套行之有效的管理辦法，有一個(gè)把科研管理與個(gè)人知識(shí)管理結(jié)合的機(jī)制。目前，在科研管理的信息化平臺(tái)建設(shè)中，很多高校都建立了“科研管理的系統(tǒng)化平臺(tái)”，主要包括了科研成果、科研人員的基本信息和科研文件的電子化存儲(chǔ)等，并把科研管理都納入了這種機(jī)制建設(shè)。

三、信息化背景下高校科研檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，很多高校為了實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的全員參與，在信息化建設(shè)方面，都建立了獨(dú)立的科研檔子檔案管理平臺(tái)。但是，還有不少學(xué)校缺乏統(tǒng)一化的科研電子檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，缺乏相應(yīng)的制度與機(jī)制保障，紙質(zhì)檔案建設(shè)不夠規(guī)范、齊備，電子檔案的內(nèi)容、形式、使用與轉(zhuǎn)化不足等情況。[3]

（一）歸檔意識(shí)較為薄弱。職稱材料的檔案具有較高較全的要求，但是，很多做項(xiàng)目研究的教師缺乏足夠的建檔意識(shí)，在申報(bào)優(yōu)秀成果獎(jiǎng)、申報(bào)職稱時(shí)會(huì)超多項(xiàng)索取，阻礙了科研管理日常工作的進(jìn)度。并且由于急急忙忙地向科研處索取檔案證明，會(huì)為工作人員增加很大的壓力。

（二）歸檔及時(shí)性不高。科研檔案的歸檔是一種持續(xù)性很強(qiáng)的工作，在歸檔工作的行動(dòng)、機(jī)制上，需要科研管理人員面面俱到。目前，很多高校的科研管理人員，在實(shí)際工作中，忽視了對(duì)新的科研文件、項(xiàng)目檔案的及時(shí)歸檔工作，忽視了課題研究中間試驗(yàn)階段的歸檔工作，在意識(shí)上缺乏足夠深刻的認(rèn)識(shí)，往往把重心放在課題申請(qǐng)立項(xiàng)與鑒定結(jié)題階段中，最終導(dǎo)致歸檔可能出現(xiàn)檔案不齊全或缺失的問(wèn)題。

（三）平臺(tái)機(jī)制不完善。檔案科研需要有專職的科研檔案管理人員，只有這樣才能做好檔案科研工作，并且科研檔案管理屬于“做好是應(yīng)該，不做好也看不出”的事，是科研項(xiàng)目管理的一個(gè)“收尾”工作，檔案科研更需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。但目前科研檔案缺乏科研管理的可存儲(chǔ)性平臺(tái)，平臺(tái)機(jī)制還不夠完善，在日常工作中，很多高校科研管理人員負(fù)責(zé)科研檔案的建設(shè)、查詢與完善等工作，加大了科研管理人的工作量。并且由于領(lǐng)導(dǎo)不重視、管理人員業(yè)務(wù)多等因素的影響，導(dǎo)致把檔案建設(shè)落實(shí)到科研參與者的方方面面，增加其壓力。

四、促進(jìn)高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有效措施

（一）增強(qiáng)檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展的制度保障。為了適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，高校科研檔案管理規(guī)范化建設(shè)首先要增強(qiáng)科研部門對(duì)信息技術(shù)人才的引進(jìn)力度，只有得到信息技術(shù)人才的支撐，才能提升科研檔案的信息化管理水平，才能依靠技術(shù)中心的技術(shù)力量，使科研獲得更好的成績(jī)。其次，科研檔案管理是教師個(gè)人知識(shí)管理的行為，是一種管理行為。因此，為了更好地進(jìn)行管理，需要搭建科研檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使科研人員共同的參與支持。而這個(gè)科研檔案的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是學(xué)校的科研成果知識(shí)庫(kù)與客養(yǎng)成果數(shù)據(jù)分析，是發(fā)起、支撐這種活動(dòng)的信息化場(chǎng)所。另外，為了推動(dòng)與完善科研檔案管理的信息化管理，還需要促進(jìn)科研電子檔案的規(guī)范化建設(shè)，建立健全各種制度和機(jī)制，配套相應(yīng)的專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)經(jīng)費(fèi)如：全科研成果獎(jiǎng)勵(lì)制度、科研成果轉(zhuǎn)化管理機(jī)制等，提升科研人員與科研檔案管理人員的積極性。

（二）提升科研人員歸檔意識(shí)，健全科研檔案管理制度。科研檔案是高校科研活動(dòng)的核心成果，是科研成果保存、轉(zhuǎn)換、認(rèn)證的重要憑證，而科研檔案的重要性體現(xiàn)了科研檔案管理制度的重要，科研檔案管理不但能夠保證科研檔案建設(shè)的保密性、成套性，具有組織知識(shí)管理的重要價(jià)值，還能夠保證科研檔案建設(shè)的及時(shí)性。因此，高校要結(jié)合學(xué)校的科研成果獎(jiǎng)勵(lì)和職稱評(píng)審等，通過(guò)學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》等，采取講座、座談等形式，提升科研人員檔案的歸檔意識(shí)，增強(qiáng)科研人員對(duì)檔案建檔歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，建立健全全科研檔案管理制度，促進(jìn)科研檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高科研檔案建設(shè)的實(shí)踐價(jià)值。[4]

（三）將科研檔案管理納入信息化建設(shè)中，增強(qiáng)管理人員素質(zhì)。信息化背景下，在科研信息化過(guò)程中，科研檔案管理是科研管理信息化建設(shè)的一個(gè)服務(wù)方向，做好科研檔案的規(guī)范化是一個(gè)系統(tǒng)性工程，是科研管理的一個(gè)重要內(nèi)容。因此，為了做好科研檔案的規(guī)范化建設(shè)，高校要提升科研人員信息管理、科研業(yè)務(wù)指導(dǎo)、資源分享等管理效能，將科研檔案管理納入科研管理信息化建設(shè)中，加強(qiáng)管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)。同時(shí)，信息化背景下，為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化，科研檔案管理人員需要重視自身職業(yè)道德修養(yǎng)，使科研檔案呈現(xiàn)出多元化的特征，創(chuàng)新科研檔案管理人員服務(wù)模式，增強(qiáng)科研檔案管理的日常業(yè)務(wù)流程、科研檔案成果、科研經(jīng)費(fèi)管理等整體水平，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和管理制度，具備專業(yè)的檔案理論知識(shí)和先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。因此，高校需要不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)、專業(yè)技能，提高科研檔案管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)水平和計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，積極組織他們參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，主動(dòng)利用各種現(xiàn)代化知識(shí)武裝自己，從而更好地為科研檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)。