電子檔案與紙質檔案兩軌并存之思考*

郭亞麗

（山西路橋第一工程有限責任公司 山西太原 030006）

一、電子檔案與紙質檔案雙軌并存的邏輯

紙質檔案是以紙張作為信息載體，存儲、記錄信息內容的資料集。紙質檔案的特點是：能夠長久保存；信息內容與紙張載體不可分離存在；原始信息附著在紙張上，信息與載體緊密聯系；信息的依附性很強。但是信息無法在不同空間共享，對人力的要求較高[1]。電子檔案是指能夠被計算機識別，通過特定的電子介質將文本信息儲存其中，且可以隨時下載閱讀的資料信息。電子檔案具有方便存儲、所占空間小，必須以電子媒體為媒介，可以存儲高密度、大容量信息等特點；電子檔案還可以通過多種形式完成存儲，如光盤、U盤等，其內容也可以為圖像、聲音、文字或圖片，身處不同時間和空間的人們可以共享信息，也可以通過計算機自由檢索、傳輸、復制信息內容。第一，兩種形式缺一不可。電子檔案是在技術允許的情況下存儲數據，它的占用空間小，具有強大的數據儲存功能，但是信息的完整性、真實性和穩定性要低于紙質檔案，在運輸、管理、輸入等過程中容易造成信息丟失。如果電子檔案的載體出現損毀，會帶來不可預估的損失。紙質檔案的管理重點是錄入原始信息，并根據信息發生的時間地點、內容等條件一一分類，整理歸檔紙質檔案最明顯的功能就是原始性。兩種檔案方式相輔相成，無法相互取代[2]。第二，檔案基礎管理工作的要求。電子檔案不能提供紙質檔案的功能，在檔案管理工作中，紙質檔案已經歷經幾百年歷史，無論是司法體系還是基礎管理部門，都認可紙質檔案的有效性，也形成了一套成熟的檔案管理體系。在基礎工作中，許多重要的電子憑證也需要以紙質形式存檔，以保證信息的完整性和安全性。

二、電子檔案與紙質檔案兩軌并存之問題

雖然我國目前的檔案管理工作多以電子檔案和紙質檔案兩種形式進行管理，但是依舊存在一些問題需要解決，表現在以下三個方面：第一，檔案管理人員沒有認識到電子檔案與紙質檔案功能的互補性。工作人員雖然明了兩種儲存方式的優缺點，但在工作實踐中并沒有真正發揮兩者的互補作用。從而制約了檔案管理工作的發展，管理效能減弱，沒有有效彌補紙質檔案存儲有限、電子檔案安全性低的問題。第二，管理部門缺乏應用意識。我國不同地區的檔案管理水平相差甚遠，部分區域的檔案管理工作沒有認識到電子檔案在應用中的優越性，且沒有系統化分類、升級檔案信息，更沒有構建成系統性的檔案查閱平臺，電子檔案的優越性沒有得到充分發揮[3]。第三，檔案管理工作重心偏移，未實現統籌管理。隨著信息化技術的不斷發展，一些部門更青睞電子檔案，認為紙質檔案已經落后，因此對其關注度也有所下降。在檔案管理工作中，因為沒有定期整理歸檔紙質檔案，導致部分信息丟失，最終造成部分信息以紙質形式存儲，部分信息以電子形式保存的現狀，兩者之間沒有特定聯系。這種沒有特定分類依據、缺乏統籌管理的現狀導致檔案管理工作出現混亂。

三、電子檔案與紙質檔案兩軌并存之發展建議

（一）完善檔案管理制度，建立相關標準。隨著信息手段的不斷發展，電子檔案載體愈發多元化且得到廣泛應用，為便于有效銜接兩種檔案形式，為其提供規范的制度保障，要從管理細則、對接手續、轉換范圍等方面細化相關規定，為智能化管理奠定基礎。應對檔案信息的轉換方式、存儲格式、硬件要求、信息載體進行明確，統一明細電子檔案的格式，檔案標引規則、著錄等，制定格式標準，做好電子檔案與紙質檔案的的轉換銜接工作。

（二）創新性管理電子檔案。我國大部分企事業單位的電子檔案管理部門管理模式比較單一，沒有獨立的決策體系，管理工作只是聽從上級指示，作為執行者的身份參與檔案管理工作。這種管理體制已然比較落后，無法適應社會發展速度。要充分發揮檔案管理工作的主觀能動性，就要從管理手段、理念、模式等方面做出改變、進行創新。檔案管理部門應摒棄傳統觀念中不重視信息引用、側重資料存儲的理念，解放思想，在提高館藏質量的同時，更新信息儲存手段、環節，完善管理制度，豐富存儲信息內容。檔案部門作為直屬單位享有自主決策權，應營造良好的管理氛圍，創新電子檔案管理體系，優化紙質檔案向電子方案轉換流程，打造新型電子文件檔案儲存體系。

（三）加強檔案保管基礎設施平臺建設。以紙張為載體的紙質檔案，對存放空間的干燥程度、容積等要求較高。電子檔案雖然對空間大小的要求較低，但是要保證其質量和安全性，對電子系統和存儲設備也具有較高要求。建設一個性能良好的檔案信息查閱平臺，是提高檔案信息利用率、最大化發揮信息價值的基礎工作；能夠極大幫助檔案管理系統提高工作效率，便于管理者及使用者隨時調用所需資料，通過在相關信息之間建立關系，完成分類歸檔等檔案管理工作，方便使用者辦理事務。[4]

（四）強化理論研究成果。為支持檔案管理工作，我國高校在設置相關專業的教學內容時，應將理論教育與實踐教育相結合，培養多層次的綜合型人才。從事檔案管理的相關人員應結合工作經驗繼續研究探討電子檔案管理理論，結合檔案管理理論的發展歷程，梳理我國檔案管理目前存在的問題，查漏補缺，完善相關規章制度。此外，管理人員還應從實踐經驗中提取可以普遍推廣的經驗，提高檔案管理的科學化水平；尋找電子檔案的管理特點，認真總結兩者差異，客觀認識電子檔案和紙質檔案之間的區別于聯系，實現兩種形式的互補功能，共同為檔案管理理論體系的豐富作出貢獻。

電子檔案與紙質檔案之間存在著本質區別，主要表現在以下四個方面：第一，電子檔案所需資金投入要高于紙質檔案；第二，電子檔案的檢索功能突出，方便工作人員進行信息整理和篩選；第三，紙質檔案的保存期限更長，更能夠經受得起時間的檢驗；第四，紙質檔案受限制較多，可變化性更低。雖然兩者差異較大， 但也存在著緊密的聯系，紙質檔案是電子檔案的產生基礎，因此電子檔案不可能完全取代傳統方式獨立存在。在檔案管理工作中，管理人員要充分發揮這種存儲方式的優勢，做好轉化過渡工作，創新工作思路，推動我國檔案管理工作完成質的飛躍，為人類文明的傳承與進步作出貢獻。