對(duì)基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法的研究*

褚錫星

(湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處 浙江湖州 313000)

信息化時(shí)代的到來(lái)加快了信息傳遞效率，在檔案管理工作開(kāi)展中，更多使用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上完成數(shù)據(jù)導(dǎo)入和存儲(chǔ)，簡(jiǎn)化了辦公操作，提高了信息共享效率，為檔案管理工作高質(zhì)量展開(kāi)提供了便利。因此，在建筑企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要注重檔案管理的信息化建設(shè)，逐漸形成新的管理模式，解決當(dāng)前工程建筑檔案管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并發(fā)揮檔案信息在企業(yè)管理和決策上的作用。

一、當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

目前階段國(guó)內(nèi)工程建筑檔案信息化建設(shè)中的不足主要體現(xiàn)在以下方面：一是建筑步伐緩慢。檔案信息化管理是一種必然趨勢(shì)，我國(guó)在檔案信息化發(fā)展方面投入大量精力，但在工程建筑行業(yè)，信息化檔案管理建設(shè)卻步伐緩慢。原因是檔案信息來(lái)源于不同部門(mén)，信息收集難度大，難以進(jìn)行統(tǒng)一管理；另外，一些建筑單位管理觀念落后，受到原有管理模式的限制，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)信息化程度不足的問(wèn)題。二是缺乏動(dòng)力。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，會(huì)遇到多種問(wèn)題，由于部分工程建筑企業(yè)在信息化建設(shè)方面，存在技術(shù)落后、操作性差、針對(duì)性不強(qiáng)的弊端，使得檔案管理部門(mén)缺乏信息化構(gòu)建動(dòng)力，這也是導(dǎo)致檔案信息化發(fā)展步伐緩慢的主要原因。

二、工程建筑檔案管理信息化發(fā)展的重要意義

（一）擴(kuò)展檔案服務(wù)。工程建筑檔案管理工作實(shí)質(zhì)上是進(jìn)行信息資源的管理，挖掘和采集有價(jià)值的信息，創(chuàng)造信息資源的社會(huì)價(jià)值，使其能有效運(yùn)用于施工項(xiàng)目的安全運(yùn)行。信息化技術(shù)結(jié)合到檔案管理中，能有效提高信息資源開(kāi)發(fā)程度和傳遞時(shí)效性，最大程度發(fā)揮信息作用，在先進(jìn)管理手段作用下，確保檔案管理的科學(xué)性和有效性，根據(jù)工程開(kāi)展實(shí)際情況，合理分配信息資源，進(jìn)而在信息流順利流通的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)各個(gè)施工環(huán)節(jié)的緊密銜接，加強(qiáng)檔案工作服務(wù)效果。因此，我們認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)有著重要意義，有利于建筑企業(yè)發(fā)展。

（二）減少紙質(zhì)數(shù)據(jù)。提高建筑領(lǐng)域檔案信息化建設(shè)水平，能為檔案管理工作的展開(kāi)提供有效的操作平臺(tái)，如將檔案資料以數(shù)字化信息形式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)平臺(tái)上，能避免數(shù)據(jù)丟失，加強(qiáng)檔案信息管理，提高檔案信息管理信息化和系統(tǒng)化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄檔案資料的方式，檔案存儲(chǔ)難度大，需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案資料放置空間，并且要做好防潮和防火工作。相對(duì)而言，信息化檔案管理模式的出現(xiàn)，有效解決了上述問(wèn)題，不僅節(jié)省了企業(yè)資源的使用，還增加了信息儲(chǔ)量，可利用信息存儲(chǔ)技術(shù)，采用多樣化儲(chǔ)存模式，豐富檔案信息，滿(mǎn)足建筑工程高效展開(kāi)的要求。

（三）提高檔案信息系統(tǒng)整體標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，需要將建筑工程有關(guān)資料整合在一起，建立系統(tǒng)化的檔案內(nèi)容體系，集中管理檔案信息，將檔案資料導(dǎo)入系統(tǒng)中，為之后的調(diào)用和查詢(xún)提供便利。檔案管理系統(tǒng)最主要特點(diǎn)便是連續(xù)性和多功能性，確保有關(guān)資料的緊密銜接，避免出現(xiàn)管理漏洞[1]。在管理實(shí)踐中，管理人員要找準(zhǔn)管理重點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)，隨之展開(kāi)管理工作，逐漸豐富檔案信息內(nèi)容。當(dāng)發(fā)現(xiàn)信息管理問(wèn)題時(shí)，要采取可行性管理對(duì)策，以免造成整個(gè)檔案管理體系無(wú)法正常實(shí)施的后果。

三、基于信息化技術(shù)的工程建筑檔案管理建設(shè)方法

近年來(lái)，檔案信息化建設(shè)在促進(jìn)建筑領(lǐng)域發(fā)展上的重要性越來(lái)越突顯，因此，我國(guó)加大了對(duì)建筑檔案信息化管理的關(guān)注，以期在信息化管理基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)建筑領(lǐng)域現(xiàn)代化發(fā)展；提高工程建筑檔案管理信息化基礎(chǔ)配置水平，進(jìn)而保證檔案信息收集和整理有效性。下面將具體討論在信息化技術(shù)基礎(chǔ)上加強(qiáng)工程建筑檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略。

（一）提高檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。現(xiàn)代化意識(shí)的引領(lǐng)，促進(jìn)管理者自覺(jué)利用信息技術(shù)進(jìn)行管理作業(yè)，保證工程檔案管理水平不斷提高。要知道，在建筑工程開(kāi)展的過(guò)程中離不開(kāi)檔案信息，必須通過(guò)檔案信息了解工程建設(shè)質(zhì)量及進(jìn)度，但是國(guó)內(nèi)工程建筑檔案建設(shè)相對(duì)緩慢，管理方法單一，難以做到與時(shí)俱進(jìn)，致使工程檔案使用效能被削弱。為了提高工程檔案管理水平，需要對(duì)加強(qiáng)檔案管理的有效性提起重視，將現(xiàn)代化管理理念融入到管理實(shí)踐中，以便促進(jìn)檔案管理工作與信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。在檔案管理操作中，突破傳統(tǒng)管理形式的束縛，利用先進(jìn)技術(shù)，形成一套科學(xué)、可操作性強(qiáng)的檔案管理模式，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)信息化管理手段在檔案信息收集與處理上的有效運(yùn)用。檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，能為建筑企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好條件，奠定建筑企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系上的重要地位。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的工程檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響檔案管理的信息化發(fā)展效果，因此，建筑單位要加大對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，使其有效執(zhí)行檔案管理規(guī)劃，協(xié)助工程建筑項(xiàng)目的正常進(jìn)行。隨著建筑企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展，以往管理法已不再適用于現(xiàn)代建筑檔案管理，因此還應(yīng)從打造一支高水平管理人員隊(duì)伍的角度出發(fā)，加大培訓(xùn)力度，引導(dǎo)檔案管理人員自覺(jué)增強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)技能和理論知識(shí)，在工作實(shí)踐中提高職業(yè)道德，有效完成崗位工作[2]。例如，目前管理部門(mén)通過(guò)不定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理者認(rèn)識(shí)到信息化管理是必然的，將計(jì)算機(jī)軟件使用技巧、信息化管理案例等納入培訓(xùn)內(nèi)容中，提高管理人員思想認(rèn)識(shí)，使其在正確思想引導(dǎo)下，有意識(shí)地借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集和整理檔案信息。實(shí)踐表明，培訓(xùn)活動(dòng)的展開(kāi)，有助于提高管理者的實(shí)踐能力，使其熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、整理、導(dǎo)入和存儲(chǔ)等操作，從根本上加速檔案管理的信息化發(fā)展步伐。同時(shí)，紙質(zhì)檔案要做到與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，將創(chuàng)新意識(shí)運(yùn)用到管理工作中。檔案管理工作要在兩種信息存儲(chǔ)形式共同作用下，保證檔案信息完整性和準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)信息化管理。為了促進(jìn)工程檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)，應(yīng)探索信息化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用途徑，建立大規(guī)模管理平臺(tái)，并配置具備一定信息系統(tǒng)操作水平的管理人員，以便提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的運(yùn)用程度，提高信息共享和使用效率。檔案信息資源應(yīng)用價(jià)值實(shí)現(xiàn)的重要途徑便是信息廣泛共享，突出信息資源借鑒作用。因此，要將信息化管理理念貫徹在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，根據(jù)信息存儲(chǔ)要求進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，之后將工程檔案上傳到管理系統(tǒng)，由系統(tǒng)自動(dòng)完成檔案分類(lèi)和整理。歸檔結(jié)束后，在數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)上保存檔案信息，為之后信息采集和調(diào)用提供條件。上述檔案管理模式，節(jié)省了人力和物力，使建筑企業(yè)檔案管理成本得到有效控制，同時(shí)促進(jìn)了檔案管理信息系統(tǒng)自動(dòng)化程度的不斷提高，明確標(biāo)識(shí)信息內(nèi)容，方便快速檢索，說(shuō)明信息化管理模式在建筑領(lǐng)域有著較好發(fā)展前景。

（四）強(qiáng)化管理人員安全意識(shí)。在檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過(guò)程中，主要面臨著數(shù)據(jù)泄露和被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，尤其在信息化技術(shù)和工程建筑檔案管理不斷融合的背景下，信息安全風(fēng)險(xiǎn)隨之增大。要想發(fā)揮信息系統(tǒng)應(yīng)用價(jià)值，需要盡快解決以上問(wèn)題，從信息技術(shù)不確定性的角度出發(fā)，采取安全防護(hù)措施來(lái)減少檔案信息管理中的安全隱患。現(xiàn)階段，我國(guó)大部分工程建筑檔案管理部門(mén)在實(shí)施信息化建設(shè)的過(guò)程中，都加大了對(duì)檔案安全性和保密性的重視，降低檔案丟失可能性[3]。在這一發(fā)展趨勢(shì)下，相關(guān)部門(mén)展開(kāi)信息化檔案管理作業(yè)時(shí)，需要結(jié)合檔案具體內(nèi)容和保密性質(zhì)，采取加密措施，提高檔案安全保護(hù)力度。例如，在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，構(gòu)建加密安全系統(tǒng)和安全防護(hù)系統(tǒng)，利用加密技術(shù)、防護(hù)墻技術(shù)等，確保數(shù)據(jù)安全性，提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)建筑企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。相較于傳統(tǒng)管理模式來(lái)講，信息化管理模式有著明顯優(yōu)勢(shì)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要遵循相關(guān)規(guī)定，積累檔案信息化管理經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化信息化管理，保證建筑工程開(kāi)展中檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行。

（五）保證原始數(shù)據(jù)的有效采集和歸檔。在建筑行業(yè)檔案管理信息化構(gòu)建過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)采集和存檔是重要的管理環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)資料收集和管理。在檔案信息收集方面，應(yīng)從多渠道出發(fā)來(lái)收集資料數(shù)據(jù)，之后利用計(jì)算機(jī)掃描功能導(dǎo)入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，將關(guān)于建筑工程設(shè)計(jì)圖紙、進(jìn)度和一些文件資料進(jìn)行歸檔，將工程建筑數(shù)據(jù)儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)設(shè)備中，避免出現(xiàn)檔案信息損壞或丟失等現(xiàn)象。進(jìn)行檔案資料存檔后，要進(jìn)行檔案分類(lèi)處理，方便之后的資料查詢(xún)。采用上述管理措施，可提高檔案管理效率，確保建筑工程施工各個(gè)階段都有對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，幫助建筑單位順利完成施工任務(wù)。因此，在檔案信息化發(fā)展進(jìn)程中，要關(guān)注原始數(shù)據(jù)的收集和儲(chǔ)存，切實(shí)發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在工程順利開(kāi)展上的作用。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)技術(shù)的運(yùn)用，一定程度上提高了檔案信息化構(gòu)建水平，在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)支持下，從海量數(shù)據(jù)中篩選出有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，去除冗余數(shù)據(jù)，進(jìn)而提高數(shù)據(jù)分析和采集效率，突出信息化管理優(yōu)勢(shì)。

（六）加大在檔案信息化建設(shè)上的技術(shù)和資金支持。工程建筑檔案管理合理開(kāi)展，是保證建筑施工安全性和可靠性的關(guān)鍵，為了搭建功能完善的信息化管理系統(tǒng)，建筑企業(yè)應(yīng)加大在信息化檔案管理上的資金投入和技術(shù)研發(fā)。無(wú)論是建設(shè)自動(dòng)化管理系統(tǒng)或是人才培養(yǎng)，都需要配備足夠的資金資源，將國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和管理理念引入國(guó)內(nèi)建筑檔案管理中，從多方面入手強(qiáng)化檔案信息化構(gòu)建[4]。同時(shí)，應(yīng)注重技術(shù)資金的及時(shí)供應(yīng)，這是加強(qiáng)信息化管理的重要手段。在技術(shù)研發(fā)方面，要將重點(diǎn)放在檔案管理系統(tǒng)軟硬件功能的完善上，根據(jù)檔案管理具體需求，動(dòng)態(tài)更新系統(tǒng)功能，使其有效運(yùn)用于各項(xiàng)檔案管理工作中。另外，加大政府財(cái)政支持，能為建筑企業(yè)檔案管理的發(fā)展提供幫助，加強(qiáng)資金投入力度，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)良好構(gòu)建。最后，在技術(shù)研發(fā)方面，要關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，開(kāi)發(fā)多樣化安全防護(hù)技術(shù)，以便抑制檔案在線管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)因素。具體來(lái)說(shuō)，信息化管理理念在工程建筑檔案管理中的運(yùn)用，為檔案管理改革優(yōu)化提供了動(dòng)力，對(duì)提高建筑工程質(zhì)量和可靠性方面有著重要意義。實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要在信息化建設(shè)方面不斷學(xué)習(xí)，提高整個(gè)建筑領(lǐng)域的檔案信息化管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，工程建筑檔案管理信息化建設(shè)相較于傳統(tǒng)管理模式有著一定優(yōu)勢(shì)，加大對(duì)信息化管理技術(shù)的推廣，有助于保障施工的進(jìn)度和安全性，發(fā)揮檔案管理功能。當(dāng)前工程建筑領(lǐng)域應(yīng)將檔案管理的信息化發(fā)展作為研究重點(diǎn)，在結(jié)合檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，積累信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，建立系統(tǒng)的信息化檔案管理體系，進(jìn)一步推進(jìn)建筑行業(yè)健康發(fā)展。