云計算平臺下高職高專院校檔案信息化建設研究*

魏自鵬

（安徽醫(yī)學高等專科學校 安徽合肥 230601）

目前，隨著計算機和信息化技術的發(fā)展，一些高職高專院校為了工作的便利已經(jīng)開始、甚至已經(jīng)建成了自己的云計算平臺——“校內(nèi)私有公共云”。[1]校內(nèi)公共云平臺的建立在為高職高專院校各項工作帶來便利的同時也會產(chǎn)生較大負擔，其工作模式和流程也發(fā)生了很大的改變，這些都為其傳統(tǒng)的檔案工作帶來了挑戰(zhàn)。然而，云平臺的便利性和優(yōu)越性也為高職高專院校檔案工作的發(fā)展帶來了新的機遇。基于此，本文試圖探討在校內(nèi)公共云平臺發(fā)展階段，高職高專院校如何抓住機遇，突破傳統(tǒng)，推進檔案信息化建設，提高檔案管理水平。

一、高職高專院校檔案工作的現(xiàn)狀及主要特點

高職高專院校多由以前的中職中專學校發(fā)展升格而來，進入高等教育階段的時間一般不長，經(jīng)濟基礎相對薄弱，諸項業(yè)務多以教學為主。檔案工作作為一項教輔業(yè)務往往受重視程度不夠，管理水平相對落后，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）檔案經(jīng)費投入不足，人員配置較少且技能不夠高

高職高專院校由于經(jīng)費有限，加之基建投入較大，工作業(yè)務又往往向教學傾斜，因此檔案經(jīng)費的投入能少則少。同時，受編制數(shù)量、辦學規(guī)模等因素的影響，檔案管理人員配置也較少，一般1-2人，不少學校僅有1人，甚至還兼有其他任務。經(jīng)費和人員的長期投入不足，導致檔案的諸多業(yè)務無法開展，檔案人員陷入日常繁忙的檔案收集、整理、利用等基礎業(yè)務之中，無暇顧及檔案工作的長遠發(fā)展以及自身技能的提高，檔案工作長期停滯不前。

（二）教職工檔案意識不強，部門相互協(xié)作融合不夠，制度執(zhí)行不力，檔案收集不夠齊全

由于高職高專院校檔案建設較晚、管理水平不高、檔案宣傳不夠等原因，其教職工整體檔案意識往往不夠高。同時，受人員較少、業(yè)務繁忙、技術不夠等因素的影響，檔案部門和業(yè)務部門之間相互融合不夠，即檔案部門不太了解業(yè)務部門的工作內(nèi)容和流程；反過來，業(yè)務部門也不太了解檔案部門的目的、標準、規(guī)范和要求。此外，不少高職高專院校的檔案規(guī)則制度還不夠完善，有些雖然制定了相對完善的規(guī)章制度，但往往監(jiān)管不力、執(zhí)行不到位，制度最終成了“稻草人”“紙老虎”；其結果是檔案收集歸檔工作開展困難，檔案資料收集不齊全。

（三）檔案信息化建設起步較晚、推進較慢，檔案資源較少、開發(fā)有限、智慧程度不高

由于受經(jīng)費、人員、技術等因素的影響，檔案信息化建設明顯滯后，有些高職高專院校檔案工作甚至還停留在傳統(tǒng)的手工管理階段；有些高職高專院校雖實現(xiàn)了計算機管理，但還停留在單機目錄管理階段；有些雖實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡管理，但推進程度不夠，甚至存量紙質(zhì)檔案還沒有完全數(shù)字化，電子檔案收集不夠，甚至沒有涉獵或不知如何管理，開發(fā)利用很少，更談不上信息共享、知識管理和智慧服務。

二、校內(nèi)云平臺的特點與優(yōu)勢以及給檔案工作帶來的變革

（一）校內(nèi)云平臺的特點與優(yōu)勢概述

校內(nèi)云平臺，從性質(zhì)和外部角度看，屬于私有云；但從使用的流程上來看，因提供校內(nèi)的公共服務，與公有云是類似的，故稱為“校內(nèi)私有公共云”，即在學校內(nèi)部提供公共服務的平臺。學校通過這個平臺面向全校機關部門、科研團隊提供計算和存儲資源的服務[2]。云平臺的建立和運行，為學校各業(yè)務系統(tǒng)的建立和運行提供了便利。首先，云平臺應用的最大優(yōu)勢就是實現(xiàn)了資源的共享, 避免了重復浪費的現(xiàn)象[3]。云平臺提供的“基礎設施即服務（Infrastructure as a service，IaaS）”[4]，通過虛擬化技術為各業(yè)務系統(tǒng)按需劃配虛擬資源，使得各業(yè)務系統(tǒng)無需再進行服務器、存儲設備、網(wǎng)絡帶寬等基礎設施方面的投入即可快速地安裝和建立自己的業(yè)務操作系統(tǒng)，避免了各自投入、重復建設，總體投入成本相對較低[5]。其次，各業(yè)務部門不必過多考慮運維和安保問題，平時的運行維護、安全保障等都可以交由專門的網(wǎng)絡信息部門來處理。再次，數(shù)據(jù)能夠同步傳遞，數(shù)據(jù)存儲更加可靠、安全，資源空間更易擴展，使用更加靈活，計算能力更強，更能滿足用戶個性化的服務，且運行更加經(jīng)濟和穩(wěn)定等。這些都使得各業(yè)務用戶能夠更加專心地進行自身業(yè)務系統(tǒng)的建設、使用和創(chuàng)新。此外，更為重要的是，由于各業(yè)務系統(tǒng)在同一個云平臺中運行，這樣也就為各業(yè)務系統(tǒng)間的互聯(lián)互通、相互交融提供了便利，系統(tǒng)不再是單獨孤立的系統(tǒng)，系統(tǒng)間的壁壘得以打破，“信息孤島”問題得以解決，從而能夠?qū)崿F(xiàn)“系統(tǒng)中的系統(tǒng)”[6]。

（二）校內(nèi)云平臺的運用為檔案工作帶來的變革

1.檔案資源的變化。校園云平臺未運行之前，高職高專的檔案資源多以紙質(zhì)、實體檔案為主；運行之后，電子文件、電子數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生，隨之而來的是需要歸檔的電子檔案的數(shù)量激增，新增檔案的主體不斷由傳統(tǒng)的紙質(zhì)、實體檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，整體檔案資源變?yōu)榇媪總鹘y(tǒng)載體檔案、電子檔案、編研成果等，且電子檔案的比例快速增大。同時，不同業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)往往結構不同、差別較大，致使產(chǎn)生的電子檔案種類繁多、格式不一。

2.檔案管理模式和利用方式的變化。在傳統(tǒng)紙質(zhì)等實體檔案管理的模式中，收集、鑒定、分類、整理、利用等整個流程基本都直接與實體接觸；而虛擬化的電子檔案，其整個管理過程均不需要直接接觸，完全可以在線完成。特別是校園云平臺運行之后，借助云平臺數(shù)據(jù)同步傳遞的功能，可以很便捷地實現(xiàn)電子檔案在線歸檔和管理。傳統(tǒng)的檔案利用方式基本是利用者到檔案館（室）現(xiàn)場查閱利用，而云平臺的開放電子檔案完全可以在線、遠程查閱利用。

3.思維方式和工作模式的變化。云平臺的使用帶給人們最大的變化是思維方式和工作模式的轉(zhuǎn)變。在云平臺未使用之前，大家還愿意到檔案館（室）現(xiàn)場進行檔案移交歸檔、查閱利用；而現(xiàn)今，人們最先想到的可能就是在線歸檔、在線閱讀、在線使用；除非萬不得已，必須移交紙質(zhì)、實體檔案，否則，能不去現(xiàn)場的絕不會去。如果檔案館（室）還像以前一樣，不轉(zhuǎn)變工作模式，且不說工作效率低下，多會引起利用者的抱怨，檔案工作也被貼上落伍的標簽。

這些變化都無疑會給以傳統(tǒng)檔案管理模式為主的高職高專院校檔案工作帶來巨大的挑戰(zhàn)；但同時，我們也應看到，云平臺的應用也為高職高專院校的檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機遇。關鍵在于，高職高專院校應盡快適應變化、利用優(yōu)勢、乘勢而為。

三、云平臺下高職高專院校檔案信息化建設的策略

針對高職高專院校檔案工作的特點和云平臺及計算機技術的應用為檔案工作帶來的變革與挑戰(zhàn)，高職高專院校應充分利用云平臺的優(yōu)勢，緊緊抓住難得的發(fā)展機遇，盡快推進檔案信息化建設，提高檔案管理的智慧化水平。現(xiàn)提出以下幾點策略和措施。

（一）做好檔案信息化建設規(guī)劃，強化集中統(tǒng)一原則，明確崗位職責

高職高專院校傳統(tǒng)載體檔案的管理自然由檔案館（室）負責，而云平臺運行之后，其建設運維工作往往由網(wǎng)絡信息部門負責，業(yè)務系統(tǒng)則由各業(yè)務部門負責和使用；可是業(yè)務系統(tǒng)和云平臺中的電子文件、數(shù)據(jù)資源的最終歸屬問題及其價值鑒定、分類整理、開發(fā)分享、利用服務等工作職責還需進一步明確。為了避免出現(xiàn)各類檔案信息的人為割裂現(xiàn)象，維護各類檔案信息、數(shù)據(jù)資源的齊全完整，高職高專院校應進一步加強集中統(tǒng)一管理原則，將各類檔案信息、電子資源統(tǒng)一集中到校檔案館（室）。同時，將檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規(guī)劃，明確各級分管領導和各部門的職責，以建立全面協(xié)同、深度融合的工作機制[7]。可由網(wǎng)絡信息部門負責硬件和技術支持以及運維服務；檔案部門負責業(yè)務指導，并通過“收集、分類、提煉、存儲、分發(fā)、呈現(xiàn)等流程”完成對檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量把控、價值鑒定、分類整理、資源整合和提供利用；業(yè)務部門通過“采集、編目、封裝、移交”等流程完成檔案數(shù)據(jù)的基本歸檔移交業(yè)務。這樣不僅明確了各部門工作職責，統(tǒng)一了檔案歸宿和出處，更為重要的是，一方面能夠充分發(fā)揮檔案部門的價值鑒定理論和職業(yè)技能，對各類電子文件、數(shù)據(jù)信息進行統(tǒng)一價值鑒定、去粗取精、擷取有用部分，以消除電子垃圾，較好地解決電子文件、數(shù)據(jù)信息的價值低密度問題；另一方面，將硬件建設、技術支持和運維服務等交由專門的網(wǎng)絡信息部門負責，也有利于節(jié)省軟硬件投資，減少對計算機人才的依賴[8]，更便于檔案的管理和利用。

（二）更新服務觀念，增強服務意識

作為公共信息服務體系之一的高校檔案館（室），為學校和社會提供更好的服務始終是其不變的根本宗旨。然而，新的時代、新的平臺、新的技術需要新的服務觀念和服務意識。云平臺的運用更需要高校檔案館（室）堅持“開放是原則、不開放是例外”的檔案開放利用方針，樹立“資源閑置就是最大浪費”的新觀念，變單一的“你要我供”被動服務模式為多形式的“走出去”的主動服務方式，變“看攤守門人”為“咨詢服務師”，變“著眼過去為重視現(xiàn)在和放眼未來”，樹立“大檔案”思想和 “大服務”理念[9][10]，不斷創(chuàng)新服務機制，拓展服務功能，加快檔案信息化建設，盡快將能開放的檔案信息資源實現(xiàn)開放共享，切實提高服務水平，更好地使檔案資源在學校教學、科研、管理等各項中心工作中發(fā)揮作用。

（三）整合檔案信息資源，夯實共享服務基礎

“任何一個組織若要維持自己的生存發(fā)展, 首先需要擁有一定的資源, 其次是要能夠?qū)τ邢薜馁Y源進行合理配置以達到最佳的使用效果，支持組織目標的實現(xiàn)。”[11]“云計算的精神內(nèi)核在于資源的共享”，以“向公眾提供高效快捷的信息服務”[12]。因此，要想充分發(fā)揮云平臺的優(yōu)勢，實現(xiàn)資源共享，前提是要有資源可享，豐富的館藏資源是共享的基礎。現(xiàn)階段高職高專院校檔案信息資源主要有館（室）藏存量檔案（包括紙質(zhì)、實物、電子等）、增量檔案（包括現(xiàn)行紙質(zhì)、電子文件和其他載體檔案信息）、檔案編研資料等。而“檔案資源的全面信息化是檔案信息資源整合的必要前提”[13]：一方面，對于紙質(zhì)、實物等傳統(tǒng)載體的檔案信息資源，應盡快進行數(shù)字化加工，使其變成電子化檔案，并盡可能地提取檔案內(nèi)容，以便將來進行大數(shù)據(jù)和知識管理；另一方面，對于存、增量中的電子檔案要進行鑒定、分類整理，去除電子垃圾；同時，在檔案收集過程中，除按照國家與行業(yè)規(guī)定的檔案歸檔范圍收集外，還應樹立“大檔案”思想，盡可能多地收集檔案資料，尤其是收集自己的特色檔案，并進行數(shù)字化加工。然后，對所有轉(zhuǎn)化成數(shù)字的檔案信息資源進行分析，根據(jù)需要創(chuàng)設不同的資源模塊（資源池）。資源模塊的建立可以采用虛擬復制的方法進行，即各資源模塊中的數(shù)據(jù)可以重復或相互關聯(lián)，但檔號唯一。如可根據(jù)利用頻率和主題需求，專門建成“會議紀要”“錄取名冊”“畢業(yè)生名冊”“規(guī)章制度”“現(xiàn)行文件”“教學成果”“獲獎榮譽”“知名人物”等資源模塊。最終通過對所有檔案信息資源的加工整合，為下一步實現(xiàn)檔案資源共享和發(fā)布利用奠定堅實的資源基礎。

（四）制定對接標準與規(guī)范，實現(xiàn)系統(tǒng)互聯(lián)互通

由于云平臺各業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案往往數(shù)據(jù)異構，為克服系統(tǒng)壁壘和“信息孤島”現(xiàn)象，需要檔案系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)無縫對接。為此，必須制定對接標準和規(guī)范，“不以規(guī)矩不能成方圓”，沒有標準和規(guī)范，事物就會變得無序。因此，檔案系統(tǒng)應開發(fā)標準接口，一方面，先于檔案系統(tǒng)安裝運行的其他業(yè)務系統(tǒng)，可由檔案系統(tǒng)供應商或技術人員實施與其對接；另一方面，對晚于檔案系統(tǒng)安裝運行的其他新業(yè)務系統(tǒng)，可要求網(wǎng)絡信息管理部門和其他業(yè)務部門，在進行系統(tǒng)招標采購時就明確提出新系統(tǒng)須調(diào)用檔案系統(tǒng)標準接口，并將數(shù)據(jù)按照檔案規(guī)定的數(shù)據(jù)結構推送到檔案系統(tǒng)中。當然，這僅是便于系統(tǒng)對接的一種方法，也可以通過其他方式。總之，需利用和發(fā)揮云平臺的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通，使數(shù)據(jù)能夠順利平滑地相互交換，最終實現(xiàn)“系統(tǒng)中的系統(tǒng)”。

（五）建立檔案人才隊伍，增強職工檔案意識

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，任何工作都需要人的能動創(chuàng)造。因此，要想充分發(fā)揮云平臺和先進信息技術的優(yōu)勢，必須建造一支符合現(xiàn)代需要的勇于擔當?shù)臋n案人才隊伍，培養(yǎng)既懂檔案又懂計算機的復合型人才。同時，新事物的運行，重要的已不是技術，而是人們意識和習慣的培養(yǎng)。不論是檔案工作者還是學校教職工都應增強在云平臺條件下的檔案意識，可以抓住主要領導、關鍵部門、有關部門的關鍵人員、典型案例、重要平臺和場合等，通過有目的的“檔案宣導”來改變舊觀念建立新思維[14]，使大家以積極的心態(tài)擁抱新模式、新事物，學會利用和發(fā)揮云平臺的優(yōu)勢，創(chuàng)造性地開展檔案工作。

四、結語

高職高專院校檔案機構和人員應直面其人、財、物的限制和自身的發(fā)展不同階段，不斷解放思想、勇于擔當、大膽創(chuàng)新，充分借用云平臺、計算機網(wǎng)絡技術等時代先進工具，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢；不必再過多考慮基礎設施建設，而是更加專注于檔案業(yè)務領域，通過對各種檔案資源的數(shù)字化加工和整合、建立制度標準、做好檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的互聯(lián)互通、建立強大的人才隊伍、培養(yǎng)新的檔案思維觀念等方法和措施，實現(xiàn)各類檔案的規(guī)范整理和資源的深度開發(fā)利用，加快檔案工作的推進步伐，甚至彎道超車，最終提高檔案管理水平，更好地為學校和社會提供服務。