數字化時代檔案管理信息化的建設路徑*

吳皖娟

（貴州交通建設集團有限公司 貴州貴陽 550001）

數字化時代的快速發展，改變了眾多領域的管理模式，在檔案管理中，通過建立信息化管理模式，轉變了以往工作中任務繁重、易出問題的局面，提高了基礎的業務水平，同時也為相關人員進行檔案信息歸類、查詢、修改和保存等提供了極大便利，已經成為提高管理水平的必要途徑。

一、檔案管理信息化建設簡述

檔案管理信息化建設是具有抽象性的概念，將傳統檔案管理模式開始向信息化管理方向轉變，轉變中要求其契合提出的多種目的，具體來說包含實現檔案信息的數字化和網絡化，建立一體化信息接收、傳遞、存儲和高度共享模式。簡言之，就是利用數據壓縮技術、數據庫技術等，對傳統紙質、聲像信息進行歸檔，存儲于全新系統化的信息庫中，以便于進行信息使用。隨著網絡化社會的發展，現代信息技術逐漸滲入到各個領域中，使得人們的管理方式發生極大變化；信息化管理模式的推行，加快了工作的效率，并為人們提供了多樣化的便利條件，已經成為人們工作和生活中的重要組成部分。這種轉變形式也對傳統管理方式造成了沖擊，導致傳統的檔案管理模式開始迅速向信息化方向轉變，逐漸形成信息化的檔案管理模式，進一步提高了服務水平，這對檔案管理工作開展而言至關重要，已經成為管理的必然趨勢。而其建立信息化檔案管理模式的必要性和意義主要體現在兩方面：一是通過推進檔案管理的信息化，滿足對電子文件的有效管理，符合數字化時代對管理的要求。數字時代背景下，人們為了提高工作效率大量使用計算機設備和互聯，此環節中會產生大量電子文件和信息，借助信息形式檔案進行管理和存儲，既方便使用者檢索、使用，又可以減少對資源成本的浪費。二是檔案管理信息化建設是實現知識資產管理的客觀要求。檔案是企業和組織發展的重要資產，而知識資產對檔案管理和發展影響巨大，相關管理人員只有認識到知識資產重要性，提高關注度，才能有效開展檔案管理；而利用信息化手段推進管理進程，可提升管理的效率，促進檔案管理事業健康發展[1]。

二、檔案管理信息化建設路徑

檔案管理目的是實現對資產信息的有效利用，借助資源信息化形式進行存儲，既可以提高管理的效率，又便于隨時取用。因此，在進行檔案管理時，應優化信息化路徑，提高管理的水平。

（一）完善檔案信息管理基礎設施

要保證檔案管理信息化建設的合理有效性，應對其基礎設施進行完善，確保具備相應的軟件和硬件設施。而由于檔案管理的過程較為復雜，會涉及到錄入、檢索、更新和共享等功能，這就需要保證用于檔案管理的計算機設備必須滿足使用需求，并包含相應的系統程序。同時，為保證多項功能的實現，還要配置相機、掃描設備和錄像機等輔助電子工具。另外，還應加大資金投入，對各項硬件和軟件設施進行完善，建立良好的檔案管理信息化發展基礎，為信息化路徑建立進程的推進提供有力支持[2]。

（二）培養復合型檔案管理人才

檔案管理人才是實現管理信息化的核心力量，其綜合素質與管理水平密切相關，必須保證人才的素質和能力才能夠充分利用各項設備工具以實現檔案管理。而要提高人才的綜合素質，應該對人才進行培訓，一方面根據現有管理人員的能力進行針對性培養，補足能力欠缺方面，確保其可以有效執行各項基礎工作；另一方面要培養掌握計算機技術和專業檔案管理能力的復合型人才，提高整體的檔案管理效率。

（三）提高檔案管理信息化建設規范性

要保證檔案管理的有序性，提高利用效率，應在信息化管理路徑建設前建立規范統一的標準，為檔案信息整合、資源管理和信息共享等提供相應明確的依據，確保管理科學性，實現對資源的長期存儲。網絡信息資源的整理、存儲和信息數據庫建立、開發，都需要依靠相應的標準，因此在進行檔案信息化管理路徑建立前，應根據實際情況和需求，盡可能制定完善的建設規范與標準，促進軟件硬件設備的合理應用與資源的有效利用，提高對檔案管理業務的優化效率。另外，建設后還應考慮時代發展的要求，適當進行規范完善與調整，與時俱進，同時優化信息化檔案管理建設。

（四）建立數字化檔案管理平臺

數字化信息管理平臺建立，既是保證檔案管理有序開展的平臺，又是實現時代和信息化建設的要求，因此，必須提高對這一平臺建設的重視。在此過程中，應不斷豐富檔案的內容，盡快將紙質、聲像文件信息以數字化形式進行存儲，并進行分門別類，優化檔案結構，生成數字化目錄，為檔案管理提供方便，提高對用戶的服務水平。與此同時，要想不斷滿足用戶查閱需求，還應使用掃描設備對原件進行掃描、記錄，確保能夠實現全文瀏覽，并根據檔案管理信息化路徑建設情況進行數字化存儲。

（五）實施檔案信息與電子政務共建

進行檔案信息化管理時，要建立電子文件中心，找出檔案資源信息管理環節中和后臺存儲方面存在的多種問題并及時解決，促進電子資源數據結果與格式的統一，利于實現信息共享。因此，檔案管理部門應同電子政務部門合作共建，加強相互之間的聯系，同時利用相關軟件與設備實現對資源的有效分配與充分利用，從而提升管理水平。

（六）加強對檔案管理的安全建設

網絡快速發展在給人們帶來便利的同時也帶來了一定的負面影響，而檔案管理中最主要的則是網絡安全問題，會影響管理的效率、質量，甚至導致信息丟失、損毀，對相關部門和單位造成嚴重損失。這就需要檔案管理人員在利用網絡進行管理時，提高自身的管理安全意識與風險防范意識，利用多種網絡防護技術，加強檔案信息采集、分析、保存和使用等環節的安全性，降低內外因素的影響。針對完整的檔案應進行備份，尤其是重要數據，應在備份同時進行加密，防止信息泄露，確保檔案信息的安全性[3]。

三、結語

總而言之，檔案信息化路徑的建立是一個需要不斷完善的過程，不能一蹴而就。具體建立過程中，相關人員必須提高對檔案信息化的了解，明確其重要性和意義，并通過觀察和分析，采用合理有效的方式推進檔案管理信息化建設，加快管理的現代化程度，從而更好地實現對檔案的管理與應用。