智慧檔案視角下的高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)思考*

黃凱 羅應(yīng)梅

（貴州大學(xué)檔案館校史館 貴州貴陽 550025）

《“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案要共享發(fā)展，為檔案界帶來了發(fā)展契機，也對我們高校檔案部門提出了更高的要求。隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷深入發(fā)展，檔案工作者運用現(xiàn)有技術(shù)設(shè)備與管理方式已很難完成海量照片檔案資源的管理，因此必須積極思考戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，探索照片檔案管理的新途徑與新辦法。高校檔案部門在履行為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)的同時，應(yīng)積極融入到智慧檔案建設(shè)的大潮中，“抓整合、促共享”，構(gòu)建高效、安全的實用平臺，實現(xiàn)照片檔案智慧管理與服務(wù)。

一、智慧檔案的內(nèi)涵

“智慧檔案”是隨著智慧城市、智慧醫(yī)療、智慧教育等智慧概念蓬勃興起后應(yīng)運而生的。1994年，在澳大利亞阿德萊德召開的信息通信自動化會議上首次提出了“智慧城市”概念，此后，與智慧相關(guān)的問題開始進入人們的視域。2012年，我國公布了首批國家智慧城市試點名單，包括90個城市，這標志著我國智慧工程建設(shè)正式拉開帷幕。智慧檔案建設(shè)也逐步開展起來。所謂智慧檔案，是指運用大數(shù)據(jù)和人工智能等新興技術(shù)，對實體或電子檔案資源進行感知與挖掘，并通過綜合分析提煉形成智慧檔案信息，以便為整個社會提供更優(yōu)質(zhì)的檔案共享服務(wù)。具體來說，智慧檔案的“智”即檔案智能化管理，“慧”是指能高效地處置檔案信息并提供智慧檔案服務(wù)。智慧檔案建設(shè)是時代發(fā)展的要求。隨著信息時代的快速發(fā)展，在未來的社會，決定檔案事業(yè)發(fā)展的因素不再是簡單的檔案保管與利用。智慧檔案作為一種全新的檔案理念，是在智慧工程建設(shè)的驅(qū)動下，對原檔案部門的“館藏數(shù)字化、管理智能化”等優(yōu)質(zhì)性能進一步提升。應(yīng)用新一代電子信息技術(shù)和方法，最大限度地提高檔案的資源整合與共享服務(wù)能力，從而實現(xiàn)檔案館或檔案部門的智慧化蛻變[1]。

二、高校照片檔案與照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的提出

高校照片檔案是指學(xué)校在管理、教學(xué)、科研、黨政領(lǐng)導(dǎo)、文體娛樂等一系列活動中所形成的具有一定保存價值及意義的圖片資料。作為檔案的重要組成部分，它以特殊的載體形式，真實、直觀地再現(xiàn)了高校各個時期、各個方面的活動場景與發(fā)展面貌，印顯了高校發(fā)展的足跡。高校照片檔案已成為傳承校園文化與記憶高校歷史的重要載體。隨著時間的推移與高等教育的不斷發(fā)展，高校的歷史積淀與文化底蘊越來越深厚，檔案資料也越來越多，而由于戰(zhàn)亂、校舍遷移、早期檔案保存意識薄弱等多種因素，一些高校歷史記錄正逐漸老化、損毀，甚至消失。高校信息化管理進程的加快，使得電子照片數(shù)量激增，其鑒定、保存和利用等問題也逐步凸顯，高校照片檔案的科學(xué)管理迫在眉睫，一些高校檔案館開始構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是基于計算機信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的，它是存儲和管理數(shù)據(jù)的大倉庫。21世紀，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展推動了檔案數(shù)字化建設(shè)與智能技術(shù)的結(jié)合，檔案管理開始進入到智慧檔案時代。而檔案管理部門擁有龐大的照片檔案資源，要建立功能齊全的智慧檔案館，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)來組織、管理和檢索照片檔案信息是一種必然選擇，數(shù)據(jù)庫能更好地發(fā)揮智慧檔案館的管理功能和社會服務(wù)功能[2]。綜合我國高校檔案管理部門工作實際，有必要在建立照片檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，將其納入智慧檔案館管理系統(tǒng)。

三、智慧檔案視角下高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的需求分析

當(dāng)前，建立并完善高校照片檔案數(shù)據(jù)庫是高校檔案工作實現(xiàn)現(xiàn)代化、提升檔案工作效率和服務(wù)水平的有效手段，也是時代發(fā)展的必然選擇與智慧檔案建設(shè)的必然要求。

（一）智慧時代發(fā)展的必然要求

隨著智慧理念的提出和智慧檔案館的逐步構(gòu)建，傳統(tǒng)的檔案管理方式不再適應(yīng)當(dāng)今開放自由的信息化社會，未來的檔案將進入屬于人類可控的“智慧檔案”時代。“智慧檔案”作為一種宏觀概念，對高校的檔案信息化建設(shè)提出了新的要求。高校檔案部門作為重要的知識儲備基地，應(yīng)沖破傳統(tǒng)檔案服務(wù)理念的束縛，拓展檔案信息化服務(wù)的“空間”，構(gòu)建一個能自動感知并協(xié)同處置檔案內(nèi)容信息和管理信息的檔案綜合管理體系，以提高學(xué)校檔案管理與利用效率。方便快捷與優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)是大眾的共同訴求，而創(chuàng)新高校照片檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)理所應(yīng)當(dāng)?shù)爻蔀榱擞行侄魏椭腔蹠r代發(fā)展的必然選擇。

（二）照片檔案管理的自身需求

隨著時代的發(fā)展，高校照片檔案數(shù)量呈“指數(shù)級”增長，高校檔案部門已成為一個龐大的照片資源倉庫，憑借檔案部門原有的技術(shù)及管理方式難以支撐海量的原始紙質(zhì)照片及數(shù)碼照片的檔案管理。在讀圖時代的今天，高校照片檔案的文化傳承及歷史記憶功能越來越受人們關(guān)注，照片檔案利用率的提高，使得紙質(zhì)照片檔案的破損速度也在加快，而構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)工作是對紙質(zhì)照片進行數(shù)字化掃描，照片檔案數(shù)據(jù)庫為經(jīng)過數(shù)字化的紙質(zhì)照片圖像信息與數(shù)碼照片提供了統(tǒng)一的管理平臺[3]。一方面，用照片檔案數(shù)據(jù)庫來管理照片資源，可以將檔案信息與載體進行分開管理,在照片檔案利用時可以有效地減少檔案的磨損，延長照片檔案的使用壽命，一定程度上緩解照片檔案保存與利用之間的矛盾；另一方面，構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫管理體系，對照片檔案信息進行有效組織，形成檢索工具，能提高照片檔案利用效率，保障了照片檔案管理的高效性及數(shù)據(jù)服務(wù)的有序性。所以說照片檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)能更好地發(fā)揮高校檔案館的管理與服務(wù)功能。

（三）照片檔案信息資源的共享需求

長期以來，高校檔案部門都處于相對封閉的狀態(tài)，師生對照片檔案知之甚少，照片檔案利用率較低。而共享社會的到來，為檔案信息化建設(shè)提供了有利的契機，高校檔案部門應(yīng)及時融入時代發(fā)展潮流，推動“智慧檔案館”建設(shè)，堅持“共創(chuàng)、共建、共享”的服務(wù)理念，建立具有“信息共享”特征的照片檔案管理體系。開展照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，能拓寬高校照片檔案的傳播渠道，提高照片檔案服務(wù)利用率。照片檔案數(shù)據(jù)庫以網(wǎng)絡(luò)為媒介，使世界各地的人們通過互聯(lián)網(wǎng)就可以方便地瀏覽及利用照片檔案資源，促進了檔案部門與檔案利用者的雙向互動，能有效滿足用戶對照片檔案信息資源的共享需求，從而在智慧校園建設(shè)中提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四、智慧檔案視角下高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的優(yōu)化路徑

（一）建庫目標——以檔案資源優(yōu)化配置與用戶需求為中心

高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要從檔案工作實際出發(fā)，堅持照片檔案的服務(wù)“初心”。首先，高校檔案部門要準確把握自身定位，實現(xiàn)照片檔案資源的優(yōu)化配置。從檔案部門的需求來看，檔案部門希望實現(xiàn)館藏照片檔案資源的最優(yōu)配置，以提高照片檔案管理效率。而從檔案用戶的利用需求來看，檔案用戶在實施照片檔案資源“數(shù)據(jù)挖掘”的行為過程中，更為關(guān)注自身需求滿足的“時間成本”，他們希望能以最少的時間完成照片資源檢索。其次，高校檔案部門應(yīng)以滿足檔案用戶需求為中心。開展照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的是服務(wù)用戶、服務(wù)社會，照片檔案用戶體驗的滿意度是檢驗照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)質(zhì)量的“最高標準”。因此，在高校照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，應(yīng)緊密圍繞“用戶友好性”原則，使其能夠與檔案用戶需求實現(xiàn)友好互動[4]。

（二）建庫原則——以安全兼容與全面準確為根本

第一，高校在照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中不僅要考慮照片檔案資源與數(shù)據(jù)庫的兼容性，同時應(yīng)為未來檔案數(shù)據(jù)庫的“系統(tǒng)升級”與“擴倉增容”留有擴展接口，使檔案數(shù)據(jù)庫的升級與數(shù)據(jù)條目的更新易于操作；同時檔案建庫標準應(yīng)以國際通行的技術(shù)準則為依據(jù)，以增進照片檔案數(shù)據(jù)服務(wù)的“持續(xù)性”。第二，保障高校照片檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)的安全是建庫的一個重要目標。安全包括兩方面的內(nèi)容:一是確保網(wǎng)絡(luò)安全，保障照片檔案信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、更改和破壞，建立相應(yīng)密級的照片檔案數(shù)據(jù)庫、設(shè)置防火墻和安裝防病毒軟件等能增加照片檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性；二是確保照片檔案的長期存取與在技術(shù)環(huán)境改變情況下的可識別性。第三，由于照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的宗旨在于滿足用戶的檔案利用訴求，因此，在照片檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計規(guī)劃時便需要秉承“全面準確”原則，如考慮數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)合理、易操作、設(shè)置為用戶提供利用便利的查詢方式等，確保高校照片檔案數(shù)據(jù)庫的“服務(wù)有序”。

（三）建庫思路——以可操控性與統(tǒng)一調(diào)度為重點

由于照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一項較龐雜的系統(tǒng)工程，高校檔案部門需以可持續(xù)發(fā)展的眼光來實施建庫，實現(xiàn)涵蓋資源檢索、數(shù)據(jù)處理與數(shù)據(jù)庫安全等各環(huán)節(jié)的“全面協(xié)同”。

第一，做好構(gòu)建照片檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)工作。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)工作包括做好電子照片的收集與紙質(zhì)照片的數(shù)字化、完成數(shù)字化照片檔案的鑒定與整理，確保照片檔案的真實與完整性，并按照《照片檔案管理規(guī)范》對照片檔案進行分類、整理、編號、著錄和標引，將照片檔案自身具有檢索意義的各項特征盡可能詳細地記錄進檔案管理信息系統(tǒng)，為高校檔案部門有效管理照片檔案信息提供必要的元數(shù)據(jù)。

第二，照片檔案數(shù)據(jù)庫界面要簡單與可操控。用戶無需安裝桌面軟件，只要打開照片檔案數(shù)據(jù)庫查詢界面就能快捷地找到查詢窗口。查詢界面具有清晰的路徑導(dǎo)航，盡可能做到每一步操作都配有“幫助”信息。同時，要有較完備的檢索工具。根據(jù)照片檔案用戶的不同需求，可提供簡單檢索與高級檢索兩種工具:簡單檢索主要是以照片檔案的主題內(nèi)容為檢索入口，當(dāng)檢索出來的照片數(shù)量較多,可由檔案用戶再進行二次檢索；高級檢索則是指檔案用戶可以對檢索條件同時進行多方位限定，通過輸入照片主題、拍攝時間、拍攝地點等相關(guān)字段，縮小檢索范圍，提高照片檔案檢索效率，最終實現(xiàn)“整理簡化、檢索深化”的目標[5]。

第三，實現(xiàn)照片檔案數(shù)據(jù)庫的并發(fā)性控制，進行統(tǒng)一調(diào)度。檔案數(shù)據(jù)庫的資源共享功能使得多位照片檔案用戶可同時訪問及利用照片資源；并發(fā)性控制就是要使用正確的方式來調(diào)度與避免并發(fā)操作造成的數(shù)據(jù)不一致，使用戶在照片檔案檢索利用時互不干擾。并發(fā)性控制的主要手段是加鎖，用戶應(yīng)遵循照片檔案管理系統(tǒng)建立的加鎖協(xié)議，檔案部門可以根據(jù)并發(fā)情況和檔案事務(wù)處理量綜合選擇加鎖的單位。照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要充分考慮數(shù)據(jù)庫的使用效果，統(tǒng)一調(diào)度數(shù)據(jù)庫各項功能。一是照片檔案數(shù)據(jù)庫需做好用戶的權(quán)限管理。當(dāng)照片檔案數(shù)據(jù)庫中存在一些因版權(quán)受限制不能向所有用戶提供檔案服務(wù)利用的照片資源時,就需要對照片檔案用戶的權(quán)限進行管理,只有獲得許可的檔案用戶才能利用照片檔案。因此，可將照片檔案用戶分為：普通檔案用戶、高級檔案用戶、管理員等,不同檔案用戶擁有不同的利用權(quán)限；二是完善照片檔案數(shù)據(jù)庫的跟蹤服務(wù)功能，因照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一個持續(xù)性過程，高校檔案部門需考慮邊建庫、邊審核、邊發(fā)布；三是照片檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)設(shè)有互動功能，為檔案用戶開辟反饋意見區(qū),以便高校檔案部門及時改進,有效提高照片檔案服務(wù)水平。

（四）建庫保障——以定期檢查與數(shù)據(jù)備份為依托

數(shù)碼照片對軟、硬件的依賴性及電子信息的易改性使得電子照片檔案數(shù)據(jù)容易被損毀或丟失。因此，高校檔案部門要對已輸入電腦的電子照片和已構(gòu)建好的照片檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行定期檢查與備份，助推照片檔案資源與數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)[6]。照片檔案的理想存儲載體是只讀光盤，為確保照片檔案數(shù)據(jù)的完整與有效讀取，應(yīng)定期對刻錄完畢的光盤進行全面檢驗，檢查光盤有無劃痕，刻錄內(nèi)容是否齊全、有效。對存儲照片檔案的光盤可按照片拍攝年份或照片主題內(nèi)容進行編號，以方便照片檢索查找。同時，高校檔案部門應(yīng)定期將服務(wù)器軟件和照片檔案數(shù)據(jù)備份到其他設(shè)備上，如移動加密硬盤等，檔案備份設(shè)備要做到防磁、防光、防輻射等要求，實現(xiàn)檔案脫機保存?zhèn)浞荨n案異地備份是檔案安全保管的有效策略，高校檔案部門可考慮建立異地備份庫，將一份照片檔案數(shù)據(jù)留存?zhèn)溆玫耐瑫r，把另一份進行異地封存?zhèn)浞荩Ｕ险掌瑱n案數(shù)據(jù)安全。

五、結(jié)語

高校照片檔案是記錄高校歷史發(fā)展面貌的原始憑證之一，借助照片檔案，我們能更快更好地了解高校的發(fā)展歷程。創(chuàng)新照片檔案數(shù)據(jù)庫管理服務(wù)是高校提高照片檔案管理水平的要求與智慧檔案發(fā)展的必然選擇。新時期，高校檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案思維，優(yōu)化檔案服務(wù)品質(zhì)，積極探索“智慧檔案”與照片檔案管理的深度融合，以公眾需求為導(dǎo)向，有效利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，并結(jié)合照片檔案特點，借鑒“智慧時代”發(fā)展的成功經(jīng)驗，做好照片檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)“1+1＞2”的照片檔案管理效果，以促進高校檔案服務(wù)走向開放、共享、互動，助推高校檔案工作轉(zhuǎn)型升級，開創(chuàng)高校智慧檔案工作的新局面。