大數據視野下檔案管理思維方式創新分析*

賈曼

（西北民族大學 甘肅蘭州 730030）

大數據技術逐漸滲透到各行各業中，檔案行業也不例外。以往的檔案管理中，在管理意識、檔案利用率、信息化水平等方面存在著諸多問題。現如今應積極引入大數據技術，在此基礎上創新管理思維和方式，使檔案管理朝著信息化、網絡化、技術化的方向實現可持續發展。

一、大數據概述

繼云計算、物聯網之后大數據誕生，在IT產業再次掀起一場技術革命。當今時代背景下，數據信息呈現爆炸式增長，目前主流軟件系統工具已經無法滿足要求，而大數據的應用可在較短的時間內完成信息篩選、分析、整理等工作，為政府、企業的科學決策提供有力的技術支持。大數據的主要特征體現在四個方面，一是數據體量較大，從TB級別提升到PB級別；二是數據種類多樣，且格式和結構均不盡相同；三是價值密度較低，具有較強的商業價值；四是信息處理速度較快，可實時獲取所需信息，有效彌補傳統技術存在的弊端。目前，我國企業得到迅猛發展，內部資料信息也飛速發展，電子文件的數量大量增加。為了滿足新需求，檔案管理應朝著信息化、數字化的方向轉變，大數據的應用有助于挖掘檔案價值，為使用者提供更多優質高效的檔案服務，促進企業和社會經濟的共同發展；大數據技術對檔案資源高效共享具有促進作用，將各類檔案資源進行有機整合，構建共享平臺，使資源利用率得到顯著提升；企業檔案是在企業發展過程中逐漸累積起來的重要資源，具有較大的借鑒和參考意義，檔案資源的利用不但為企業發展提供充足的信息支持，還可為社會發展提供更多服務[1]。

二、當前檔案管理存在的問題

（一）檔案管理重視程度不足。在企業經營與管理中，對檔案管理重視程度不足現象十分普遍。從領導角度來看，部分領導十分奉行“利益至上”原則，他們將工作重心放置在與企業經濟效益息息相關的部門和工作中，由于檔案管理無法為企業帶來直接的經濟效益，而常常處于“放養”狀態，甚至一些公司的檔案管理部門成為“養老圣地”，一些從一線退下來的老員工基本都安置到該部門中安穩退休，使檔案管理層次降低，老齡化嚴重，一些青年人員因無法獲得展示空間而紛紛離職，導致嚴重的人員流失，整體管理水平大幅降低。此外，在招聘檔案管理人員時門檻較低，人員綜合素質不高，缺乏責任意識和服務意識，傳統管理思想根深蒂固，影響檔案管理質量，部分管理者不具備計算機操作技能且對新技術的學習持有抵觸態度，導致檔案管理逐漸落后于時代發展潮流，難以與大數據背景下的新需求充分適應。

（二）基礎設備缺失。在大數據背景下，企業檔案管理信息化速度不斷提升。據調查，當前部分企業在檔案管理方面存在基礎設施配置較差、管理方式單一等情況，大多數企業仍沿用傳統紙質統計方式，對檔案管理效率提升帶來較大阻礙。與西方發達國家相比，我國檔案管理信息化程度較低，在計算機軟件、硬件配置方面仍留有較大的上升空間，并且還存在著存儲受限、維修難度大、系統崩潰等問題，計算機系統故障頻發，防火墻安全設施存在明顯缺陷，對檔案信息安全構成較大威脅[2]。

（三）檔案利用率較低。檔案資源高效利用是檔案管理主要目標之一，同時也是衡量檔案管理水平的重要指標。從總體情況來看，與發達國家相比，我國企業在檔案利用方面存在一定差距，主要體現在兩個方面：一方面，檔案資源和結構存在問題，資源優勢難以得到充分發揮，支撐和保障作用受到限制；另一方面，檔案人員培養意識淡薄，一些先進技術的作用難以展現，部分檔案資料仍以紙質形式存在，即便部分檔案資料已經實現信息化，但缺乏信息共享平臺，使信息交流受阻，各類檔案形成“信息孤島”，影響檔案利用效率，無法與社會發展新需求相適應。

三、大數據檔案管理思維方式創新措施

（一）積極轉變管理思維方式

大數據背景下，檔案管理部門的思維方式也應隨之轉變，積極樹立網絡思維、共享思維、技術性思維，以此來提高檔案管理實效性。

1.網絡思維。該思維是在信息技術的基礎上產生的，具有發散性、整體性、動態性等特征。在檔案管理中樹立網絡思維，充分發揮大數據技術功能，可為社會和用戶提供更多優質的服務，例如，數據挖掘、數據分析技術，可針對存儲的數據進行整理和分析，與分析結果相結合為用戶提供所需信息。這將要求管理部門靈活利用大數據技術，對檔案資源進行研究和分析，挖掘其中蘊含的深層價值，為檔案服務提供更大助力。在大數據背景下，檔案服務的寬度和廣度得以延伸，為了滿足人們的多樣化需求，為其提供更加智慧化的服務，管理者思維應積極朝著網絡化轉變，將更加真實、有效的信息呈現給用戶，滿足用戶的個性化需求[3]；

2.共享思維。大數據的主要特征之一便是資源共享，在檔案管理中，管理者應積極樹立共享思維，對地區信息資源進行整合，使其成為一個有機整體，促進各個檔案室間的相互合作，使數據庫能夠得到不斷地豐富和完善。目前，信息資源種類眾多，建立共享檔案數據庫能夠有效滿足各個檔案部門的資源需求，提高服務能力，改變以往檔案資源獨立、分散的狀態，變分散為聯合，提高檔案資源開放度，以此來提高服務質量、促進社會發展；

3.技術性思維。該思維由西方現代化中衍生而來，通過對外部自然的控制，達到提高效率的目標，從而獲得最佳物質利益。在大數據背景下，管理者應積極樹立技術性管理，加強檔案室與新技術間的聯合，根據標準統一存儲，借助數據分析技術對檔案資源進行分析，從中提取有價值的信息，并以恰當的方式將結果展示給用戶。檔案部門還應注重大數據技術的引入，依靠新技術提高信息化、技術化水平，做到雙向理想控制，不但可以對檔案資源進行控制，還可掌控用戶的需求，例如，在檔案資源挖掘時，要想創新自身服務體系，則需要進行數據分析。隨著用戶需求的日漸多元，應從深度、廣度等多個方面進行，挖掘潛在的資源并進行處理，使該項工作成為檔案室的主要工作之一，使檔案工作做到與時俱進。

（二）創新檔案管理制度

在大數據背景下，應積極轉變檔案管理思維，在數字資源生命周期基礎上建立健全管理制度，才能夠為數字檔案館建設打下堅實的資源共享基礎。為了打破“信息孤島”現象，促進各類檔案資源之間的互聯互通，應堅持“互聯、開發、共享原則”，從檔案資源創建、組織、服務到儲存有機串聯起來，形成一個高效可行的數據標準規范體系。同時，還應與各個環節特征相結合，制定出與之相對應的操作規范，使各個環節均可實現數據化、信息化轉變，加深大數據與檔案管理間的聯系。規范體系的建立可堅持“開發、參與、互聯”等方式，促進工作模式的順利轉型和創新，使服務能力得到顯著提升[4]。

（三）構建智慧檔案云平臺

在大數據背景下，只有引入先進的管理技術才能使檔案管理做到與時俱進。在提高管理技術時，可通過構建智慧檔案云平臺的方式來實現，該平臺主要分為四個層次：第一，底層。作為該平臺的基礎設施層，主要功能在于整合物理資源，該層屬于虛擬的資源池，可為智慧檔案館提供信息存儲、傳輸服務以及網絡和數據資源；第二，平臺層。該層用戶無需對底層基礎設施進行管理和控制，但可對核心應用程序進行控制和部署；第三，應用層。該層能夠提供綜合業務服務，主要包括檔案查詢、數字資源利用、檔案政務服務、電子檔案身份查詢等相關服務；第四，終端用戶層，該層可提供端到端的流程服務，且流程較為靈活，可與用戶實際需求相結合進行跟蹤、修改和執行。在智慧云平臺中，頂層設計十分關鍵，只有做好頂層設計，才可使云平臺真正為用戶提供更多高效便捷的檔案信息服務。

（四）信息化建設與服務水平提升

現如今，檔案管理部門對信息化建設的重視程度逐漸提升，在大數據背景下，縮短與發達國家間的距離，使其更加規范化、智慧化發展，離不開信息化建設。企業應將該項工作納入到整體規劃之中，提高電子檔案與文件的管理力度，特別是對于數據資源的利用，更應借助智慧云平臺來實現管理。對于紙質檔案來說，管理部門應對其進行電子化備份，借助網絡可隨時查閱，在保障質量的基礎上促進數字化查詢服務開展。例如，設置身份認證模式，使檔案傳輸更加安全，避免資料泄露等造成不必要損失，使服務質量得到顯著提升。具體來講，在大數據背景下，企業紙質檔案的載體應進行轉變，通過構建數據庫的方式使全部文件均得到合理的歸檔和保存。與紙質檔案相比，電子檔案更加清楚明了，可通圖像直接將其轉變為有用信息。簡單來說，檔案資源從紙質化向電子化的轉變，可使數據分析更加深入。大數據的主要特征體現在數據處理工具的眾多方面，在日常工作中，檔案管理者也應具備信息化服務思維，以此思維指導工作，使檔案信息的內在價值得到深入挖掘[5]。

（五）創新企業檔案管理服務模式

在我國檔案發展“十三五”規劃中要求，檔案工作應樹立“創新、綠色、共享”的發展理念，企業檔案管理應以該理念為指導思想，提高服務意識，改變以往以保管為主的工作模式，轉變為以開放共享為主的服務模式。在實際工作中，在強化企業紙質檔案管理的過程中，應不斷提高檔案管理數字化層次，通過加強宣傳推廣等方式，對優秀的企業檔案文化進行傳播，有助于增強企業檔案影響力，使檔案資源的作用和優勢得到充分發揮，促進企業的健康長遠發展。此外，組織結構決定功能，以往檔案管理制度采用自上而下的管理模式，忽視檔案信息在各個部門中的溝通共享。在新時期背景下，應積極借助大數據技術構建智慧檔案平臺，創建扁平化的企業組織結構，要求檔案部門與企業中的建設部門、產品銷售部門、員工管理等多個環節緊密結合，通過創新服務模式，促進檔案資源的交流共享。檔案管理者個人素質對管理效果具有一定影響，企業應定期開展培訓教育活動，使管理者掌握更多檔案管理知識和技能，提高計算機操作水平，深刻而清楚地認識到檔案管理對企業發展的重要性，樹立責任意識，在日常工作中做好自身的本職工作，提高檔案管理效率。

四、結語

綜上所述，大數據時代的到來為企業檔案管理帶來了發展機遇，在日常管理中，檔案工作者應積極轉變思維方式，樹立網絡思維、共享思維、服務思維，在新思維的引導下拓展發展空間，提高檔案管理的整體效率和水平。