水利檔案數(shù)字化工作中面臨的問題及對(duì)策

文·劉曉明 馬玉彪 臧志美

隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”和“大數(shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)到來，檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生越來越重要的影響，已經(jīng)成為適應(yīng)信息時(shí)代需要的必然選擇。檔案信息化建設(shè)一方面要求檔案工作要積極運(yùn)用以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)，提高信息化水平；另一方面對(duì)信息化條件下新產(chǎn)生的檔案科學(xué)管理工作提出了更高的要求，同時(shí)也面臨著重大挑戰(zhàn)。隨著信息化進(jìn)程的加快，水利部門在工程建設(shè)、項(xiàng)目管理、防汛抗旱、水政執(zhí)法等活動(dòng)中產(chǎn)生了海量的電子文件，在提供便利的同時(shí)，一些潛在的風(fēng)險(xiǎn)隨之而來。

一、水利檔案數(shù)字化工作中面臨的問題

（一）電子文件保真存在不可控性

檔案作為歷史資料的真實(shí)記錄，必須要維護(hù)歷史資料的原始狀態(tài)，不能有絲毫可篡改的空間和可能。數(shù)字化檔案，可以看成是對(duì)檔案內(nèi)容的“拷貝”，這種改變信息表達(dá)方式的過程極易造成內(nèi)容的失真。在檔案數(shù)字化時(shí)，不可避免的要對(duì)掃描成圖像格式的文件進(jìn)一步處理。檔案經(jīng)數(shù)字化掃描后，圖像出現(xiàn)傾斜、白邊、切字、透字、污點(diǎn)、倒置等現(xiàn)象時(shí)，要對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行糾偏、修邊、去污點(diǎn)、消除透字等處理，以便于后期的識(shí)別及轉(zhuǎn)換格式。在這個(gè)過程中，數(shù)字文件會(huì)存在不同程度的信息失真。

（二）電子文件載體的不穩(wěn)定性

電子文件與紙質(zhì)文件相比，其載體與信息的結(jié)合是不穩(wěn)定的。一是電子文件必須依附在一定形式的載體上，可以反復(fù)復(fù)制、備份，因此載體相對(duì)于信息內(nèi)容來說，不再具有原始性、一致性和唯一性；二是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，存儲(chǔ)載體更新頻次也在不斷加快，從最初的軟盤，到CD光盤，再到單塊硬盤，電子載體的更新速度日新月異，存儲(chǔ)載體的不斷更新致使電子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再對(duì)原始記錄載體“從一而終”；三是電子檔案載體不穩(wěn)定，且使用壽命較短，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求比較苛刻，既要控制溫濕度，又要防磁、抗病毒，這無疑與檔案保管的長期性、永久性產(chǎn)生矛盾；四是電子文件的識(shí)別及存儲(chǔ)設(shè)備更新率高。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子文件的識(shí)別及存儲(chǔ)設(shè)備必將不斷被新的載體所取代；五是電子文件存儲(chǔ)載體管理集中，數(shù)據(jù)庫的更新、數(shù)據(jù)安全的維護(hù)、存儲(chǔ)介質(zhì)的更換等，都依賴于特定自然人的主動(dòng)性、積極性和嚴(yán)謹(jǐn)性，如特定自然人崗位變動(dòng)或職位調(diào)動(dòng)，則極易造成信息管理的脫節(jié)。

（三）各類信息系統(tǒng)的不兼容性

信息化管理需要通過專業(yè)的管理軟件來實(shí)現(xiàn)。隨著信息化建設(shè)不斷加快，檔案信息量的不斷增加，信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用越來越廣泛、越來越普遍。水利部門許多業(yè)務(wù)工作都擁有一套自己的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，例如，政務(wù)辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、水政監(jiān)察人員動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)、行政權(quán)力動(dòng)態(tài)管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)等。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)每天都在產(chǎn)生大量的文件，但這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政，不能同檔案管理系統(tǒng)無縫對(duì)接，形成一個(gè)個(gè)信息孤島，致使大量文件無法統(tǒng)一歸檔。即使能夠從系統(tǒng)中導(dǎo)出，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)因開發(fā)公司不同，文件輸出格式千差萬別，也使得一些信息無法共享，致使各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接、整合困難。

（四）技術(shù)更新缺乏有力支持

一是信息化管理早期開發(fā)軟件，因受技術(shù)條件限制，難以達(dá)到現(xiàn)在檔案管理所需要的技術(shù)要求，突出表現(xiàn)在一些應(yīng)用軟件在業(yè)務(wù)變更、項(xiàng)目調(diào)整、人員變動(dòng)時(shí)系統(tǒng)更新不及時(shí)，致使信息滯后，程序流轉(zhuǎn)出現(xiàn)脫節(jié)；二是受技術(shù)條件制約，早期信息化檔案時(shí)，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)較低，一些文件掃描后未經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化后期處理，無法達(dá)到現(xiàn)行數(shù)字化存檔標(biāo)準(zhǔn)；三是檔案管理硬件、軟件升級(jí)更新成本高，使得一些新技術(shù)，無法應(yīng)用到檔案管理上；四是各類系統(tǒng)的不兼容，阻礙了技術(shù)發(fā)展，影響了電子文件集中統(tǒng)一歸檔進(jìn)程。

（五）紙質(zhì)載體的重要性被忽視

隨著檔案信息化時(shí)代的到來，人們?cè)絹碓街匾晫?duì)電子文檔的收集整理，檔案數(shù)字化工作的實(shí)施為檔案存儲(chǔ)空間的節(jié)約、檔案的開發(fā)利用、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用提供了有力支撐，因此各基層單位都在大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。但在數(shù)字化進(jìn)程中，一些基層單位往往片面強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化的便捷性，忽視了紙質(zhì)載體的重要性。如某些不了解檔案工作性質(zhì)的部門，片面地認(rèn)為數(shù)字檔案便捷、高效、查閱方便、存儲(chǔ)空間小（僅需要幾塊硬盤）；而紙質(zhì)檔案費(fèi)時(shí)、費(fèi)事、費(fèi)工、費(fèi)力、費(fèi)錢，且需要的存儲(chǔ)空間大（需要專門的檔案庫房），因此數(shù)字檔案室的建立，可以在某種程度上取代紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)。這些想法過度地強(qiáng)調(diào)了數(shù)字檔案的節(jié)約性、高效性和便捷性，忽視了紙質(zhì)檔案作為信用憑證、歷史依據(jù)和法律憑證的重要性。

二、解決水利檔案數(shù)字化問題的對(duì)策

（一）建立電子檔案管理責(zé)任制

鑒于電子檔案保真程度不可控和刪改無痕的特性，電子檔案的管理與監(jiān)督應(yīng)貫穿于整個(gè)形成周期，在這個(gè)過程中應(yīng)確保電子檔案存儲(chǔ)流程嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)。一是建立電子信息歸檔檢查制度，對(duì)電子檔案存儲(chǔ)全程進(jìn)行安全檢查和評(píng)估；二是建立電子文件流轉(zhuǎn)審閱制度，確保電子文件在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中生成、流轉(zhuǎn)和保存階段的真實(shí)性、完整性、可靠性；三是建立嚴(yán)密的保管、保密和利用制度，確保電子檔案從收集到歸檔、從儲(chǔ)存到保護(hù)、從開發(fā)到利用整個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照檔案管理程序有序推進(jìn)；四是建立電子檔案管理責(zé)任制，將電子檔案管理層層分解、責(zé)任到人，有效避免檔案管理過程中的丟失和損壞。

（二）建立“雙套”歸檔管理體系

一是將需要保存的電子檔案，拷貝并輸出紙質(zhì)檔案作為常規(guī)保存，以紙質(zhì)檔案為憑證，保證電子檔案的原始性、證據(jù)性和憑證性；二是積極利用電子檔案便捷、高效的特性，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，提高紙質(zhì)檔案的利用率；三是針對(duì)水利工作特點(diǎn)，執(zhí)行“雙套”歸檔制度，加強(qiáng)對(duì)各類紙質(zhì)文檔及電子文檔的搜集、整理，逐步形成管理規(guī)范、條目清晰、運(yùn)轉(zhuǎn)有序的檔案管理模式；四是根據(jù)紙質(zhì)檔案和電子檔案的特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理制度，使兩者相輔相成。

（三）整合優(yōu)化信息資源平臺(tái)

由于電子檔案在收集過程、存儲(chǔ)方式、立卷歸檔等方面不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，構(gòu)建完備的電子檔案管理體系，建立合理的組織結(jié)構(gòu)，對(duì)電子檔案后期的管理利用尤為重要。應(yīng)結(jié)合水利工作實(shí)際，以《電子文件歸檔與管理范圍》（GB/T18894-2002）為依據(jù)，制定行之有效的管理方式。一是發(fā)揮相關(guān)機(jī)構(gòu)權(quán)威性，整合優(yōu)化信息資源平臺(tái)，對(duì)各個(gè)相對(duì)獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)內(nèi)容、功能結(jié)構(gòu)及其互動(dòng)關(guān)系進(jìn)行聚合和重組，形成高效、流暢、便捷、互利的新型數(shù)據(jù)平臺(tái)；二是確立層級(jí)關(guān)系，嚴(yán)格劃分系統(tǒng)管理員和管理員權(quán)限，合理劃分組織機(jī)構(gòu)，完善多元化存儲(chǔ)途徑，實(shí)現(xiàn)各類信息資源的無縫對(duì)接；三是建立統(tǒng)一的歸檔路徑，將一個(gè)個(gè)“信息孤島”，構(gòu)建成暢通、便捷、安全的綜合大數(shù)據(jù)平臺(tái)；四是保障信息安全，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)，保護(hù)電子文件的信息安全。

（四）加強(qiáng)軟硬件建設(shè)

對(duì)檔案的防護(hù)，應(yīng)當(dāng)貫穿于整個(gè)檔案生命的周期，加強(qiáng)檔案軟、硬件建設(shè)，對(duì)檔案的長期保存起著至關(guān)重要的作用。

加強(qiáng)軟件建設(shè)。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)力度。定期、不定期地組織檔案從業(yè)人員開展業(yè)務(wù)考核、座談交流等活動(dòng)，確保檔案從業(yè)人員知業(yè)務(wù)、懂業(yè)務(wù)、精業(yè)務(wù)；二是加強(qiáng)檔案從業(yè)人員電子信息技術(shù)培訓(xùn)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化工作在檔案工作中的比重越來越大，檔案從業(yè)人員現(xiàn)有計(jì)算機(jī)水平難以跟上日新月異的信息技術(shù)發(fā)展，加強(qiáng)檔案從業(yè)人員計(jì)算機(jī)水平迫在眉睫。因此，應(yīng)建立有效的教育培訓(xùn)模式，將信息技術(shù)培訓(xùn)系統(tǒng)化、制度化，以確保檔案人員能夠盡快適應(yīng)飛速發(fā)展的信息時(shí)代；三是加強(qiáng)檔案從業(yè)人員安全知識(shí)教育，將檔案安全管理意識(shí)深入到日常工作中，讓檔案從業(yè)人員從思想上高度重視、從業(yè)務(wù)上謹(jǐn)慎小心，切實(shí)做到“上網(wǎng)內(nèi)容不涉密、涉密內(nèi)容不上網(wǎng)”，確保網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全。

加強(qiáng)硬件建設(shè)。一是建立定期巡查制度，對(duì)硬件設(shè)備進(jìn)行不定期的巡查，確保硬件安全運(yùn)行；二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份，及時(shí)更新相關(guān)設(shè)備，確保數(shù)據(jù)安全；三是大力建設(shè)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，使網(wǎng)絡(luò)安全得到最大化提升；四是加強(qiáng)庫房建設(shè)，針對(duì)紙質(zhì)檔案及電子檔案特點(diǎn)，購置相應(yīng)存儲(chǔ)設(shè)備，保證檔案存儲(chǔ)安全。

（五）夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)

當(dāng)前檔案管理日趨數(shù)字化，加之電子檔案使用便捷、存儲(chǔ)方便、利用高效，使得檔案管理者和利用者都比較青睞于電子檔案存儲(chǔ)，對(duì)紙質(zhì)檔案的保存與保管有所忽略。然而，紙質(zhì)檔案材料的穩(wěn)定性、憑證的有效性、地位的法定性是電子檔案一時(shí)所不能取代的。因此，在目前普遍提倡檔案數(shù)字化管理的背景下，應(yīng)進(jìn)一步重視紙質(zhì)檔案的保護(hù)與管理，在檔案工作開展的同時(shí)，將普及“檔案意識(shí)”納入業(yè)務(wù)工作流程中，把“只字片言，亦所珍惜；古為今用，功同史冊(cè)”這一理念深植到各個(gè)部門的日常工作中，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的收集、管理和保護(hù)，積極構(gòu)建多元化、多介質(zhì)、多載體、多渠道的新型檔案存儲(chǔ)模式，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。