醫院干部人事檔案規范化管理和開發利用工作探討

文·郭麗

干部人事檔案的規范化管理是公立醫院工作的重要部分，不僅反映醫院檔案管理的整體水平，更直接關系著干部提拔任用和人才隊伍建設工作。干部的選拔任用遵循“凡提必審、凡轉必審、凡進必審”的檔案審核基本原則。干部人事檔案記錄了干部的“三齡兩歷一身份”和任免獎懲等情況，人事檔案的審核成為選拔任用干部的重要依據。審核主要包括干部人事檔案的任前審核、專項審核和日常審核工作。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案管理工作面臨新挑戰。醫院應不斷創新干部人事檔案的管理方法，加強規范化管理和開發利用，從源頭上高標準、嚴要求，規范化管理干部人事檔案，不斷提高檔案審核的效率和質量，充分發揮干部人事檔案的作用，從而更好為醫院發展提供重要保證和不竭動力。

一、醫院干部人事檔案管理的重要性

醫院人事檔案是反映醫院醫護人員思想品德、專業能力、工作業績和科研水平等方面情況的材料，是每個醫務工作者本來面貌的真實寫照，是醫院人才開發的重要信息資源[1]。干部人事檔案作為人事檔案的重要一部分，是干部工作、人才工作的基礎性工作和重要環節，記錄干部思想品德、工作狀況及業務能力，干部檔案正本包含了自傳、履歷表、鑒定及政治歷史問題等審核資料、參加中國共產黨或共青團的材料、獎懲、任免等，從整體上體現一名干部歷史和現在的所有材料，是作為干部調資、晉級、調動的重要依據，能夠為醫院領導提供人才信息以及相關的用人數據，是醫院了解人才的重要途徑。干部“三齡兩歷”（出生年齡、參加工作的時間、入黨時間、學歷、工作經歷）作為提拔任用干部的關鍵審核要素，為醫院選拔人才提供了良好的依據。

二、醫院干部人事檔案管理存在的問題

（一）對干部人事檔案管理工作的重視程度不夠。因為人事檔案自身不能夠為醫院帶來直接的利益，因此一些醫院不重視人事檔案管理工作，管理人員以及管理制度等存在諸多問題。干部人事檔案由非專業的兼職人員負責。日常工作事務耗費了大量精力，有的材料不能及時收集、歸檔，不能全面、客觀的反映干部，對檔案的開發利用研究較少，并且接受檔案管理的培訓少，雖然工作盡職盡責，但工作難免不專業、不規范[2]。另外，干部個人對檔案的重要性認識不足，一些檔案材料比如在職學習、榮譽獎勵等資料留存在自己手里甚至丟失，沒有及時送至人事檔案管理部門。

（二）干部人事檔案歸檔及查詢借閱效率不高。很多公立醫院干部人事檔案由上級主管部門統一集中保管，由于時間限制及空間距離的原因，很多檔案材料不能第一時間歸檔，往往先在單位存留待積攢較多時統一送去歸檔。另外，干部人事檔案的查詢和借閱也存在地域上的不方便。

（三）干部人事檔案管理考核制度不完善。醫院雖然建立了績效考核制度，但人事檔案管理只占其中很少的分值，達不到激勵的效果，并且沒有建立系統的人事檔案管理制度，導致檔案管理考核指標的科學性還有待驗證。另外，由于人員不足，兼職人員管理人事檔案，績效考核指標不科學反而會影響其工作積極性。

三、加強醫院干部人事檔案規范化管理的對策

（一）加強組織領導，提高意識。配備業務能力強、綜合素質高的工作人員，加強人事檔案管理有關業務培訓，及時做好干部人事檔案信息收集、開發和提供利用工作。醫院把人事檔案的管理納入醫院發展的重要內容，使人事檔案的管理與醫院業務建設同步發展和規劃，加強對員工宣傳醫院人事檔案管理的意義，使干部職工認識到檔案的重要性，從而更好地支持干部人事檔案的管理工作。

（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設。除提拔重用干部的信息錄入干部信息管理系統，醫院還可引進人力資源管理軟件（HR）軟件，將干部有關出生時間、入黨時間、參加工作時間、學歷、工作經歷、身份、職稱職務信息和獎懲信息全部錄入，并對變動的信息及時更新維護，確保干部信息的準確性，極大地提高了干部信息提供利用工作的效率和質量，查詢方便，效率提高。在一定權限范圍下，一些信息對某些科室和人員進行開放，透明[3]，各科室及每個人都有賬號和密碼，科室和員工可以快速查找信息。

（三）加強制度建設和績效考核。借助醫院三甲評審及復審的時機，制定和健全干部人事檔案管理制度和流程，如干部任前檔案審核制度、干部檔案專項審核和日常管理等有關制度。同時，嚴格執行制度、有效落實，加強績效考核力度，對檔案管理嚴格落實問責制。

四、促進醫院干部人事檔案開發利用的建議

（一）積極主動收集，為檔案開發利用提供全面準確信息

提高檔案管理人員服務意識，運用現代化人力資源管理軟件，及時、全面、準確收集有關干部的德、廉、能、績、勤等方面檔案資料及信息，紙質檔案及時歸檔，電子信息同步錄入HR軟件。兩者相結合，將干部信息最大限度充分使用，達到一方收集，多方共享。在職稱晉升、專業技術競聘、中層競聘上崗等工作中，醫務、科教、人事部門可方便快速查閱，共享干部檔案信息資源，對干部隊伍進行分析預測，大大提高工作效率。

（二）嚴格檔案審核，為干部選拔任用提供依據

近年來，主管部門越來越重視檔案審核，每兩三年組織各醫院開展檔案專項審核，針對干部人事檔案質量、干部人事檔案材料不齊全、制作不規范、手續不完備等問題集中培訓和整改。對不符合政策規定的“三齡兩歷一份”等依照有關規定給予重新認定，對個別記載失誤的問題給予改正，保障人事檔案的真實性和完整性，使人事檔案真正發揮作用，為干部人事工作提供可靠的依據。

（三）強化績效管理，加快人事檔案開發利用創新

不斷完善醫院人事檔案管理制度，科學合理設置對檔案管理人員的績效考核指標，每月進行監管，不斷反饋和改進，督促檔案管理人員認真貫徹落實《檔案法》《干部檔案工作條例》，嚴格按照規章制度執行，在主動服務和開發利用上下功夫，建立不同層次的人才專家庫資源，充分利用干部人事檔案資源為醫院選拔任用人才提供決策依據。

（四）加強專業培訓，提升人事檔案開發利用的能力

人事檔案管理人員要不斷學習培訓，強化思想政治學習教育和專業素質能力提升。要接受專業的檔案教育培訓，掌握基本的檔案管理原則、方法，努力學習的新知識、掌握檔案管理工作新技術，熟悉并掌握醫院檔案管理現代化的具體內容，還要不斷學習計算機、法律等現代管理知識，積極參加各種培訓、學術交流，了解和掌握人事檔案最新管理規范，不斷充實知識面，深入挖掘人事檔案的價值，實現人事檔案和干部隊伍的雙重價值。

總之，醫院競爭的核心力歸根結底是人才的競爭，而人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息來源[4]，準確完整的人事檔案是選拔干部的重要工具。只有選用職業素質好、專業知識精的人事檔案管理人員，提高主動服務意識，運用現代化信息管理系統，堅持與時俱進、開拓創新，才能管好用好檔案，為醫院選人用人提供決策依據，加快醫院人才隊伍發展。