農村檔案管理過程中的主要問題及優化方式研究

文·鹿志君 王承國 李高平

農村檔案通過文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體，真實記錄了農村的工作方針、生產發展、風土人情以及農民的日常生活等，在社會主義新農村建設過程中，農村檔案管理工作正在逐漸被重視。2010年，《社會主義新農村建設檔案工作示范縣實施辦法》的出臺，指出“做好農村檔案管理工作是新農村改革中必不可少的一個環節”，表明農村檔案工作既是促進城鄉規劃、推進城鄉一體化建設的現實需要，也是促進農村經濟發展、提高當地公共服務水平、整合優質資源的客觀需要。

一、農村檔案的特點

（一）存檔內容繁雜，涉及范圍廣

農村檔案涵蓋了政治、經濟、文化、地理等方面，具有很高的研究價值。政治上，農村檔案記載了黨風黨建、紀檢監察、民主管理、村規民約、社保民生、承包合同、醫療衛生、婚姻登記等；經濟上，記載了招商引資、交易物流、農業物資、財務收支、旅游業等經濟服務的信息；文化上，記載了鄉土習俗、民風民情，民間藝術等氣息；地理上，記載了農村土地、水文、氣候、礦產、林業、漁業等資源。多樣化的內容信息，顯現了農村檔案的多樣性，技術性強，對檔案管理人員提出了更高的能力要求。

（二）檔案種類多，分類更加困難

農村就是一個基層的社會，社會各界產生的檔案，在農村檔案中基本都包括。在檔案載體上也是紙質檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案等一應俱全。這就給檔案分類帶來很大的難度，既要避免分類不清晰或缺類少項，又要避免檔案分類“千村一貌”，不能體現各村的特色歷史、文化、人情、風貌。

（三）檔案形成周期不定

在農村基層建設中，從項目規劃、實施、完成需要很長時間，從而導致了形成檔案的時間跨度較大，而在一些時間節點或者服務項目上，又環環相扣，體現出時間緊的特點。而一些項目建成過程中，會涉及人員、戶籍等變動情況或村官更替現象，容易出現檔案存檔斷層，銜接不足。這就使得檔案定時歸納整理，做好時間節點處的清晰標記等工作顯得尤為重要。

二、農村檔案管理工作的問題

（一）重視不夠，制度不全

當前，農村主要的建檔范圍集中于鄉鎮機關單位，基層檔案的管理工作落實不到位，無法積極整合檔案資源，檔案分級管理方式未得到有效開展。部分行政村出現“輕落實、輕管理”的現象，沒有出臺切實有效的檔案管理方案。檔案多以會計、文書為主，不能滿足農民需求；沒有實質性的檔案工作長效管理機制，缺少制度保障，對于檔案管理工作的考核標準不完備。由于重視力度不夠，又缺乏監督指導，鄉鎮不能按照發展需求及時調整并完善檔案門類，缺少存檔意識，材料零散、分布不均，導致重要的農村檔案沒有保存下來。

（二）檔案管理人員能力不足，缺乏正規培訓

目前在新農村建設逐步推進過程中，檔案管理員的人才隊伍沒有及時跟進培養，管理檔案的多屬于兼職人員或轉崗人員，少有專職檔案管理人員，缺少正規系統的培訓，對于檔案管理工作不熟悉、業務水平低、沒有創新性，思想觀念和管理能力都達不到新農村檔案管理工作的發展要求，極易造成檔案管理工作的疏漏，給檔案的安全性帶來風險。優秀檔案管理人員的缺乏，成為新農村檔案工作推進的瓶頸。

（三）農村檔案信息化程度不夠

建立檔案信息化管理平臺，完善信息查詢機制，保護檔案的完整與安全，可有效提高檔案管理能力。目前，部分行政村已經建立信息化統一管理平臺，但還處于發展初期階段，信息網絡維護不足、數字化不夠、效率低下，導致農村檔案聯網性差，甚至出現安全隱患。一些網絡覆蓋不夠的行政村，農民則根本無法獲取檔案信息，這與新農村建設發展的需求不能同步。

三、檔案管理工作的優化方式

（一）政府應高度重視，加強監管

行政村檔案管理部門應當因地制宜，結合《中華人民共和國檔案法》，制定適合的農村檔案管理辦法和相關細則，完善檔案工作制度，建立完整的檔案管理體系，使檔案管理工作規范、科學、標準。要建立健全農村的檔案管理工作組織機構，明確各檔案管理人員的崗位職責，完善檔案歸檔、安全保密、交接更替等制度。要加強基礎設施的投入，建立專業的工作領導小組，進行定期定量的監管考核，對于檔案管理工作優秀的人員提出獎勵，對于工作落實不到位的提出批評和整改意見。要加大檔案宣傳力度，采用多種媒體宣傳并行的方式讓農村基層群眾了解檔案管理工作，提高檔案意識，支持檔案工作。要激發檔案管理部門的工作熱情，并加強各涉農部門的相互聯系，提高各機構共建共管檔案工作的氛圍，促進新農村檔案工作的發展。

（二）加強檔案管理人員的業務培訓

要加大人才支持力度，加強人才隊伍建設，提高檔案人員的專業素質。要改進檔案管理員的編制，通過民主推薦、層層考核的方式，選拔出有能力、負責任的檔案管理員對檔案進行統一管理。各級政府和檔案業務部門要定期開展檔案培訓工作，使管理員熟悉掌握檔案管理辦法，科學有效地進行檔案管理，并提供優質的檔案咨詢服務，實現檔案管理工作的知識化、科學化、專業化。吸引高學歷人才進入檔案管理隊伍。例如，堯塘鎮下的行政村多采用大學生作為檔案管理的兼職人員，充分發揮了大學生專業知識強的優勢，有利于提高檔案管理工作的創新性，同時大學生可以幫助建立和維護檔案館藏的信息化平臺。

（三）建立農村電子檔案，實現農村檔案的信息化發展

為減少紙質檔案易損毀、缺失的弊病，有效實現信息資源的整合共享，應完善檔案信息數據庫，逐步推進檔案管理信息化、數字化、網絡化、一體化建設。各行政村應根據自身情況，建立紙質版保存為主、電子版檔案保存為輔的管理方式，建立辦公、查詢為一體的檔案管理平臺。實現“線上線下”信息資源共享，并以“線上”為主，“線下”配合。對于網絡覆蓋較弱的行政村，更需要“線下”工作的配合，比如開展各種檔案展覽活動等，滿足農民查詢檔案的需求。

農村檔案管理取得了一定的成就，卻還存在著一些不足，缺乏定性定量的研究，理論性和精確性不夠，要圍繞新農村建設的中心，重視檔案管理工作，將其與其他工作建設同步展開，多措并舉、深入挖掘，形成工作的長效機制，真正讓農村檔案信息發揮作用，服務于民。