大數據背景下危房檔案的管理與應用

文·房愛芬

大數據（big data，mega data）指的是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。它是由人類日益普及的網絡行為所伴生的，受到相關部門、企業采集的，蘊含數據生產者真實意圖、喜好的，非傳統結構和意義的數據。對于很多行業而言，如何利用好這些大數據是贏得行業競爭的關鍵。檔案管理行業更是如此，如何從海量數據中發掘出有價值的信息，滿足不同檔案客戶的信息需求，將檔案資源轉化為知識資源，尤其是覆蓋人民群眾的知識資源，這已成為檔案人的使命。大數據時代的來臨相比其他信息技術，更加契合了檔案管理工作的需要。而基于大數據的數據分析和數據挖掘技術，也必將對此起到巨大的推動作用。

一、危房檔案管理的現狀和存在問題

近年來，各地樓房倒塌事故頻頻爆發。僅2016年，全國范圍內發生的較大樓房倒塌事故就有上海松江樓房、溫州樓房、寧波樓房等倒塌事故，這些事故的具體原因雖有不同，但共同的一點是危舊老樓年久失修，有關部門未予足夠重視，若能健全這些存在隱患的危舊老樓檔案信息，并及時進行檢查和預警，無疑可以在某種程度上降低損失。

（一）危房檔案管理的現狀

以筆者所在地區的危房檔案為例，從2015-2017年三年間的房屋安全大檢查看，該市城市建成區內共有危舊房屋1236棟，建筑面積36.78萬平方米（含部分房改房面積）；玻璃幕墻102棟，存在問題的5棟。建有危房檔案3500宗，雖然有關部門在房屋安全大檢查后，專門建立了房屋安全檔案，但是由于房屋安全檔案與房屋產權檔案沒有聯網，與城建和街道之間沒有建立起有效的通報和預警機制，對于后續的監督和檢查也缺少制度、規定，危房檔案的管理和應用依然停留在較為落后的水平。

（二）危房檔案管理和運用面臨的問題

隨著中國城市化進程的加快，存在重大隱患的危舊老樓出現事故的概率越來越多大，對于這些危舊老樓及時作出預警和預防，是當前危房檔案管理面臨的重要任務。在管理和應用危舊老房的檔案時，要注意以下檔案管理的特殊性。

1.建造時間久遠，原始檔案缺失

隨著城市化進程的加快，城區規模越來越大，城市建筑物的體量和數量呈現爆炸式增長。很多建于八十年代和九十年代初期的樓房，囿于建筑技術和建筑材料的限制，加上保存技術的不完善，很多的樓房建設檔案丟失、破損。缺少第一手的城建檔案，對于危房的檔案管理可謂先天不足。

2.產權關系錯亂，物業管理滯后

按照通用的建筑設計壽命，一般的樓房使用期限都在三十年以上。但是由于城市化進程突飛猛進，對于樓房的物業管理跟不上，加上房屋產權的頻繁變更，特別是住宅產業化和住房制度改革以及物業維修資金的使用限制，使很多城區老舊小區陷入無專業人員維護、無維修資金投入維護的長期無序管理狀態，這也影響了危舊樓房檔案資料的收集。

3.鑒定和維護人才匱乏，資金投入不足

健全危房檔案、整合分散各處的危房檔案、利用現代科技對危房進行建模分析以及建立危房信息預警等，都需要專業人員來操作，傳統的房產檔案的管理和應用面臨了新的挑戰，正如信息化時代挑戰了紙質時期的檔案來源原則、文件生命周期理論、檔案價值鑒定理論，催生了基礎理論的新變革一樣，在大數據時代，新檔案來源觀、文件連續體理論、宏觀鑒定理論等都將受到不同程度的挑戰，檔案人才隊伍建設成為檔案事業發展不可撼動的基礎。

（三）大數據時代為危房檔案管理工作帶來的影響

在大數據時代里，多樣化的檔案管理形式已經從傳統意義上的紙質檔案和電子檔案為基礎，轉變為以數據信息為依托，促使了檔案信息數量的大幅提升。以某地級市房地產檔案服務中心為例，在“十一五”期間，該市檔案館檔案目錄中心將所轄各單位的檔案目錄信息進行集中管理，建成了覆蓋各單位的200余萬卷案卷、1000余萬件檔案信息的檔案目錄中心，館藏存儲量由GB上升到TB級和PB級，檔案資源中還存有大量的掃描圖像、傳真、照片、字處理文檔、電子表格、演示文稿、語音和視頻片段等非結構化數據。隨著電子政務文件應用的推廣，其數據量還將呈幾何倍數增長，成為名副其實的海量規模。在這種背景下，影響危房檔案管理工作的重點并不是掌控和儲存大量的信息資源，而是要依據對檔案信息的有效管理明確其中存在的價值，并達到危房檔案管理工作的合理化和優質化。這是現階段需要注重的危房檔案管理工作的發展方向。

二、大數據對危房檔案管理和應用的啟示

（一）大數據對危房檔案管理的意義

1.大數據可實現危房檔案管理的高效性 。將基于網絡信息技術把相關信息數據進行共管共享的大數據理念應用到檔案管理之中，可以實現不同危房檔案管理部門之間的檔案信息集中管理和資源共享。在查閱檔案的時候，調閱者可以得到更多的信息，參考更多相關的數據。

2.大數據可實現危房檔案信息的可靠性 。由于大數據是將更多的檔案資源進行整合，建立一個龐大的虛擬數據庫。在這樣一個數據庫中，我們不僅可以迅速準確地找到自己所需要的檔案信息，也可以在同類信息的參考對比中，找出最為準確可靠的檔案信息，使檔案信息的真實性在可參考、可比較中得到進一步驗證和保證。

3.大數據強化了危房檔案管理系統自動分析能力 。在檔案大數據管理中，加入了數據分析的環節。這種計算機自動分析具有很高的科學性和準確性，可以幫助我們在大量的檔案數據中找到最為準確、科學的結論。

（二）大數據時代下優化危房檔案管理工作的啟示

1.優化危房檔案管理的人才架構。大數據時代的來臨，為檔案管理工作者的工作理念和自身素養提出了更高的要求。由此，一定要對檔案管理工作者實施全面化、全員化培訓，敦促其固有意識中檔案工作人工操作理念向智能化管理理念的轉變和突破，提升其在大數據時代下從事檔案管理工作的專業技能，以及深入分析和理解檔案管理工作內容的能力。依據大數據時代下檔案管理的方向和目標，引導和培養新型的檔案管理現代化人才，以應對目前多樣化的檔案管理工作內容。

2.系統開展危房檔案信息化建設。大數據時代，需要不同部門之間檔案數據相互共享做基礎，因此，要不斷提升檔案工作標準化、信息化建設水平，實現檔案信息的全面共享。在信息化建設過程中，頂層部門要對信息化系統的裝備進行統一采購和安裝，對技術人員進行統一培訓，使得他們充分掌握系統的使用、維護和日常問題處理方式。各部門要相互協作，加強溝通。信息系統建立之后，要進行聯調聯試，查找數據共享過程中的問題，完善和優化系統運行速度和質量。

3.加快紙質檔案的電子化、數據化進程。大數據概念的成立，要依托信息數據的電子化程度。然而我們過去幾十年中所存檔案基本都是紙質的，要想實現紙質檔案的大數據共享，需要實現紙質檔案資料的數字化轉換，即將紙質檔案通過掃描、拍照等方式變成電子檔案，以實現網絡數據對接。在紙質檔案的電子化進程中，要進做好防護措施，盡可能地保證紙質檔案的完整性和安全性。

大數據給危房檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也讓危房檔案管理工作面臨重大挑戰。危房檔案管理行業必須做好充分準備來面對挑戰、迎接機遇，真正將危房檔案信息中蘊含的知識全部開發出來，讓其發揮利用價值，切實維護好廣大群眾的生命和財產安全。