數字時代創新醫院檔案數據管理路徑研究*

高海燕

（濟寧醫學院附屬醫院 濟寧 272029）

在數字化時代下，醫院檔案管理活動被注入了全新的活力，基于當前醫院檔案管理中存在的諸多問題，大數據技術、云計算技術等能夠對相關問題進行有效規避，具體可實現對檔案原件的高安全性存儲以及與檔案數據資源的高效收集和利用等，尤其是在電子原件動態數據的查詢上，依托于數字化設備，通過構建檔案信息庫，可完善精進檔案管理工作，是檔案信息收集、查詢更為準確，存儲更為全面，利用更為高效便捷。無論是從檔案存儲、管理還是服務方面，都能夠彰顯出較大的功效。鑒于醫院檔案管理活動的特殊性，在進行管理時，可充分利用數字化設備，構建檔案數字信息管理庫，形成更加完善的醫院檔案管理信息化格局，力求不斷提升數字化時代下醫院檔案管理水平。

1 數字時代醫院檔案管理的發展機遇

1.1 資源高度共享

數字化時代的顯著特征之一即信息交互性強，檔案管理人員能夠更加便捷的獲取所需的檔案信息，并且能夠突破傳統的時空局限，實現對檔案資源內容的快速整合。在傳統的醫院檔案管理工作方面，管理人員在進行管理時，經由人工操作較多，因而在資源整理、登記與利用方面都存在效率低下的問題，而數字化時代的來臨，可以說為醫院檔案管理提供了全新的視角，數字化檔案管理模式的出現更是有效的實現了工作流程的簡化，在計算機技術、數據庫技術以及多媒體技術的支持下，醫院檔案管理工作對信息的處理效率更高，處理精度也能夠得到保障，由此實現了傳統的紙質檔案向數字電子檔案的轉變，更進一步促進了檔案數據資源共享程度的提升，且能夠滿足檔案室數據的及時修改與隨時調動的要求，體現了醫院檔案管理的現代化發展趨勢。

1.2 手段高度靈活

數字化時代下管理技術不斷升級，對于醫院檔案管理人員而言其也獲得了較為靈活的管理手段。在各種信息技術的支持下，醫院檔案管理人員在對檔案的借記情況進行查閱時，只需要直接在計算機設備上輸入借記人的信息即可，檢索入口對應程度高，能夠有效提升檢索效率與準確性。和傳統的紙質檔案不同，數字化時代下的電子檔案能夠在不接觸到檔案實體的情況下就檢索到所需的信息，因而能夠有效的對檔案進行保護，避免受損。數字化技術本身優勢較為明顯，應用到醫院檔案管理活動中能夠顯著提高工作效率。在當前的醫院管理活動中，檔案管理一直是管理的重點和難點，管理人員必須要對數字化技術進行充分應用，積極采取相應策略，提高管理質量。

2 數字時代下醫院檔案管理現狀

2.1 管理觀念陳舊

醫院檔案管理模式的更新需要創新管理理念，而當前大部分醫院檔案管理人員都缺乏先進的管理理念，仍舊沿用傳統的管理觀念，導致對電子檔案管理不力，具體體現在缺乏對檔案管理信息化系統的建設，對信息化管理技術掌握不到位以及對檔案數據安全不夠重視等。上述問題的出現都將對醫院檔案管理活動產生不良影響。

2.2 管理矛盾突出

對醫院檔案進行數字化管理需要處理好傳統紙質檔案與電子檔案之間的關系，在管理時，對傳統檔案與數字化檔案進行共同運營管理是當前醫院檔案管理工作中的主要矛盾。雖然在數字化管理背景下，各個醫院都開始積極的引進現代化檔案管理技術，但是還沒有形成完備的檔案管理制度，對于醫院檔案管理工作的現代化進程而言會起到一定的阻礙作用。

2.3 管理技術落后

對醫院檔案進行管理，在數字化背景下，應積極的對先進的技術進行應用，而在當前的醫院檔案管理工作中，大部分工作人員對檔案管理的數字化技術缺乏了解與掌握，具體體現在對大數據技術、云計算技術、攝影技術等的應用熟練程度不夠，因而會導致無法實現對檔案資料的有效收集、整理與利用。此外，在對管理技術這一方面存在的問題進行分析時，也要關注醫院檔案管理互動的信息化程度的高低，當前大部分醫院檔案管理的信息化建設水平較低，主要可以從以下方面分析原因：首先是有助于醫院檔案實現數字化管理的相關軟硬件設施不過關，也就無法保證電子檔案制作與處理水平；其次是針對電子檔案的儲存關系把握不到位，電子檔案本身的存儲位置不是固定的，一旦把握不好電子檔案儲存關系的分離性，就會導致電子檔案存儲出現安全問題，甚至出現內容與信號的不可逆變化；最后需要關注的原因是對醫院檔案數據庫建設以及信息管理系統建設投入不夠，且缺乏與醫院檔案管理需求的匹配性，從而導致醫院檔案管理信息系統的整體建設水平較低。

2.4 安全問題突出

在數字化時代對醫院檔案進行管理，尤其要關注可能出現的各種安全問題。根據近些年的醫院檔案管理活動的發展情形來看，醫院檔案管理過程中常見的安全問題如下：首先是終端環境以及設備場所的安全問題。在信息化發展趨勢下，智慧檔案已經成為醫院檔案的主要形式，在對其進行存儲時，一般會存儲在硬件設備以及計算機系統中，因而一旦出現存放位置不合理、存放區域周圍環境不當、系統病毒等，就會導致智慧檔案存儲出現安全問題；二是網絡環境與數據資源安全問題。在醫院檔案中，患者信息、職工信息、臨床資料以及醫學研究資料等都涵蓋在內，而網絡系統本身具有較高的開放性，很容易出現非法網址、惡意網站等與智慧檔案系統的連接，從而會導致檔案資源被竊取以及篡改等安全問題；最后則是操作和用戶訪問過程中的安全問題。管理人員在日常操作過程中很容易出現操作不當問題，且缺乏安全防范意識，也會導致操作人員和用戶在訪問過程中出現越權訪問等問題。

2.5 專業人才匱乏

在現代化的醫院檔案管理活動中，管理人才匱乏已經成為主要的發展問題之一。在醫院檔案管理的人員隊伍構建方面，大部分醫院都任命職能科室的人員或醫務人員兼職檔案管理工作，缺乏專業的檔案管理人員。此外，即使部分醫院配備了專門的檔案管理人員，也存在人員缺乏專業醫院檔案知識的問題。且醫院檔案管理部門也缺乏對檔案管理人員的專業知識與技能培訓，從而會導致對醫院檔案管理人員的繼續教育不到位，不利于醫院檔案管理工作的長期發展。

3 數字時代下醫院檔案管理模式創新構建的五維路徑

3.1 引入先進管理理念

醫院檔案管理人員需要積極引進先進理念，要基于提高醫院檔案信息化管理水平的角度對各種理念進行更新。醫院綜合管理人員需要定期對人員進行精神與理念培訓，使其能夠與國外先進的管理理念相對接。在管理理念方面，數字化、全周期管理理念是根本，此外，管理人員還應該加強對PDCA循環管理法的了解，將管理目標分成不同的階段，幫助醫院檔案管理實現跨越式發展。

3.2 健全檔案管理制度

信息化技術在檔案管理工作中的應用需要有完善的管理制度的支撐，因而需要管理人員對管理制度進行不斷的深化與拓展。醫院檔案管理制度體現在多個方面，包含檔案搜集、檔案整理、檔案服務等方面。針對檔案搜集制度，管理人員需要對檔案搜集內容、搜集形式等進行規范，確保能夠全面的彰顯醫院檔案價值。針對檔案整理，管理人員則要關注對各種數字化整理技術的應用，并確定在何種情形下采取何種整理技術，幫助提高整理效率，同時也要關注對數據安全的重視。最后，針對檔案服務，則要不斷提升檔案服務質量，從不同方面對檔案服務細節進行補充，完善服務層級，提高用戶滿意度。上述措施的推行都能夠有效的解決傳統紙質檔案與數字化檔案共同運營的矛盾，促進醫院檔案管理模式的升級發展。

而基于數字時代的醫院檔案管理活動而言，在對管理制度進行完善時，還需要關注對檔案數據資源分析機制進行創新構建。醫院檔案的最終價值在于為患者以及醫務人員提供數據查詢服務，患者與醫生能否獲得有價值的資源信息則主要在于檔案管理人員對數據資源的趨勢能夠精準分析?；诖耍t院檔案管理人員就要有針對性的建立數據資源趨勢分析機制，對大量結構化和異構化的數據進行分析和提取。在該分析機制的推行下，醫院檔案管理人員應充分的對大數據技術、分布式數據庫技術以及相關的算法工具進行應用，以用戶的使用需求為基準點，構建起完善的數據分析、處理、獲取以及管理的邏輯系統。而在完善的機制作用下，醫院檔案管理工作將發揮出自身應有的價值。

3.3 采用先進管理技術

3.3.1 優化檔案系統建設

第一，積極升級或更換標準化檔案管理系統。對當前的醫院檔案管理工作人員而言，在構建信息化的管理系統時，應積極的對現有的檔案管理系統進行升級，有必要的話應進行更換。在采購與開發與信息化系統相關的支持性構件時，應確保秉持通用標準。在通用標準下構建的信息化管理系統才能夠實現與醫院內外部應用系統間的有效銜接，為電子資料在系統間的傳遞提供支撐?；诖耍鱾€醫院應積極的對現有的醫院檔案管理系統進行標準化升級，對于不能經過升級而獲得更新的完善的系統則要對其進行更換。在對系統進行升級或者更換時，應注重對系統的原有功能進行一定程度上的保留，并且要注重對系統資料的有效保存，且升級和更換完成后的系統應能夠滿足系統之間的小銜接要求。

第二，科學設計管理系統。醫院檔案管理系統的信息化建設程度會影響管理工作質量，管理人員應重視對醫院檔案管理信息化系統進行科學設計，在設計時，應關注以下要點：一是要做好整個系統框架的設計。在具體設計時，應合理劃分系統層級，一般需要包括門戶、應用和數據三個層級。門戶層對應的是信息檢索、查詢以及記錄工作，應用層對應的是檔案借閱和使用工作，數據層對應的是對管理系統的數字化管理以及對管理數據庫的科學構建；二要不斷完善系統功能，加強數據資料管理以及檢索管理等。作為檔案管理人員，應積極的對管理內部網進行完善，在完善管理內部網的基礎上，管理人員才能夠對醫院數據信息進行全面的搜集與匯總，才能夠根據數據資料的更新與使用需求完善管理系統。在完善系統功能的要求下，醫院檔案管理人員應積極的對醫院檔案數據庫進行構建，要朝著智慧檔案的方向進行數據庫構建，要積極的應用大數據技術和云計算技術等對異構化數據進行結構化處理。在構建完善的數據庫的基礎上，醫院檔案管理人員就能夠對檔案資料計較那些綜合管理，滿足不同科室與使用人員的需求。在完善系統功能時，還要關注對檔案資料的服務功能進行完善，包括信息查詢、信息利用等。要保證在高效共享的基礎上對檔案信息化管理系統進行改進，提高電子檔案資源的共享度，才能拓寬檔案資源的服務路徑。基于傳統的醫院檔案管理工作中存在的辦公資源、情報資源以及檔案資源相互分離的問題，檔案管理人員應在完善系統功能時，注重實現對檔案資源的統一管理，從整體上對信息資源進行整合與利用，才能推動醫院檔案管理工作的科學化發展；最后在設計信息化管理系統時，還需要關注對關聯性數據標注系統的科學創建。數據標注系統是一種能夠對有價值的信息進行精準標注的系統，因而能夠更好的滿足患者以及醫務人員的使用需求。在該標注系統下，醫院檔案管理工作人員可以結合管理需求變化、檔案信息資源使用的具體情況等，對各種數據信息進行關聯性標注。由此，海量的醫院檔案數據資源就形成了一種有邏輯的數據系統。這就要求醫院檔案信息化管理系統的設計人員在進行設計時，對數據之間的邏輯關系進行精準把握，并按照一定的邏輯分類對數據進行關聯性標注，以便于查詢，提高利用效率。

第三，做好系統建設與維護管理。對醫院檔案管理而言，信息化管理系統的運營質量會直接關系到管理效果，因而，醫院檔案管理人員就要對信息化檔案管理系統進行積極的建設與維護管理。首先針對數字化基礎設施要定期進行檢測，確保配備的數字化基礎設施與醫院檔案管理需求相符。此外，針對信息化管理系統，管理人員應對數字化管理系統進行定期的全面檢查，在引進數字化技術時，則要做到全面維護，確保醫院檔案信息化管理系統運作系統整體良好。

3.3.2 積極應用先進管理技術

在數字化時代，醫院檔案管理人員可以采用多種先進技術實施管理工作，當前檔案管理工作中，較為先進的檔案管理形式為電子檔案管理形式與文書檔案管理形式。文書檔案作為一種能夠集中長期存儲和機密性高的檔案，在檔案管理工作中較受青睞。但是在具體的管理工作中，管理人員還是要針對檔案數據資料的自身特性來選擇合適的存儲和管理形式，并積極采用訪問控制技術、加密技術等進行備份管理。此外，針對醫院檔案信息化管理系統而言，管理人員應重視對信息化管理系統進行科學設計，在設計時要合理的應用先進技術。首先，設計人員可以建立MySQL數據庫，同時需要借助HTML+PHP語言設計技術與PHP編程系統，對檔案數據信息進行分析和分布式存儲管理。

對醫院檔案進行管理，管理人員應注重對醫院文本資源進行可視化處理，此時就需要對計算機可視化技術進行充分應用，在該技術下，能夠實現對結構化檔案數據的分析對比，并且可以在算法工具的支持下，實現對資源類型、時間以及內容等信息的精準統計，計算機網絡能夠對數據資源進行深度分析并得出可視化的數據模型分析報告。此外，在可視化技術支持下，醫院檔案管理人員還可以對相關資源的主題進行深入分析，在掌握關聯性數據資源的基礎上進行可視化圖表轉換。在可視化的數據資源的支持下，檔案數據資料的使用人員就能夠對信息資源進行有效檢索，是一種更加直觀的能夠對有價值的數據資源進行挖掘的管理模式。

最后，針對醫院檔案管理工作而言，管理人員在采用先進的管理技術時，還要關注對智能管理工具的規范應用。智能管理工具是基于大數據技術產生的，在對其進行利用時，需要管理人員對其進行主動應用，在智能管理工具的幫助下，檔案管理人員能夠提高信息化管理系統的智能化水平，能夠增強與用戶之間的智能化連接。且在智能管理工具的支持下，系統會根據用戶的輸入法的使用變化對數據資源進行自動化篩選，從而能夠更加及時和具有針對性的為醫生提供相關信息，從而能夠幫助醫生做出更加科學的醫療決策。

3.4 全面加強安全管理

對醫院檔案進行管理，需要關注數字化時代的信息安全特性，要有針對性的對醫院檔案數據資源進行安全管理，在管理時應從管理內容、管理時機以及管理策略方面進行全面把握。

第一，管理內容。醫院檔案的安全管理工作具有較為復雜的管理內容，包含諸多安全風險因素，具體有設備因數、人為因素、管理因素等。且在醫院檔案管理的各個階段都會出現危險因素，對醫院檔案的數據安全會產生較大的威脅?；诖?，管理人員需要加強對各種可能出現的風險因素的排查，要對檔案收集、整理以及利用等各個環節進行安全把控。

第二，管理時機。對醫院檔案進行管理，在安全管理視角下，管理人員還應該關注對醫院檔案進行全壽命周期管理，從醫院檔案的生成、調用和保存等各個環節實施管理?；诖耍t院檔案管理人員應積極的構建針對各階段的檔案安全管理體系，加強監控，并重視對檔案數據資源完整性與真實性的定期檢查。在管理過程中，應做好對各種管理信息的實時記錄，并加強對信息前端的安全管理，確保能夠對每一階段的安全隱患進行全面排除。

第三，管理策略。對醫院檔案進行安全管理，管理人員應積極的建立更加完整的檔案數據安全保護模式，在該模式中應明確保護指標，即技術支持、硬件保護、風險評估、專業技能、安全防范意識等。在進行管理時，則要關注對醫院設備、環境、管理、主體等進行全面把控，要注重提高醫院檔案管理人員的安全管理意識，并通過應用先進的數據加密和訪問控制技術等進行安全管理，同時要注重對管理系統的有效完善，確保不出現影響數據安全的風險因素。

3.5 提高人員綜合能力

一名合格的醫院檔案現代化管理人員應同時掌握專業的醫院檔案管理知識與先進的數字化管理技能?；诖?，醫院檔案管理部門應重視對檔案管理人員進行專項培訓。首先，醫院檔案管理部門應定期對檔案管理人員進行檔案管理知識培訓，要充分結合醫院的運行情況，在全面分析檔案管理工作現狀的基礎上對人員的專業知識進行針對性豐富，確保其能夠適應新時代的發展要求；其次，針對醫院內部組織管理工作，需要強調的是要定期的召開針對檔案管理工作的相關會議，注重部門間的溝通，提高醫院檔案管理人員的協調意識，提高檔案管理人員的合作管理水平；最后要加強對檔案管理人員的計算機技術的培訓，掌握相關的數字化技術，包括大數據技術和云計算技術等，以切實提高管理工作效率。

4 結語

數字化時代的來臨帶來了全新的技術形式，對于醫院檔案管理工作而言提供了一種全新的管理視角，能夠實現對管理模式的有效創新。作為醫院檔案管理人員，應在數字化發展背景下對當前管理工作中存在的問題進行分析，找出問題成因，結合管理目標制定管理策略，從管理理念、管理制度、管理技術、檔案安全以及人員素質等進行針對性改進，以推動檔案管理模式的縱深發展，體現數字化時代醫院檔案管理模式的鮮明優勢。