智慧城市背景下城建檔案管理創新*

郭平

（山西省城市建設檔案館 太原 030000）

我國對于智慧城市背景下城建檔案管理，一直保持高度關注，但是不同城市的特點和現狀，存在很大的差異性，我們在執行的過程中，不能按照冒進的方法來開展，必須確保智慧城市背景下城建檔案管理的內涵，能夠持續性的豐富，在每一項工作的實施過程中，都要給出足夠的依據。另一方面，管理的前進，還要考慮到一些動態因素的影響，及時的對各類重要資料、信息做出有效的保留。

1 智慧城市背景下城建檔案管理的意義

我國的城市發展、建設速度不斷加快，在城建檔案管理方面，不可能繼續按照傳統的思路、方法來完成，應堅持在自身的創新力度上大幅度的提升。智慧城市背景的落實，能夠在很大程度上，確保管理工作的進行，按照全新的思路、方法來拓展，整體上取得的綜合成績更加顯著。結合以往的工作經驗和當下的工作標準，認為智慧城市背景下城建檔案管理的意義，主要是表現在以下幾個方面：第一，通過該方面的理念落實，能夠在新的科技方法上良好的融入，并且在很多特殊問題的綜合解決效果上，都可以大幅度的提升。例如，智能化的檔案存儲模式，能夠在信息輸入和綜合應用過程中，給出更多的依據，從而在數據流失、數據查找困難、信息交互不足等問題的解決上，可以取得更好的發展成績。第二，智慧城市背景下城建檔案管理的長久開展，能夠在自身的綜合創新方面，取得較好的成績。例如，不同城市的檔案以及城建內容，存在差異性的表現，這主要是結合城市特色發展所決定的。我們在檔案管理方面，按照自動化、模擬化的模式來應用，可以提前做出預估分析，這樣在很多工作的協調安排上，能夠得到更好的發展成績，對于各類特殊情況的處置，都可以奠定堅實的基礎。

2 智慧城市背景下城建檔案管理的現存問題分析

2.1 軟硬件更新較慢

“智慧城市”這一概念的提出對城建檔案提出了更高的管理要求，在城市逐漸更加智能化的發展背景下，針對城建檔案也應積極的進行信息化建設與管理。而要想實現對城建檔案的信息化建設與管理，加強城建檔案管理方面的軟硬件建設是必要條件。城建檔案本身是一種較為復雜的檔案資料，且處于不斷的更新狀態中，而在當前大數據背景下，城建檔案資料則變得相對易于整理。但是要想實現對大數據技術以及云計算技術等的有效應用，都需要城建檔案管理具有較高的軟硬件建設水平。而結合實際的城建檔案建設現狀可知，大部分城市在進行智慧城市背景下的城建檔案管理工作時，都沒有積極的對軟硬件進行建設，導致軟硬件設備更新較慢，無法滿足城建檔案的智能化建設與管理要求。且針對不同的軟硬件，在對城建檔案進行管理時，其具體作用路徑不同，因而產生的結果形式也不同，由此則會提高城建檔案數字化管理的難度，而落后的軟硬件建設水平也會對城建檔案管理水平的提升產生阻礙。

2.2 缺乏完善的城建檔案信息化管理體系

在智慧城市背景下，對城建檔案進行管理，必須要積極的推行信息化管理模式，但是在實際的城建檔案管理過程中，大部分管理機構和管理人員都存在缺乏完善的信息化管理體系的問題，具體表現在以下方面：一是沒有針對城建檔案進行電子化檔案建設，沒有形成城建檔案的專項數據庫；二是在城建檔案網站建設方面較為落后，缺乏專業的技術人才支撐，且在具體建設網站的過程中，沒有根據使用人群的需求，對網站進行優化建設，導致整體網站建設水平較為落后；三是在對城建檔案進行管理的過程中，管理人員缺乏對城建檔案進行數字化管理的意識，沒有充分的借助相關的現代信息技術對城建檔案進行管理，仍然以檔案實體管理為主，沒有實現城建檔案管理工作實質的轉變；最后是針對城建檔案管理缺乏較強的服務意識，城建檔案管理的本質就在于提高城建檔案的服務水平，而由于城建檔案管理人員對這一點認識不足，且在管理過程中不注重拓寬城建檔案信息服務路徑，大部分城市的城建檔案的信息服務開發工作還處于初級階段，導致出現了城建檔案信息資源建設的缺陷問題。而這一問題的存在將導致城建檔案無法滿足使用人群的需求，從而也無法彰顯城建檔案的真正價值。

2.3 城建檔案管理體制不完善

對城建檔案的管理工作現狀進行分析可知，城建檔案管理人員對城建檔案管理缺乏足夠重視，且缺乏對智慧城市發展背景下對城建檔案建設需求的了解，再加上城建檔案本身資料形成較為復雜，一旦缺乏相應的管理意識，則會導致在城建檔案管理的第一個環節就出現問題，即檔案收集與保管工作不到位，具體表現為檔案資料不完整、檔案整理不規范、檔案保管較為分散等。且在具體的城建檔案管理工作中，管理人員的管理理念無法有效更新，無法將智慧城市的發展要求融入檔案管理工作中，且對城建檔案管理缺乏有效投入，包括資金投入、技術投入和人才投入等，這些都將導致檔案管理工作無法有序、高效開展。而在管理人員方面，由于當前大部分城市的城建檔案管理人員都缺乏較高的綜合素養，且沒有形成有組織的管理團隊，缺乏相應的管理制度，對檔案收集、保存和利用等都沒有細節規定，因而在管理工作中常出現無法處理突發問題的情況，進而導致城建檔案管理成效低下。

3 智慧城市背景下城建檔案管理的原則

從長遠的角度來分析，我國在智慧城市背景下城建檔案管理方面，不僅表現出高度的關注，更加需要在不同的措施、方法上進行綜合性的調整，只有在多個層面上妥善的安排，并且堅持按照系列的原則來實施，才能取得更好的發展效果。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的落實，應堅持在自身的管理方案上不斷的健全。例如，檔案管理雖然看似非常的簡單，但是涉及到的具體內容、信息是非常多的，我們需要在具體的管理層面上，采用正確的思路、步驟、方法來完成，保持各個階段的工作，能夠進行有效的銜接和協調，這樣才能在最終的價值上較高的創造。其次，我國對于智慧城市背景下城建檔案管理，雖然整體上是非常支持的，但是在具體的操作層面上，必須對細節上的內容開展積極的調整，如果完全是按照抄襲、套用的方式來開展，肯定無法得到預期效果。例如，管理體系和制度的設定，必須對國家的相關規范、要求進行良好的遵循，確保每一項制度都具備足夠的說服力，而且要在智慧城市背景下城建檔案管理的綜合水平上更好的提升，杜絕各類負面情況的發生。

4 智慧城市背景下城建檔案管理的策略

4.1 加強硬件建設

從客觀的角度來分析，智慧城市背景下城建檔案管理，必須從多個角度來不斷的完善，尤其是在基礎工作的實施過程中，更加需要做出良好的調整，如果繼續執行傳統的思路、方法，無法得到突出的成績，還會造成非常惡劣的后果。因此，我們在硬件建設方面，必須結合智慧城市背景下城建檔案管理的需求和發展趨勢，進行良好的完善，這樣操作的好處在于，可以對系列問題的處置，按照正確的方案來調整，基本上不會造成新的挑戰和問題。第一，智慧城市背景下城建檔案管理的硬件，在于對存儲設備有效的拓展。例如，傳統的存儲設備應用，不僅在速度上非常緩慢，而且對于功能來講，不符合新時代的要求，最終造成的潛在性損失較為嚴重，難以對全局發展做出卓越的貢獻。為此，我們建議采用的方法，在于加強云存儲設備的應用，能夠對智慧城市背景下城建檔案管理的眾多信息、資料開展良好的存儲，這樣可以在各項功能的完善，以及綜合業務的實施方面，取得更好的改善效果。第二，硬件建設工作的執行，一定要對多方面的內容，保持協調性的操作。例如，現階段的很多硬件設備應用，具備較高的性能，但是不能忽視維護和檢修。針對智慧城市背景下城建檔案管理的要求考慮后，發現所有的硬件設備運用，都要開展定期檢查、分析，發現任何不足或者是隱患后，都要及時的進行處置，這樣不僅可以在各項問題的綜合應對效果上大幅度的提升，更加可以確保硬件本身的使用壽命合理延長，針對智慧城市背景下城建檔案管理的進步，做出更多的保障。

4.2 優化軟件體系

新時代來臨以后，國內的智慧城市背景下城建檔案管理，已經在正確的軌道上不斷執行，而且在很多問題、不足的綜合彌補效果上，都可以大幅度的提升。但是，考慮到檔案管理的信息化走向，我們還是需要在軟件體系上不斷的優化，這樣開展工作的好處在于，能夠促使各類特殊情況的應對，得到更好的發展成果。首先，我們在軟件體系的設計、執行層面上，絕對不能貿然的開展，而是要結合同行業的成功案例、失敗案例來完善，促使各項工作的執行層面上，按照正確的思路來調整，這樣能夠對紙質到軟件的過渡，有更多的參考和指導。例如，在軟件平臺的構建過程中，需要深入分析軟件采用的編程技術、操作手段、技術模式、維護體系、軟件功能拓展等等，要深入結合智慧城市背景下城建檔案管理的要求和規范來完成，而且對于軟件的安全等級做出提升，與先進的科技企業進行合作，打造出個性化的軟件體系，促使未來工作的進行，能夠按照預期設想來積極的實現。其次，對于軟件方面的操作，應對不同的工作崗位，給予差異性的權限。例如，智慧城市背景下城建檔案管理，需要所有的崗位開展綜合性的工作模式，尤其是在檔案更新的過程中，不可能繼續采用停機更新模式來完成，盡量的在互聯網方面進行提前通知，而且按照分批次的更新模式來完成，在輸入、刪除、調整的過程中，保持軟件模塊的多元化，而且在各項問題的綜合解決效果上，進行更好的鞏固，為將來的檔案管理發展，取得更好的成就。

4.3 全面推進城建檔案工作數字化進程

4.3.1 構建城建檔案數字庫

在現代化的檔案管理模式下，管理人員需要從檔案管理工作信息化角度對城建檔案進行信息化建設。從構建城建檔案數據庫出發，完成城建檔案自身的數字化轉換。城建檔案的形式較為多樣，包括文字、圖片等，在對其進行信息化整理時，應采取數字掃描的方式將其轉化為電子資源。但是在對城建檔案進行數字化建設時，建設人員需要關注城建檔案的保密等級，要區別對待。此外，針對城建檔案文字密度以及圖片大小等的不同，在進行整理時也要關注分來掃描。在完成城建檔案的基礎信息轉化時，檔案管理人員則要構建專業的城建檔案數據庫，為后續的城建檔案的高效管理與利用提供支撐。

4.3.2 加強城建檔案網站建設

建設城建檔案網站是實現城建檔案信息化保存、信息化管理以及信息化利用的基本前提。基于此，城建檔案管理人員要重視對城建檔案網站進行科學建設，可以在智慧城市背景下納入城建檔案網站體系，結合城建電子檔案，完善網站功能。在建設城建檔案網站時，工作人員也要關注加強與用戶之間的聯系，建立用戶反饋機制，在有效的信息反饋機制下不斷調整檔案網站的維護方向。在城建檔案網站中，尤其要關注用戶使用網站的便利性，因而需要建立自主查詢系統，以更加直接的幫助用戶獲取所需資源。最后，針對城建檔案網站，在建立相關系統時，還要注重提供在線咨詢服務，確保信息傳遞的準確性，提高網站與用戶之間的交互性。

4.3.3 推行數字化城建檔案管理模式

對城建檔案進行管理要求管理人員秉持全新的管理理念，即了解智慧城市建設的內在要求，并基于此加強與城建檔案管理工作之間的對接。在信息化技術不斷發展的背景下，城建檔案管理人員應積極推行數字化城建檔案管理模式，在電腦等現代化設備的支持下，可以直接對城建檔案進行高效管理，同時數字化城建檔案管理模式，能夠避免出現直接翻閱檔案實體的操作，從而能夠幫助保護城建實體檔案，實現無紙化辦公。

4.3.4 拓寬城建檔案信息服務渠道

對城建檔案進行管理，最終目的就在于提高城建檔案的利用率，使其能夠滿足人們的使用需求。基于城建檔案信息服務渠道較窄的現狀，城建檔案管理人員應積極的對城建檔案信息的服務渠道進行科學拓寬。基于智慧城市與信息化技術，在進行城建檔案信息服務渠道拓寬時，管理人員具體可以采用以下方式：首先可以借助各種APP軟件，在移動設備終端上用戶就可以對城建檔案信息進行獲取；其次，城建檔案管理人員已經建成了專項的城建檔案網站，因而可以將該網站作為城建檔案信息服務的主要渠道之一。同時，在信服務的過程中，可以使用智能過濾技術，用戶可以有針對性的獲取所需信息；最后，針對用戶的城建檔案信息使用需求而言，城建檔案管理人員還應積極的對相應的社交軟件進行應用，包括微信和微博等，且在推送相關信息時，應使用專業的推送技術，確保推送的信息與用戶檢索信息相符，從而可以有效改善用戶使用體驗。

4.4 完善管理團隊

從客觀的角度來分析，智慧城市背景下城建檔案管理的提出、應用，雖然非常符合國家的發展走向，而且也可以借助先進的科技來完善，但是我們仍然要考慮到具體人員所產生的影響，這是重點控制的對象，而且能夠產生的影響力是非常高的。有些地方的工作開展，對此表現出忽視的現象，所以在最終的發展目標上，產生了很大的缺失和遺漏。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的團隊建設，必須堅持在人員的招聘、培訓、指導、管理方面，按照科學、合理的方式來不斷的完善。例如，檔案管理的各個工作崗位，需要結合政府的規范要求，以及不同機構的操作模塊，包括檔案的具體服務內容等，進行人員數量和專業能力的把控，確保大家在工作的過程中，能夠采用專業性的措施方法來完善，這樣可以在很多特殊情況的解決過程中，不斷的取得更好的發展。其次，團隊人員的充實以及變革過程中，還要考慮到智慧城市背景下城建檔案管理的具體工作變化。例如，現階段的互聯網模式、信息化模式、大數據模式等，都被納入到工作體系當中，相比傳統的經驗操作而言，這幾項方法具備更高的說服力，而且整體上取得的發展效果更加顯著。因此，我們在團隊的不同能力、特長方面，都要開展積極的培育，要讓大家在實踐工作的落實過程中，可以按照正確的思路來完成，搭配、輔助效果也要不斷的提升，這樣才能對將來的工作進步，奠定堅實的基礎。

4.5 優化管理制度

與既往情況有所不同，我國在智慧城市背景下城建檔案管理方面，已經取得了非常不錯的發展成績，而且整體上的創新效果非常突出。考慮到今后的工作，還存在很多的挑戰和影響因素，建議在智慧城市背景下城建檔案管理的制度方面，進行不斷的優化，這樣可以在很多問題的綜合解決效果上，得到更好的鞏固。首先，智慧城市背景下城建檔案管理的制度建設，必須保持足夠的安全保密標準。例如，所有的從業人員，都要簽署相關的保密責任書，確保在自身的具體工作過程中，能夠嚴格按照行業規范和國家標準來完成，不允許出現任何的泄密問題，而且要堅持在自身的工作崗位上，保持奉公守法的態度和要求，這樣才能促使智慧城市背景下城建檔案管理，在基礎保障效果上更好的提升，減少各類特殊問題的負面影響。其次，制度的執行層面上，對于不同的崗位要求，以及獎勵措施、懲罰標準，包括相關的激勵措施、晉升渠道等等，都要做出明確的規范。例如，智慧城市背景下城建檔案管理的落實，必須按部就班的操作，不允許出現過分便捷的模式，不能在數據和信息上造成任何的遺漏問題，發現任何的隱患，都要及時的上報分析，結合國家標準和崗位的內部操作模式，盡量按照內部消化的模式來完善，這樣可以推動智慧城市背景下城建檔案管理，不斷的向前發展，最終創造的價值也會更好的鞏固。