大數據時代醫院檔案數據管理研究*

張海紅

(山西醫科大學第二醫院 太原 030001)

大數據時代，醫院在經營和發展的過程中所產生的數據信息數量增加，這意味著醫院的檔案管理工作的難度和工作量也會加大，這對醫院的檔案管理工作提出了巨大的挑戰。因此隨著我國大數據時代的來臨，我國醫院在進行檔案數據管理工作時，必須要創新管理的方式和方法，使其更好地適應大數據時代特征。[1]

1 大數據時代醫院檔案管理的新特征

大數據時代的來臨對醫院檔案管理工作產生了較大的沖擊，使得醫院檔案管理工作開始融入更多全新的元素，并呈現出較新的特征，具體表現在以下方面：首先，檔案管理開始朝著更加智能化的方向發展，具體表現為檔案管理信息化系統的逐步建立與完善以及信息化建設水平的不斷提高上。[2-5]在醫院檔案管理方面，檔案管理人員對大數據呈現出較為積極的推廣態度，并積極的針對醫院檔案管理過程中的檔案信息錄入、掃描等進行優化，電子檔案管理系統逐步在醫院普及，其子系統包括醫院辦公系統、病例系統等，提高了醫院檔案管理的標準化程度與信息共享程度；其次，大數據背景下的醫院檔案管理工作的另一個顯著特征為檔案服務水平的不斷提升。在構建標準化的信息錄入和查詢路徑的前提下，醫院檔案管理工作人員能夠搭建起自動化程度更高的檔案服務系統，由此可以幫助醫生實現自動化辦公。當前，各個醫院都開始實行就診卡制度，該就診卡作為一種數字芯片，能夠與醫院檔案系統相連接；此外，還能夠實現掛號、繳費、就診以及取藥的一體化。

2 大數據背景下醫院檔案管理工作面臨的困境

2.1 難以高效的處理數量龐大的檔案信息

大數據時代的來臨，對醫院檔案管理工作產生了較為深刻的影響，其中最為直接的影響是檔案信息總量持續增加，且種類逐漸豐富。在大數據時代發展要求下，醫院中相關儀器設備包括CT、CR、MRI等形成的影像資料都需要轉化為信息資料的形式加以存儲。結合醫院的實際運營狀況可知，部分醫院每年形成的影響資料能達到20TB。因而在存儲影像資料時，會面臨占用較大存儲空間的問題。此外，在數字化的發展趨勢下，醫院中的各項信息都開始轉向電子化存儲，在保存時，醫院檔案管理人員需要結合衛生導向進行信息分類，針對住院病歷和就診病歷醫院需要將其分別保存不低于30年和15年，病歷資料一般一年可以達到100TB。而由于大部分醫院在信息化檔案建設方面還不夠完善，因而面對數量龐大的檔案信息，在缺乏完善的檔案資料管理流程的背景下，管理人員將難以高效的對其進行處理。此外，大數據時代下的檔案信息資料還具備較高的流動性，而對于當前的大部分醫院而言，還存在對檔案數據資源難以高效協調與整合的問題，因而無法在科學分類保存的基礎上實現對檔案信息資源的有效共享，從而會導致醫院檔案無法充分發揮自身價值。[6-9]

2.2 檔案信息化管理制度不健全

在檔案管理工作中，健全的檔案管理制度是醫院檔案管理工作有序開展的重要保障，但是目前我國很多醫院在進行檔案管理工作的過程中，卻沒有制定完善的針對數據化時代的檔案管理制度，很多醫院只是照搬國家檔案管理的相關制度和要求的內容，將其作為醫院檔案管理工作的規范，卻沒有認識到醫院經營發展過程中對于檔案管理工作的具體化要求，使得醫院的檔案管理制度與實際的檔案管理工作嚴重脫節。尤其在當前大數據時代下，醫院檔案管理制度更應該做到及時更新，才能保證醫院檔案管理工作能夠與時代發展要求相適應。

2.3 檔案管理信息化建設程度不夠

基于當前醫院檔案的信息化建設與管理現狀可知，大部分醫院雖然已經開始積極的構建信息化管理系統，但是在實際的管理工作中， 由于缺乏充足的信息化建設與管理實踐，導致醫院檔案管理信息化建設水平整體較低，包括醫院檔案信息的自動化存儲路徑較窄、信息自動化獲取效率低下以及檔案智能化服務水準較低等。醫院檔案管理的信息化建設工作由于缺乏高效的一體化體制與推行標準，由此導致醫院檔案管理信息化建設出現較多的阻礙。而在缺乏相應的信息化硬件與軟件系統的支持下，檔案管理和辦公自動化系統就難以實現有效融合。在當前的醫院辦公系統中，自動化辦公系統已經得到了較為全面的普及，自動化辦公系統較為完善，主要包括辦公機構、辦公人員、辦公設備、網絡設施以及辦公信息等要素，在該自動化辦公系統中， 相關人員可以獲得第一手資料。對于作為醫院原始資料的醫院檔案信息而言，管理人員應意識到將其與醫院自動化辦公系統無縫結合的重要價值。但是就實際的大部分醫院檔案的管理工作而言，在進行管理時，仍缺乏有效的與OA系統結合的措施，導致無法在OA系統中自動化以及高效的獲取檔案資料。且在自動辦公化系統中， 沒有針對醫院檔案信息化管理設置專門系統，也是導致檔案管理系統與自動化辦公系統功能想分離的主要原因。

2.4 檔案內容利用有限

對檔案內容進行利用是進行檔案管理工作的最終目的，而在大數據時代下，檔案管理人員應意識到檔案資料的特征，即內容量增加、易得性強、共享性強。但是結合當前大部分醫院的檔案管理工作現狀可知，在檔案內容利用方面，醫院還是存在對用戶需求不夠了解且無法做到對檔案資源高效共享的情況。現階段的醫院檔案構成中，電子檔案占比較多，而針對電子檔案的服務對象、服務方式和服務時間等卻存在不夠精準和精細化的問題。而導致上述問題出現的原因則在于醫院檔案管理人員對大數據時代的檔案管理技術掌握不夠，且缺乏大數據時代的醫院檔案服務意識，無法將電子檔案與患者的醫療卡有效對接。此外，大部分醫院當前的檔案內容體系雖然都較為完善，而在具體利用的過程中，卻存在較為嚴重的檔案資源閑置問題，對于醫院檔案管理人力、財力、物力等的投入而言，是一種極大的浪費。

2.5 檔案信息存在較大安全風險

醫院檔案本身涵蓋患者的較多的個人隱私資料，且涉及到較為專業的醫院調研結果與醫院科研項目成果，因而在對其進行管理時，必須要重視加強檔案信息的安全管理。而在大數據時代下，信息本身的共享程度不斷提高，雖然提高了檔案信息的利用效率，但是由于數據信息的存儲和利用環境的復雜性不斷提高，就會涉及到在存儲與利用檔案信息時的安全問題。在大部分醫院的實際檔案管理工作中，都存在對安全存儲技術應用不到位的現象。此外，在醫院檔案信息安全存儲方面，還存在的一個主要問題在于醫院存儲介質和利用路徑的安全防護不到位，從而導致醫院檔案資料很容易遭受到外部入侵，從而引發較為嚴重的信息安全問題。

3 大數據時代醫院檔案管理的有效措施

3.1 加深研究，促進應用

基于大數據時代醫院檔案管理工作而言，管理人員應科學看待新形勢下的檔案管理工作，并加深對大數據時代下醫院檔案管理工作相關理論及其應用的研究。其中最為關鍵的在于要深化對“網絡用檔”這一管理理論的研究。網絡用檔這一概念需要延伸至醫院檔案管理工作的各個階段，該理念與大數據時代下的醫院檔案管理工作有較為深入的聯系。在研究該理論時，醫院檔案管理人員應形成專業的理論研究團隊，對如何展開檔案信息搜集、歸檔等工作進行新理論研究，確保用戶能夠獲得最為完備、系統以及較新的電子文檔信息資源。在對“網絡用檔”這一理論進行研究時，應從以下方向進行把控，即圖像歸檔技術、全息互聯網終端構建技術、網上檔案信息研發與監管技術等，通過對上述技術理論的研究，能夠幫助在實際的醫院檔案管理工作中對其進行更好的應用，從而可以奠定穩固的大數據時代下醫院檔案管理的理論根基。[10-14]

3.2 深度挖掘，整合資源

醫院電子檔案是一種高度集成化的檔案信息資源，在不斷優化電子檔案內容與體系的要求下，醫院檔案管理人員需要基于大數據時代的數據挖掘技術與云計算技術等對醫院檔案數據進行深度挖掘，并在此基礎上實現對數據資源的高效整合。在具體對醫院檔案數據資源進行挖掘時，檔案工作人員需要積極打破信息孤島，要能夠搭建起多部門協作的數據資源挖掘機構。[15]其次，在對數據進行深度挖掘時，檔案工作人員還需要對數據進行多維度的挖掘，并對數據進行多層次分析。在上述工作的基礎上，則可以實現對數據資源的綜合高效應用。

3.3 健全制度，加強規范

在大數據時代的背景下，醫院在開展檔案管理工作時，必須要建立健全的檔案管理制度，要根據國家對于醫院檔案管理工作的相關法律法規要求，結合醫院檔案管理工作的具體化要求，制定具有針對性和可行性的醫院檔案管理制度，保證管理制度能夠為檔案管理工作提供必要的指導，保證檔案管理工作的有序開展。

在健全檔案管理制度的基礎上，醫院檔案信息化管理人員應注重對相關的管理機制進行不斷完善與創新，從規范化與標準化角度出發，確保醫院檔案信息化管理工作有跡可循。在健全醫院檔案管理機制時，管理人員需要了解醫院檔案信息化管理的關鍵要素，即信息化設備、管理流程和管理人員等。針對信息化設備，管理人員應重視構建電子化設備應用與維護機制，確保管理人員能夠進行規范操作；針對管理流程，管理人員則要重視對當前管理運轉流程中存在的問題進行匯總與解決，并實現對管理運轉流程的不斷優化；[16]而針對管理人員，在完善管理機制時，則要關注對管理人員職責進行明確，并通過建立監督考核機制，從加強內部與外部監督出發，形成醫院檔案信息化管理工作的高效運轉格局。

3.4 技術先行，加快進程

第一，利用先進技術搭建數據庫與管理平臺

大數據時代的來臨對于醫院檔案管理工作而言具有顯著的推動性，在大數據時代出現了較多的先進技術與設備，醫院檔案管理人員由此可以進行更加智能化的檔案管理工作。對于大數據時代出現的海量信息而言，醫院檔案管理人員必須要積極的構建醫院電子檔案信息庫，將紙質檔案轉化為電子檔案，并進行科學的標簽分類，促進醫院檔案信息獲取效率的提升。基于數據庫建設這一基本前提，醫院檔案管理人員應同時加強對管理信息化網絡平臺的建設，同時要注重優化平臺功能，提高管理效率。

第二，進行集約化的軟件開發

對于當前的醫院檔案管理工作而言，管理人員應注重不斷提升檔案管理工作的自動化與智能化程度。而在提高其管理自動化程度的要求下，管理工作人員則要注重加強軟件的集約化開發，確保醫院檔案管理工作具備完善的軟件環境。當前醫院的規模在不斷擴大，相應的先進技術也不斷出現，由此醫院各個科室必須重視對辦公系統的自動化改進，并注重將其與醫院檔案管理軟件系統相結合，形成有機的醫院檔案信息化管理系統。在實際的醫院檔案管理工作中，各個醫院也開始積極的進行信息化管理實踐，大部分三甲醫院都開始嘗試利用CRM來對醫院患者的檔案進行管理，且推行了最新的OA系統版本。基于提高檔案管理成效的要求，醫院檔案管理人員應重視將OA系統與文檔處理和文檔歸檔等管理系統聯系在一起，提高文檔管理各個環節的自動化水平。[17]且在該管理系統中，管理人員可以進行訪問權限設置，確保文檔信息安全。醫院要想進一步提高檔案管理水平，管理人員應積極的對檔案管理相關的資料進行整合加工，并以資源共享為目的，對搜索平臺進行構建。當前，醫院主要應用的信息系統包括HIS系統和醫學影像信息PACS系統等。且各個醫院都開始積極的建設更加便于患者查詢信息的檔案服務平臺，同時將其與醫院自動化辦公系統相結合，連接二者端口，增強上述平臺的互動性，促進醫院檔案管理信息化系統的不斷完善。

第三，創新編研工作技術

在大數據時代，醫院檔案管理工作面臨著諸多挑戰，基于新時代下對醫院檔案資料的利用要求，在對檔案資料進行編研時，需要檔案管理人員積極創新編研技術。在具體開展編研技術時，編研人員應對用戶的需求進行深入分析，并針對用戶的需求進行檔案編研。此外，在進行檔案資料編研時，還需要關注國家正常走向、醫學研究熱點以及學科發展方向等，確保多載體、全方位以及深層次的進行檔案資源開發。由此，則要求檔案編研人員借助現有的技術手段，包括數字掃描技術、云計算技術等對檔案資料內容進行創新編研。

第四，積極應用多媒體技術

在大數據時代下，多媒體技術也是主要的技術形式，醫院檔案管理人員也要注重對多媒體技術進行有效應用。在應用多媒體技術時，可以從以下三個方面入手：一是在介紹檔案室的基本情況時，可以借助多媒體技術和相關設備對檔案室的館藏情況、人員信息等進行聲、文、圖等方式下的生動介紹；其二，醫院檔案管理人員還可以借助光盤對檔案各類信息進行轉存；其三，在多媒體技術的支持下，醫院檔案管理工作人員還能夠更加快速的對檔案數據進行讀取，能夠實現檔案辦公的自動化，且還能夠將圖書情報資料與檔案信息資料進行聯網，從而可以為用戶提供更加便捷的信息查詢和獲取路徑。

4 積極應用“區塊鏈”進行檔案管理

4.1 醫聯體化解“信息孤島”

當前我國醫療體系正在不斷完善的發展進程中，基于大數據等先進的信息技術，醫療行業內部也開始逐漸提高連接度，尤其在區塊鏈技術下，醫療行業內部更是加強互通，逐步形成了“醫聯體”。“醫聯體”的出現主要在于信息互聯互通，在“醫聯體”機制下，醫院檔案信息能夠跨機構與跨平臺獲取，因而從信息孤島這一問題來看，“醫聯體”的存在能夠有效提高信息的共享程度。但是在應用區塊鏈技術進行“醫聯體”建設時，技術人員應聯合醫院管理人員對醫院的檔案管理工作進行研究，確保醫療信息能夠在安全的環境下進行流轉與聚合。各個醫院應在實際的檔案管理工作中對區塊鏈技術進行合理應用，應將其應用在醫聯體底層技術架構體系中，積極構建起與醫療衛生網絡相連的網絡。在“醫聯體”安全防護方面，相關人員應對上下級醫院和政府管理部門等的訪問權限進行設置。區塊鏈技術作為一種全新的數據存儲平臺具有強大的功能，能夠更加快速的進行感應，并且能夠在沒有采購平臺與方式器的支持下就快速的完成對基層醫療結構各個節點的連接。依據當前實際的醫療就診情況而言，在進行分級診療的就醫體檢時，由于區塊鏈信息體的存在，醫師可以及時、全面的獲取患者信息與診斷指導，可以結合信息庫對患者的病情進行快速篩查，并確定是否需要轉診。 一旦確定轉診，也可以及時的與上一級醫院實現互通，從而能夠解決患者在就診時的信息孤島問題，避免過多的進行檢查，從而可以獲得醫聯體內各級醫師的“管家式”全程醫療服務。[18]

4.2 創設電子健康檔案

對醫院檔案進行信息化管理，其中一個最主要的體現就在于對醫院紙質檔案進行數據化轉換，并創設專門的電子健康檔案。在區塊鏈技術下對醫院創建電子健康檔案，需要醫院檔案管理人員把握電子檔案的關鍵要素，即居民個人健康信息，具體包括居民健康體檢記錄、就診記錄以及康復記錄等。在當前的醫療體制中，已經開始推廣社區醫療服務系統(CHSS)、體檢信息系統(PEIS)以及醫院信息化系統(HIS)，上述智能化數據信息系統的應用，能夠對患者信息進行有效匯總。而在區塊鏈技術下，醫院檔案管理人員會對電子健康檔案進行模式拓展，打通全國范圍內的電子檔案體系，形成電子檔案共享平臺。[19-21]基于各個醫院檔案信息管理的不同特點，在進行區塊鏈方面的建設時，管理人員應基于醫院檔案管理的實際需求，基于區塊鏈的公開接口程序對醫院的電子健康檔案應用系統進行開發，由此可以對醫院產生的電子健康數據進行及時上傳，并作為區塊鏈信息中的關鍵部分而存在。

4.3 全面監管，確保安全

對醫院檔案進行信息化管理，管理人員應高度重視檔案信息安全。在大數據時代，針對醫院檔案的信息安全管理提供了更多的可行方案，其中加密技術和區塊鏈技術都能夠成為保障醫院檔案信息安全的關鍵技術。在加密技術下，醫院檔案管理人員可以對醫院檔案信息進行數據加密處理，可以將檔案信息轉化成密鑰形式，也可以進行安全訪問控制。在區塊鏈技術下，醫院檔案管理工作人員則可以從醫院檔案數據信息的去中心化出發探討醫院檔案信息的安全管理。區塊鏈技術在醫院檔案管理領域的應用，實現了各個醫院檔案信息的互聯互通，而每一個醫院針對自己的檔案信息都有備份，因而即使醫院區塊鏈中的某一份檔案信息受到安全侵襲，相應的醫院部門也能提供備份檔案，從而避免出現資源流失現象。[22-23]而在區塊鏈技術下，在訪問每一份檔案時，不僅要在區塊鏈中心進行安全訪問驗證，還需要從備份管理中心進行安全訪問驗證，因而可以實現多重驗證，從而可以有效避免出現信息泄露。深入分析區塊鏈技術對醫院檔案信息安全性的效用可知，其主要包括高冗余、不可篡改和多私鑰規則訪問權限三個方面。區塊鏈能夠提供分布式賬本， 醫院檔案信息的使用者的任何交易行為都會加蓋時間戳，是一種基于參與者共識機制的數據庫系統。在進行區塊鏈中的醫院檔案信息訪問時，訪問人員需要進行數字簽名，同時會在全部節點進行審核對賬。而在具體的安全訪問權限方面，區塊鏈技術則能夠提供更加有效的數據加密技術，即多私鑰規則。且區塊鏈技術還能夠對醫療機構業務流程中產生的數據進行全過程審計跟蹤，從而能夠避免數據被篡改。在上述安全防護技術下，現階段醫院檔案管理信息的獲取已經變得高度自由與安全。[24-30]

5 結語

當前我國醫院的檔案管理工作存在著很多問題，無論是檔案制度、檔案管理人員還是檔案價值的開發都有待提高，這使得醫院的檔案管理工作效率和作用十分低下，醫院的檔案管理無法發揮出應有的作用。在大數據時代下，醫院的檔案管理工作會面臨更加復雜的環境和更加巨大的挑戰，在這種情況下，要求我國醫院在開展檔案管理工作時，必須要正確認識大數據時代的檔案信息特征，加強對檔案工作的重視，增加檔案管理工作過程中的先進技術的應用，利用信息化技術和計算機技術促進檔案的現代化管理，充分提高檔案管理工作的水平。