大數據環境下圖書館檔案數據管理的特征與路徑研究*

蔣亞吟

（靖江市人民醫院 靖江 214500）

大數據時代的到來對圖書館檔案管理工作的最為顯著的影響之一是由紙質檔案轉變為電子檔案管理。對于圖書館檔案管理的未來發展而言，借助現代信息技術手段積極的進行互聯網平臺建設已經成為決定圖書館檔案管理水平的重要指標。在大數據環境下，衍生了一系列的管理軟件與數據處理軟件，可以實現對海量數據的集中與高效處理，能夠彰顯出數字資源、規模性、多樣性與高速性這些現代化特征。[1]在上述特征的支撐下，通過應用大數據技術進行圖書館檔案數據管理能夠產生較大的經濟和社會價值。基于此，圖書館檔案管理人員必須把握好大數據這一特殊的自然資源，并對其進行充分利用，以切實優化圖書館檔案數據管理模式。

1 大數據環境下圖書館檔案數據管理的特征

1.1 圖書館檔案的基本構成

圖書館檔案的內容較為豐富，其基本構成較為繁雜，從學術檔案、人事檔案、行政檔案、用戶檔案、技術檔案等都有大量的檔案資料內容。對于學術檔案，其主要包括知識性閱讀檔案與學術研究型檔案，且檔案內容種類豐富是，涉及到不同的領域。對于人事檔案，則主要為圖書館人事管理的具體檔案內容。對于行政管理檔案，則是指圖書館行政管理過程中形成的檔案資料。技術檔案則為檔案數據管理技術等方面的內容。且上述檔案內容都處于不斷更新與變化之中，因而圖書館檔案內容就會表現出體系龐大與內容繁雜的特征。且基于當前數字化的檔案數據管理模式，圖書館檔案數據管理活動需要以用戶的使用需求為依托，因而又形成了專項用戶檔案。在數字化管理體系下，對于用戶檔案可以進行更進一步的分類。一般包括用戶信息檔案、讀者服務檔案與用戶各類統計檔案三大類。在上述一級目錄下，還可以進行檔案內容的細分。[2-4]由此可知，圖書館檔案的基本構成內容較多，在具體管理時，應做好檔案內容分類，編制科學的檔案內容體系，以便于后期的管理與檔案利用工作。

1.2 圖書館檔案管理的流程

1.2.1 檔案收集

檔案收集對于圖書館檔案數據管理工作而言是一項基礎性工作，也可以將其看做是檔案數據管理工作的首要流程。作為圖書館檔案管理人員，尤其在當前大數據時代下，在對檔案信息進行收集時，應在遵循當前檔案數據管理相關法律、法規以及規章制度的基礎上，明確檔案資料的收集范圍，并進行標準化收集。而在完成檔案的初步收集工作之后，圖書館檔案管理人員應對檔案價值進行鑒定，做到對收集內容價值的科學評定，并在此基礎上，進行內容的取舍。圖書館檔案價值具體可以表現為檔案的憑證價值、檔案的情報價值、檔案的知識傳播價值等。在明確檔案價值的基礎上，圖書館檔案管理人員則要對檔案進行進一步的整理。在進行整理時，要注重對檔案資料進行細化分類，在信息技術的支持下，當前的圖書館檔案管理人員則可以對檔案信息進行高效率的分類存儲，即分布式存儲。

1.2.2 檔案存儲

檔案存儲是圖書館檔案數據管理工作中的重要環節，檔案存儲涉及到檔案信息是否能保存完整以及檔案信息安全等問題，且在科學的存儲體系下，用戶將能夠更加便利的獲取所需信息。在大數據時代下，檔案保存工作變得更加先進，即將紙質檔案轉變為電子檔案，實現數據化存儲管理。

1.2.3 檔案編研

檔案編研階段是基于滿足后期檔案檢索與利用要求而進行的檔案數據管理工作。該工作需要在檔案收集與檔案初步存儲工作完成之后進行，即需要按照用戶的使用需求對檔案信息進行進一步編研處理。在編研工作進行之前，圖書館檔案管理人員應做好檔案的統計工作，編制統計清單，確保檔案內容完整。而在進行編研時，工作人員則要通過采用合理的編研流程，包括科學的檔案匯編與深入的檔案研究、詳細的檔案報告等，以形成有序的檔案體系和豐富的檔案內容。

1.2.4 檔案利用

檔案利用可以看作是圖書館檔案數據管理工作的最后一個流程，管理人員針對檔案利用應注重對檔案利用途徑進行拓寬。此外，圖書館檔案數據管理人員也要注重對檔案資料進行利用方面的專項編研，同時也要注重對檔案利用平臺進行優化建設，充分了解用戶需求，確保提供用戶滿意以及對社會發展有益的檔案資料信息。

1.3 大數據環境下圖書館檔案數據管理的特點

大數據時代的到來，對于圖書館檔案數據管理工作而言具有較強的沖擊力，顯著改變了當前圖書館檔案數據管理工作格局，形成了新時期圖書館檔案數據管理工作的新特征，具體表現在以下方面：一是檔案的多元化與高效率收集途徑不斷拓寬。檔案的搜集與整理工作是圖書館檔案數據管理工作的基礎。[5]在大數據技術與現代信息掃描等技術的支持下，圖書館檔案信息的獲取途徑與電子檔案轉化途徑變得更加易得；二是檔案的虛擬化存儲。做好檔案資料的存儲工作也是檔案信息管理與高校利用的基本前提。在大數據時代下，檔案信息的存儲可以實現虛擬化存儲，即將紙質檔案轉化為電子檔案，由此可以避免出現圖書館實體檔案存儲空間不足的現象，也可以對海量的信息進行分布式存儲，進而實現對檔案信息資源的合理調配。且在電子化的虛擬存儲模式下，也可以實現對檔案的長期可靠保存；三是當案檢索與利用的效率顯著提升。在數據化的管理模式下，圖書館檔案數據管理人員會建設專項數據庫與圖書館檔案數據管理信息化平臺，在上述措施下，檔案使用人員與管理人員都可以更加便利的對檔案信息進行查詢，由此可以簡化檢索流程，節約檢索時間。且在數據化的管理平臺下，用戶還可以對檔案信息進行多渠道利用，因而可以顯著提升檔案資料的利用質量；最后針對檔案數據管理工作而言， 在大數據時代下進行檔案數據管理，還具備的一個顯著特征即為檔案數據管理的專業化。在大數據技術和云計算等專業技術的支持下，檔案數據管理人員將實現對檔案資源的全流程優化管理，能夠在掌握相關技術的基礎上，提高自身的業務管理水平。

2 圖書館檔案數據管理工作現狀分析

2.1 檔案數據管理現狀

首先，管理模式單一。圖書館在對檔案進行管理時，高校作為圖書館檔案數據管理的主要載體，其在進行管理時，較為側重對檔案考察利用的歷史價值的分析，研究和管理的主要對象為下發文件以及組織的相關活動等。在對檔案進行采集時，也注重對檔案的考查，體現出了一種點對點的關系。而在檔案管理過程中，這種管理路徑會導致管理模式固化，并主要集中在“考查”節點上。對于圖書館檔案管理工作而言，大部分檔案機構都缺乏專門的管理人員配置，基本為辦公室兼職管理，因而在管理時會缺乏科學的管理理念，導致重保存與考查管理。而在當前的數字化技術的不斷深入應用下，圖書館檔案數據管理也要注重自身的數字化建設，要在對歷史檔案進行回溯的基礎上構建電子檔案數據庫，并對電子檔案進行全面的保密管理，針對數據庫管理的考查而言，則要建立分級考查機制。此外，圖書館檔案數據管理人員還要關注對檔案價值的推廣，并將其看做是管理工作的重要內容。而在具體的管理過程中，卻體現出由于沿用傳統的紙質檔案而導致檔案歸檔不到位，進而影響檔案價值發揮的現象。考慮到大數據時代的特征，圖書館檔案數據管理人員需要意識到當代檔案價值的動態性，要關注外界環境的變化。而在圖書館檔案的實際管理過程中，管理人員也存在不能根據外界環境的變化而對檔案內容進行補充的現象，從而會導致檔案出現貶值。

其次，缺乏制度化管理方式。針對當前我國大部分圖書館檔案數據管理的制度建設現狀可知，在執行圖書館檔案數據管理過程中還缺乏完善的管理制度的支持，導致難以實現對圖書館檔案的科學化管理。由于存在圖書館檔案數據管理的制度缺陷，則會進一步導致出現檔案數據管理工作散漫、管理職責不明確以及檔案利用率和服務水平低的現象。

最后，檔案數據管理者素質有待提高。在圖書館檔案管理過程中，管理人員始終扮演著重要角色。基于圖書館檔案管理工作難度大、管理范圍寬的現狀，作為圖書館檔案管理人員則要注重提升自身綜合素質，要基于信息時代的發展特性，提供更加高質量的管理服務。而對當前我國圖書館檔案管理的整體人員隊伍的素質水平進行分析可知，存在專業知識技能缺乏、計算機操作技能不過關以及個人職業素質低下等問題，上述人員素質問題的出現將導致用戶檔案搜索、使用等環節出現阻礙，從而會影響圖書館檔案的整體服務水平。

2.2 檔案利用現狀

首先，重采集輕利用。圖書館檔案管理人員在對檔案進行管理時，對于檔案利用缺乏理性認知，將工作重心過多的放在檔案信息采集上，而忽視對檔案的充分利用。由于缺乏對圖書館檔案信息的有效利用，將導致無法為實際的人事調動以及具體的信息查詢提供及時幫助。此外，在對圖書館檔案進行利用時，還需要考慮到檔案利用難度，這也是導致圖書館檔案利用率較低的主要原因。在大數據背景下，各個圖書館都開始進行電子檔案的建設，但是在應用電子檔案時卻常出現運用范圍受限的問題。主要原因在于部分高校在進行電子檔案建設時管理和利用手段缺乏創新，且對圖書館檔案數據庫的安全缺乏監管，從而導致出現原始檔案的信息丟失現象。

其次，檔案構成比例不科學。在圖書館檔案中，存在較多種類的檔案，以高校為例，其檔案構成主要為會議性記錄的文書檔案，此外，還包括業務檔案、技術性檔案等，學生感興趣的檔案內容占比較低。且在檔案庫存中，還存在有價值的檔案被忽視的現象，具體表現為檔案保存與歸檔不到位，圖書館檔案構成比例不科學是當前圖書館檔案利用過程中較為顯著的問題之一。

最后，檔案二次存檔應用不到位。在對圖書館檔案進行利用時，會在相關的實踐活動中應用部分檔案，對于這部分活動，檔案管理人員應做到及時跟進，以實現對檔案的二次存檔利用。二次存檔的主要目的在于實現對檔案信息的有效整合，二次存檔的主要工作包括周期性的補充相關事件與數據信息等。[6]對當前圖書館檔案的管理行為進行分析可知，大部分圖書館檔案管理人員在提供檔案利用服務方面都較為被動，僅在人們需要進行查詢時提供服務，且對所提供的服務缺乏后續跟進，從而會導致圖書館檔案相關的實踐活動總結不到位。基于當前大數據技術不斷深入應用的發展背景，圖書館檔案管理人員開始積極構建數據庫，但是針對檔案數據管理的二次存檔還缺乏專業的技術對接，因而會導致二次存檔工作效率低下，且無法滿足使用人群的深入需求。

2.3 信息共享現狀

圖書館檔案資源在當前的發展環境下，可以看做是一種重要的信息資源，因而具有一定的共享性。尤其在大數據環境下，信息共享變得更加便利。而在實際的圖書館檔案數據管理過程中，卻存在檔案資源信息共享不到位的現象，究其原因主要在于缺乏針對圖書館檔案管理的規范化的信息共享機制。對當前圖書館檔案資源的共享現狀進行分析可知，館際之間的資源共享形式主要為文獻傳遞、館際互借等，上述信息共享方式缺乏時效性，且共享程度受限。且針對圖書館檔案資源，在管理時缺乏科學的檔案分級管理制度。檔案資源可以被分為不同的級別，不同的級別也對應著不同的保密等級，具體包括結論性部分級別、原是調研部分級別、利用檔案記錄部分級別等。在制定數據庫權限時，會針對不同的級別設定不同的保密和使用權限，而由于信息共享分級制度不合理，則會導致在共享過程中由于原是調研部分或結論部分機密性過高而導致共享受限的情形。此外，對于圖書館檔案資源而言，最關鍵的信息之一還包括圖書館發展與建設相關的前沿文獻，而由于館際信息共享不到位，則會影響圖書館的整體發展水平。

2.4 技術支持現狀

大數據時代的到來衍生了一系列新技術，在圖書館檔案管理過程中，管理人員需要借助相應的技術來滿足檔案管理與利用需求。而結合實際的圖書館檔案數據管理情況可知，對部分大數據相關技術，管理人員存在掌握不到的情況，同時缺乏對計算機設備等的維護意識，在使用過程中，對管理軟件不熟悉以及不能結合自身實際情況進行數字化檔案平臺和軟件改進等，都是當前圖書館檔案數據管理體現出的具體問題。

3 大數據環境下圖書館檔案數據管理的四維路徑

3.1 檔案利用層面——數據庫建設與檔案創新利用兩手抓

首先，完善檔案數據庫建設。數據庫可以看做是大數據時代下圖書館檔案數據管理的基礎構成，在搭建圖書館檔案管理數據庫時，檔案管理人員應重視該數據庫的準確性、穩定性以及完整性。圖書館檔案管理人員要認識到數據倉庫模式的重要價值，在完善數據庫時，要定時記錄，不能隨意修改。在對數據庫進行具體應用時，則要考慮到不同類別檔案的利用需求，以黨政及人事檔案為例，在對其進行利用時需要考慮到較高的保密需求，而對于業務技術類檔案而言，其本身則具備推廣延伸的應用特征。[7]在構建圖書館檔案數據庫時，管理人員應側重于使用數據倉庫分布式管理技術，要對不同的檔案進行分布式存儲與管理，使其分布在各自數據庫倉庫服務器上，基于此，還可以實現分等級的對服務器之間的通訊進行約束。

其次，創新使用電子檔案。大數據時代的到來對圖書館檔案數據管理最直接和關鍵的影響在于衍生出了電子檔案，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案更加便于存儲和利用，且能夠幫助實現更加快捷的信息化管理。電子檔案在網絡平臺中具有易得性，因而便于用戶查詢和利用。而基于提高檔案利用效率的要求，圖書館檔案管理人員應注重創新電子檔案的利用方式，要積極的引入互聯網技術，提供客戶端系統，搭建用戶與客戶端對接之間的有效橋梁。

最后，注重提供個性化檔案利用服務。在為用戶提供圖書館檔案利用服務時，檔案管理人員應關注用戶的需求，此時就涉及到不同用戶的需求，即檔案利用的個性化需求。基于此，圖書館檔案管理人員應關注以下兩個方面：第一是加強對個性化用戶檔案的數字化管理，使檔案利用服務的精準度不斷提升。圖書館檔案管理人員應具備以用戶為中心的理念，在管理時要以用戶的需求為出發點。在提供個性化的圖書館檔案利用服務之前，管理人員應注重對用戶的需求與使用偏好進行搜集和分析，在這一過程中可以使用數據挖掘技術、知識發現技術以及聚類分析技術等，借此全面的獲取和分析用戶的相關借閱信息、內容偏好與使用偏好。在搜集用戶需求的基礎上，可以對圖書館檔案進行針對性分類管理，并且逐步建立起滿足用戶個性化需求的規范化的用戶檔案管理數字化系統，從而能夠在網絡優勢下實現檔案服務與用戶需求的高度契合。第二是注重與用戶加強互動，確保提供的個性化服務能夠得到及時響應，從而進一步改進個性化服務內容。在此基礎上則能夠對用戶的個性化檔案進行豐富，從而能夠推動圖書館實現檔案升級服務。服務升級具體是指對特定的用戶提供專項和專業的工具書借閱服務以及相關的咨詢服務等。用戶則可以及時的獲取相關研究的最新動態與進展，也可以了解到相關的科研成果與科研文獻等重要資料。此外，圖書館升級服務還包括針對重點項目客戶的部分服務，即借助各種手段為其提供各種前沿信息和文獻資料。最后，圖書館檔案管理人員還要注重對用戶的需求進行跟蹤，以此來及時的上架各種檔案資源，以充分滿足用戶使用需求。

3.2 平臺建設層面——結合管理需求優化平臺細節

首先，互聯網共享平臺建設。在搭建互聯網共享平臺時，工作人員應認識到部分圖書館檔案資源的保密需求，因而需要在搭建該平臺時，接入兩條數據線，并分別接入互聯網與內網。與互聯網相接的數據線指向的是可以公開使用的信息內容，接入內網的數據線則指向保密內容，管理人員需要設置好保密等級，用戶通過使用權限認證后，才能對相關信息進行查詢。在搭建內網平臺時，技術人員應進行安全加密處理，具體可使用安全權限認證技術以及數據加密技術等，確保用戶通過身份認證后才能查詢與使用信息，避免出現信息安全問題。

其次，導航整合與檢索系統優化建設。圖書館館藏結構會出現變化，尤其在當前大數據發展背景下，圖書館館藏結構的變化更加明顯，主要特征即數字資源比重顯著增加，傳統的紙質檔案也開始逐步電子檔案化。在這一發展趨勢下，圖書館檔案資源需要進行充分整合，而在整合時則需要考慮到用戶在同一平臺上檢索不同信息的便利性，因而圖書館管理人員需要在構建圖書館檔案資源的查詢與利用平臺時，應高度關注對平臺的導航整合與檢索系統的優化建設。具體應對傳統的平臺數據級整合與應用接口級的資源導航整合方式進行改進，且要始終秉持提高服務水平的理念，要創新平臺導航理念，打造出更高水平的一站式檢索服務系統，確保檢索信息全面易得。在該導航與檢索系統下，用戶可以在同一平臺對所有的館藏信息進行查詢，同時可以了解到每一本圖書的全部章節信息，部分檢索系統還可以顯示全文內容。用戶還可以使用試讀功能，以檢查是否出現檢索錯誤的現象。

3.3 檔案管理層面——全面優化管理內容，切實提高管理水平

首先，建立規范的檔案數據管理體系。圖書館檔案管理需要規范的管理體系的支撐，基于此，管理人員需要聯合圖書館負責人共同構建科學的檔案管理體系，以指導實際的圖書館檔案管理工作。我國當前已經推行了《檔案法》，在該文件中，圖書館檔案管理人員可以了解檔案保管、歸檔、使用等方面的基本要求。而針對實際的圖書館檔案管理工作要求，管理人員則要進一步對管理體系進行細化，體系出圖書館檔案管理的具體特征。

其次，進行人力資源整合，優化資源配置。圖書館檔案管理工作也涉及到管理人員的優化配置，在對管理人員進行優化配置之前，需要做的最為關鍵的工作在于對管理人員進行技能培訓，主要應加強對管理人員專業管理知識技能、計算機操作能力等方面的培訓，并確保管理人員具有較高的職業道德素養。在確保人員綜合素質過關之后，圖書館相關負責人應關注圖書館工作人員可能存在的結構性過剩與結構性短缺問題，要提高技術型人才占比，合理的進行人力資源整合。[8-9]在對人力資源進行具體的優化配置時，應依據圖書館檔案數據管理工作的實際發展需求，對工作崗位與相應職責進行明確。此外，圖書館應積極引進高層次管理人才，帶動其他管理人員共同進步。

最后，健全檔案管理運營評價機制。對于圖書館檔案管理工作而言，要想不斷提高檔案管理工作水平，就需要建立專項檔案管理運營評價機制。且在大數據環境下，圖書館檔案已經建成自身數據庫，管理工作的限制被很大程度上解除，管理人員可以對檔案進行及時的交流評價。基于圖書館檔案管理的發展趨勢，圖書館檔案發展規劃人員應注重進行檔案運營管理，在檔案運營管理理念下，能夠針對歸檔質量與服務利用等進行科學設計、運行支持、全面評價與指導改進。大數據環境下的圖書館檔案管理工作本身就具有較高的透明度，因而需要加強對其的運營管理，要積極發揮檔案數據管理系統的評價功能，形成更加科學的評價機制。在該評價機制中，應確保涵蓋參與者與評價因子這兩個關鍵要素，在所有的評價因子中，較為關鍵的三點為完整性、客觀性與有用性。會對檔案信息質量產生影響的主要為個體檔案信息質量，此外，還需要關注效用質量，其權重較集合質量大。因而，在進行檔案運營管理時，則要緊密圍繞上述要素，即個體檔案信息質量以及效用質量，對其進行重點和專項評價，基于科學的評價結果則可以提供更加完善的檔案管理數字化建設方案。[10-15]

3.4 技術層面——為技術共享引進績效機制

圖書館檔案具有海量的館藏資源，因而在進行管理時，需要使用到較為全面的大數據技術，管理人員應積極的接納大數據技術，并根據實際管理需要，科學應用大數據技術，具體包括云計算技術、數據挖掘技術以及相關的管理軟件等。基于提高大數據技術在圖書館檔案數據管理中應用成效的需求，管理人員應積極的為技術共享引進績效機制。在該機制下，圖書館檔案管理人員的技術應用水平可以被量化展示，而在獲得技術應用指標的基礎上，圖書館檔案管理人員則能夠對技術執行方案進行針對性改進。圖書館檔案管理人員應注重在各種管理角度進行技術服務創新，包括參考咨詢服務、采購服務以及后臺支持服務等。在管理時，應將業務技術文檔作為管理基礎，并積極的搭建業務技術交流平臺，為館內以及館際之間的技術交流提供多元化渠道。在具體執行圖書館檔案數據管理活動時，管理人員則可以結合實際情況對技術類業務文檔元數據進行完善，同時可以利用云計算技術對數字檔案資源中的“虛擬資源池”進行檢索，從而打破館際之間的信息壁壘，形成有效互通的信息溝通路徑。[16]

4 結語

在圖書館日常的管理工作中，檔案數據管理工作是一項重要構成，對于圖書館檔案管理人員而言，在進行圖書館檔案數據管理時，應認清當前圖書館檔案管理過程中對檔案的利用、管理、技術支持以及人才支持現狀，要結合圖書館檔案數據管理的數字化建設與發展需求，對圖書館檔案數據管理活動進行改進，具體應從提高檔案利用率、科學構建數字化管理平臺、優化管理模式、加強技術支持四個角度，形成全方位的圖書館檔案數據管理工作的現代化格局。