高校檔案、圖書、情報一體化理論及實踐探討

■ 陳一紅

概述

所謂“檔案、圖書、情報”一體化管理，是指將原先各自獨立成系統的檔案、圖書、情報統一為一個整體進行管理的過程，從而實現了三者在更大范圍、更高層次上的資源共享、優勢互補，為廣大在校師生提供集成服務，發揮出檔案、圖書、情報資源利用的最大化。隨著信息技術的快速發展，利用云計算、大數據等現代化信息技術推動著檔案、圖書、情報朝著一體化方向發展，實現了以數字化、網絡化、縮微化、滲透化為主要特點一體化管理，無論是在理論研究還是實踐探索方面，檔案、圖書、情報一體化均取得了顯著成績。

一、高校檔案、圖書、情報一體化管理理論基礎

（一）學科、本質屬性相似

從檔案、圖書、情報學科的產生及發展歷程來看，檔案，最早可以追溯至遠古時期的結繩記事；先民們將這種“檔案”慢慢匯輯，傳播，檔案功能升級成為最早的“圖書”；情報則產生于文字之前，通過手勢、聲音等進行傳遞，經歷了由“口頭情報”向“文字情報”發展的過程。可見，檔案、圖書、情報三者同為一體、同出一源。在本質上，三者都屬于信息的一個種類，提供豐富的知識信息服務。且，隨著信息技術的應用和發展，檔案、圖書、情報均可以被存儲、傳遞和利用。這種同宗同源的歷史溯源，三者兼有信息屬性、知識屬性和社會屬性，且這種屬性又可以在相互之間轉化，為一體化管理提供了理論與實踐上的可行性。

（二）性質、利用方式相似

檔案、圖書、情報從工作性質、工作內容、服務方式等方面均具有相似性，雖然在公眾服務性方面，檔案部門無法與圖書、情報部門相比，但隨著網絡化在檔案領域的應用和管理，使其從進入了公開化、社會化發展新階段，縮微、機檢、復制等技術已經在三者之間實現了廣泛的應用。首先，從工作的內容來看，檔案、圖書、情報工作均包括資料信息的收集、分類編目、主題標引、檢索利用等；從工作的性質分析，嚴格意義上來看檔案、圖書、情報均為知識信息的收集、加工、整理、存儲，并為公眾提供豐富的知識成果，服務于經濟社會的發展。從服務方式方面來看，檔案、圖書、情報同宗同源的屬性，決定了三者的服務對象均為政治、經濟、科研、社會生產和管理等領域。

（三）載體及傳播手段相似

貝塔朗菲定律：整體系統的屬性功能＞孤立子系統的總和。檔案、圖書、情報三者既為獨立系統，又有著很強的關聯性，通過信息技術的應用，將三者融為一體，實現橫向的協作與聯系，實現了整體功能。如，在信息技術條件下，檔案、圖書、情報具有可擴展性、可共享性和可傳輸性，三者經過檔案館、圖書館和文獻中心實現了信息的傳遞，并利用“兩微一端”等新媒體平臺實現了跨區域傳遞，突破了時空限制，為更大范圍、更廣空間的用戶提供豐富的信息共享資源。

二、高校檔案、圖書、情報一體化管理現實必要性

從高校檔案、圖書、情報三者的本質屬性、價值功能和傳播手段來看，將高校原有的檔案館、圖書館和文獻中心等相對獨立的部門進行一體化整合，建立檔案、圖書、情報一體化的“文獻信息服務中心”，從而更好地發揮出檔案、圖書、情報的文獻信息資源價值，滿足經濟社會發展、技術進步和師生信息需求，推動社會的發展和進步。

（一）經濟社會發展的迫切需要

隨著新時代的到來，知識經濟快速發展，知識、技術等各種要素在推動經濟發展、社會進步方面發揮著越來越重要的作用。社會體系中的組織結構間的依存度、粘合度更為緊密，尤其是隨著經濟社會發展對信息資源的需求量不斷增長，提供優質、高效的信息服務是推動社會發展進步的迫切需要。將檔案、圖書與情報一體化管理，實現三者資源的融合與集成，從而為社會提供出更多優質的、多維的、一體化的信息服務，滿足經濟發展和社會進步的現實需要。

（二）信息技術發展的必然要求

隨著互聯網信息技術的應用和發展，尤其是物聯網、大數據、云計算的技術發展和應用，突破了檔案、圖書、情報在傳統技術條件下的地域、時間和高校行業的分割狀態，使三者一體化管理實現了技術上的可行性。在實踐層面來看，國內外已經有了許多實踐探索和成功案例。有的是將檔案、圖書、情報相互交叉保管于某一部門。如上海圖書館、中科院的文獻情報中心是將圖書與情報實行一體化管理；柬埔寨國家檔案圖書館、玻利維亞國家檔案館則是將圖書館與檔案館結合起來。有的是將三者結合起來一體化管理，如美國的國會圖書館，是將檔案、圖書和情報集中于某一部門，雖然是圖書館，但同時也兼具檔案館和情報研究機構的功能。

（三）廣大高校師生的現實需要

檔案、圖書、情報源于一體，在高校的學科體系和組織結構中有著十分相似性，在高校教育改革發展過程中，檔案、圖書、情報經歷了一體化——獨立——一體化的發展過程。原先的一體化管理經過各自獨立發展，使得信息缺乏橫向聯系，封閉守舊不利于高校教育的開展，也無法滿足師生的現實需要。在檔案、圖書、情報進行一體化管理已經成為科教興國戰略的重要組成部分，為社會培養出更為全面的復合型人才。

三、高效檔案、圖書、情報一體化實踐及啟示

檔案、圖書、情報一體化的實踐探索中，出現了多種機構的“多合模式”和兩種機構的“雙合模式”，實現檔圖情一體化管理。在圖書館與情報中心一體化管理中較為成功的案例有，中國科學院圖書館，率先將圖書與情報進行一體化管理，并將其更名為“中國科學院文獻情報中心”。上海圖書館與上海科技情報所的一體化，哈爾濱醫科大學圖書館與該省的醫學情報研究所一體化，并成立了“黑龍江醫學文獻信息中心”，實現圖書館與情報研究機構之間的一體化管理。又如，在檔案館、圖書館與情報中心的一體化中成功實踐的有天津泰達圖書檔案館，整合了南開大學泰達學院圖書館、原開發區檔案館，并于2003年對外開館，成為集檔案、圖書、情報功能為一體化的管理成功探索。從上述這些成功的經驗探索來看，為當前檔案、圖書、情報一體化實踐提供了諸多的啟示。

（一）一體化基本架構：領導機構

根據高校的實際情況，本著“全局集中、局部分散，通用集中、專用分散”的原則，建立高校檔案、圖書、情報一體化管理領導機構（信息服務中心或協會），構建“縱向聯系”“橫向協調”的高效立體管理體系，對檔案、圖書和情報學科進行科學的管理。在統一領導機構的領導下，打破三者各自為政的現狀，建立三者一體化的文獻信息系統，即，保留原有職能及內部機構基礎上，建立統一的服務模式和建庫格式，實現三者封閉管理、獨立體系向著開放的網絡結構轉變，達到資源的合理支配。從高校教育事業的整體現狀出發，并兼顧各自的特殊性，在一體化管理領導機構的統一領導下，制定一體化的檢索、分編、建庫及服務準則，構建統一的技術標準和制度體系，實現統一訪問和索引等管理制度。

（二）一體化重要保證：交流溝通

檔案、圖書和情報同屬信息系統，均以信息為基礎形成和發展的產物。從哲學系統論分析，檔案、圖書與情報管理的目的是做好信息的存儲、檢索及利用，無論是工作原理還是工作方法都有很強的相似性，在三者工作的職能、性質及程序又有著較強的相通性，因此，做好交流共同則是檔案、圖書、情報一體化管理的重要保證。首先，要提高認識，統一思想。“一體化”管理是社會發展進步的必然，打破原先松散、獨立的管理體制束縛，適應信息時代要求，解決業務重疊、各自為政的弊端，需要檔案、圖書和情報三者進行有效一體化管理。其次，要加強政策、法規溝通協調。加強三者的制度體系的協調，結合高校檔案、圖書、情報管理實際，制定與新時期高校檔案、圖書、情報一體化管理所需的法律、法規、條例、政策、規章制度，實現一體化管理的規范化和標準化。再次，加強人才交流協作。信息網絡技術的應用，需要從事一體化管理人員熟練掌握檔案、圖書、情報學科知識的復合型人才，以及信息技術和網絡技術，為廣大師生提供全面的信息資源服務。

（三）一體化管理載體：網絡平臺

網絡化是檔案、圖書、情報一體化管理的技術支撐和信息資源共享傳播的技術保障。高校要結合自身實際、學科特點，搭建具有一定特色的一體化管理的網絡平臺，緊緊依托國家檔案館、圖書館、情報中心，以各院系的檔案、圖書和情報為成員，組建本校檔案、圖書、情報一體化管理網絡平臺，實現檔案、圖書、情報三者之間的文獻資源的共建共享共用。保證檔案、圖書、情報網絡平臺下的各獨立子系統中擁有信息資源組織、轉換和開發功能，建立學位論文、科研成果、校史等數據庫，建立起由信息資源采集、信息產品庫、用戶服務器及用戶終端所組成的完善的檔案、圖書、情報信息資源系統。