技術變革背景下檔案管理理念的重塑*

譚彩敏

（華南師范大學檔案館 廣州 510006）

檔案管理理念來源于人們對檔案管理實踐的認識，決定著檔案管理工作的目標定位、價值取向以及行為方式，它的形成和發(fā)展必然受到不同歷史時期社會發(fā)展狀況的影響。如今，技術革新浪潮席卷全世界，影響著各行各業(yè)，檔案行業(yè)也不可避免被卷入其中。面對技術變革所帶來的巨大沖擊，檔案工作者要找準發(fā)展的方向，使檔案管理工作真正地適應社會發(fā)展的客觀需求，首先要解決的問題就是管理理念的轉變和重塑。

一 、技術變革對檔案管理工作的影響

從上世紀五十年代開始，人類社會逐步進入信息時代，信息技術的迅猛發(fā)展及廣泛應用給檔案管理工作帶來了深刻的影響，主要體現在以下幾個方面：

首先是管理對象的變化。一直以來，各級檔案保管機構所保存的檔案主要是紙質載體檔案，內容則以“官方記錄”為主。而信息技術的飛速發(fā)展和在社會生活中的廣泛應用一方面催生了電子文件、社交媒體文件等數字型檔案資源，而且使得檔案文件數量以幾何級數暴增；另一方面大大拓展了檔案資源的范疇，也就是從“官方記錄”發(fā)展到“社會記憶”。例如，在社交媒體平臺上除了政府機構、社會組織和個人在職務活動中形成的信息記錄，更多的是普通公民或者公民群體在生活、娛樂等一般社會活動中產生的信息記錄，[1]以往這種“個人記憶”、“集體記憶”大多游離于體制之外，如今被認可為“社會記憶”的一個重要組成部分并逐漸納入規(guī)范管理。

其次是管理技術的革新。以往檔案管理是以手工操作為主，如今計算機輔助管理已經非常普及，新的信息技術也不斷被引入，極大地提高了檔案管理的效率和水平。例如，長期以來，檔案數量的不斷增長與庫房空間不足之間的矛盾是困擾檔案保管機構的一大難題。如今，從光盤、移動硬盤到磁盤陣列、云存儲空間，不斷突破容量的存儲技術為解決這一難題提供了越來越多的選擇方案；又如，借助網絡技術，以往“你來我查”的被動式檔案利用服務逐步轉變?yōu)楦咝А⒈憬莸木W絡利用服務，跨館、跨區(qū)域的利用服務、在線檔案展覽等都不再是新鮮事物。可以說，不斷發(fā)展創(chuàng)新的信息技術成為了檔案管理技術革新的源泉和動力。

再次是管理規(guī)范的變革。傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)范主要是基于紙質載體檔案的實體管理而形成的，但是，這些管理規(guī)范并不完全適用于電子文件等數字型檔案資源的管理。例如，電子文件的管理強調進行前端控制，甚至延伸到文件生成系統(tǒng)的開發(fā)設計階段，而且主要是基于信息內容，在包括歸檔方式、鑒定、整理、檢索、保管、利用等方面都與紙質載體檔案有極大區(qū)別；又如，社交媒體文件的管理會涉及其權屬問題，在社交媒體平臺上發(fā)布的信息屬于發(fā)布者所有還是屬于平臺所有，目前爭議仍然比較大，社交媒體文件歸檔是僅限于所發(fā)布的正文信息及必要的背景信息，還是應當包括用戶之間的互動信息，也仍在探討中。筆者認為，技術變革對檔案管理工作的影響無疑是深刻的、廣泛的，為了更好地應對檔案管理工作領域出現的新情況、新問題，要進行技術層面上的改革創(chuàng)新，更重要的是以時代的視角和思維方式來透視檔案管理現象，完成管理理念的轉變重塑，這樣才能更科學地指導、規(guī)范檔案管理實踐。

二 、檔案管理四大理念的重塑

（一）理念重塑之一：開放

我們必須承認，檔案工作者的思維方式普遍都傾向于保守，面對環(huán)境的風云變幻往往是“以不變應萬變”。究其原因，這是由管理對象——檔案的特殊性所決定的。檔案的憑證價值和參考價值源自于其原始性、真實性，為了確保和維護檔案這一本質屬性，檔案工作者制定了各種規(guī)章制度并嚴格按照規(guī)程操作。但隨著社會的發(fā)展也導致了越來越多的問題。例如，利用服務方面最讓利用者詬病的繁復的利用手續(xù)、對利用目的的“審問式”查問、以保密等理由拒絕開放檔案等。這些問題長期得不到解決固然有歷史和制度方面的原因，但是，檔案工作者的不積極作為也是重要的原因。盡管早已意識到問題所在，但是仍然不敢“輕舉妄動”，寧愿坐等上級部門的指示。可以說，檔案的特殊性直接造就了檔案管理的特殊要求，從而不可避免地對檔案工作者的思維方式產生了深刻的影響。當然，筆者并不否認檔案管理的特殊要求有其合理性和必要性。但是，它對于檔案工作者思維方式的影響隨著社會的發(fā)展卻成為了一種桎梏。

所謂思路決定出路，思想觀念落后才是最大的落后。面對日新月異的外部世界，檔案工作者不能僅僅小心翼翼地守著自己的崗位，而是要敢于越過“雷池”，以積極的心態(tài)接受新的觀點、新的理念、新的理論、新的技術等各種新鮮事物，面對因為環(huán)境變化而出現的新情況、新問題要主動做出改變從而適應環(huán)境的變化。可喜的是，近年來檔案界已經越來越體會到解放思想的重要性和必要性，從消極等待轉變?yōu)榉e極作為，不僅加大了檔案開放的力度，還積極借鑒其它學科、行業(yè)的先進理論、成功經驗，引入各種新的技術，極大地促進了檔案管理工作的發(fā)展。筆者認為，在如今技術變革的大背景下，開放的思維方式顯得尤為重要，特別是為了迎接即將到來的第四次技術革命，檔案工作者應當以更積極的心態(tài)主動適應整個社會發(fā)展的大環(huán)境，打破思維定勢，以更開放的思維方式研究檔案管理中可能出現的新情況、新問題，推進檔案管理工作各方面的改革和創(chuàng)新，尤其是要開拓新型的管理模式和服務方式，以實現檔案管理的轉型升級。

（二）理念重塑之二：創(chuàng)新

缺乏創(chuàng)新是長期困擾檔案行業(yè)的一大問題，盡管近年來不少檔案保管機構在具體業(yè)務中已經進行了一系列創(chuàng)新的探索與實踐。但是，總體而言檔案管理工作領域的創(chuàng)新并不盡如人意，主要體現在創(chuàng)新意識不強、創(chuàng)新動力不足、創(chuàng)新能力不夠、創(chuàng)新效果不佳等方面。究其原因，主要是由于我國實行統(tǒng)一領導、分級管理的檔案管理體制，檔案管理工作按照國家檔案發(fā)展規(guī)劃運行，自由度較小，同時也缺乏專門的創(chuàng)新激勵機制、創(chuàng)新扶植政策和創(chuàng)新發(fā)展環(huán)境等條件的支持。因此，容易形成消極狹隘的工作態(tài)度和僵化保守的工作方法，[2]習慣于用傳統(tǒng)的思維方式解決發(fā)展過程中出現的問題，對技術創(chuàng)新的反應也相對滯后。

創(chuàng)新是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必然要求和動力源泉。社會的變革、經濟的發(fā)展、政策的調整、技術的進步都在改變著檔案管理工作的內、外部環(huán)境，當創(chuàng)新的節(jié)奏跟不上環(huán)境的變化，各種問題和矛盾就會顯現、激化，進而阻礙檔案管理工作的發(fā)展。面對技術變革帶來的挑戰(zhàn)，例如，二位一體的網絡環(huán)境對開發(fā)模式的挑戰(zhàn)、數據化的工作對象對管理環(huán)節(jié)的挑戰(zhàn)以及快速增長的利用者對服務方式的挑戰(zhàn)等等，[3]檔案工作者應當重新認識和定位檔案管理工作，增強改革自覺性和服務創(chuàng)新力，進而推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展以及與社會的深度融合。

筆者認為，檔案管理工作創(chuàng)新最關鍵的是要找準創(chuàng)新的方向和思路，既要從技術層面，又要從運行機制、開發(fā)模式和管理流程等方面出發(fā)研究可進行的管理改革和服務提升，通過重構業(yè)務模式實現檔案管理工作的自我創(chuàng)新。具體來說，首先要充分利用如大數據、云計算等信息技術發(fā)展的最新成果從技術層面提升檔案管理的質量和水平；其次要善于借鑒其他行業(yè)的創(chuàng)新經驗，隨著各種信息技術的推廣和普及，各行各業(yè)基于信息技術發(fā)展的管理創(chuàng)新層出不窮，這些探索和實踐為檔案管理工作的創(chuàng)新提供了可借鑒的經驗和思路；最后要敢于跨界，通過與其他行業(yè)的跨界合作實現檔案管理工作的融合創(chuàng)新。此外，還要從人性化需求的角度思考檔案管理工作的創(chuàng)新，基于互聯(lián)網實現人、資源與服務的聚合，通過不斷強化三者之間的聯(lián)系進而形成信任和依賴，通過信任和依賴的沉淀逐漸形成穩(wěn)固的連接關系，打造“連接一切”的檔案管理工作新生態(tài)。[4]

（三） 理念重塑之三：人本

近年來，檔案界順應社會發(fā)展潮流大力提倡樹立“以人為本”的服務宗旨。但是，在實際工作中還是缺乏對人性化需求的理解與尊重，利用服務的流程、方式、水平和效果往往不能滿足利用者的要求和期望。究其原因，這是因為檔案保管機構更多地還是充當著“管理工具”或扮演著“管理者”的角色，以至于淡化了本應有的歷史責任和服務意識。筆者認為，“以人為本”是檔案管理工作發(fā)展的趨勢和精髓，只有重視人的價值、重視對利用者體驗的理解，檔案保管機構才能實質性地從利用者的角度思考問題，在自身與利用者乃至社會大眾之間建立起一種基于檔案資源與利用服務的高層次的穩(wěn)固連接，強化與社會之間的溝通與交流，從而有助于利用外部力量進行自身建設與改革創(chuàng)新。[5]

對人性最大限度的尊重、對人的體驗的敬畏、對人的創(chuàng)造性發(fā)揮的重視應當成為檔案管理工作發(fā)展的力量源泉。具體來說，首先在檔案資源體系建設方面要以保存更全面的“社會記憶”為目標，既要加強對民生檔案、信用檔案、健康檔案、家庭檔案、社區(qū)檔案、口述檔案等更貼近社會生活的檔案資源的規(guī)范管理，又要關注以往游離于體制之外的“小眾”檔案資源以及社會發(fā)展新領域產生的新型檔案資源，把檔案與國家、社會、民族乃至社會群體、個人的歷史“記憶”聯(lián)結起來，從而更好地實現對“社會記憶”的重構和對社會文明的傳承；其次在檔案利用服務方面要努力實現檔案公共服務均等化，正如第17屆國際檔案大會上通過的《檔案利用原則》要求“檔案工作者應沒有歧視地向利用者提供公正、平等、及時的檔案利用”，[6]檔案保管機構應當拋棄對利用者的社會群體劃分界限，致力于為社會大眾提供公平、公正的服務，保證每一位利用者在利用檔案的過程中都可以得到應有的尊重、享有平等的待遇，實現檔案資源“全民享有”的目標；再次在檔案信息資源開發(fā)利用方面要鼓勵社會力量的參與。

（四）理念重塑之四：協(xié)同

由于歷史的原因，我國的檔案管理工作先天就缺乏協(xié)同發(fā)展的因素。古代的檔案機構在很大程度上是權力統(tǒng)治的附屬品，建國后即使“檔案開放”、“便于社會各方面的利用”被明確寫入法律當中，但是檔案保管機構仍然偏安于機關大院，與社會的聯(lián)系并沒有得到很大的改善，行業(yè)內部的協(xié)作也鮮見，直至公共檔案館建設、檔案公共服務被提到日程上，檔案保管機構才逐步走出自己的“小天地”，努力融入社會。但就整個系統(tǒng)而言，檔案行業(yè)仍舊是一個相對封閉的生態(tài)系統(tǒng)，這不僅阻礙了檔案行業(yè)與其他行業(yè)、檔案保管機構與其他社會組織之間的跨界合作，也在相當程度上抑制了檔案管理工作的改革創(chuàng)新。如今，在跨界融合理念的引領下，檔案行業(yè)必須順應潮流開創(chuàng)協(xié)同融合的發(fā)展新模式。

協(xié)同發(fā)展強調相互滲透、融合，取長補短，互通互聯(lián)，以達到效益最大化。目前檔案行業(yè)的協(xié)同發(fā)展尚處于探索階段，未來的發(fā)展可以從基于具體服務、基于系統(tǒng)內及區(qū)域內、基于跨系統(tǒng)或跨平臺的微觀、中觀和宏觀三個層面開展。[7]具體來說，一方面是要組建真正的區(qū)域性、行業(yè)性、全國性的大聯(lián)盟，聯(lián)盟各成員要在資源建設、管理、服務等各個領域展開合作，形成資源優(yōu)勢、信息優(yōu)勢、品牌優(yōu)勢和服務優(yōu)勢，謀求共同發(fā)展；另一方面是要敢于跨界與其他行業(yè)、機構、社會組織等開展深度合作。[8]例如，目前正興起的檔案文化產品與服務的開發(fā)，由于檔案保管機構在人力、物力等客觀條件方面的限制，因此迫切需要來自其他社會組織的支持與協(xié)作。筆者認為，吸引其他社會主體的參與是檔案管理工作未來發(fā)展的必然選擇，合作的對象也會越來越多元化，不僅有圖書館、博物館這樣的與檔案館相近的行業(yè)組織，也有學校、媒體、企業(yè)、公益慈善團體、行業(yè)協(xié)會等各種類型的社會組織。多元化社會主體的參與將使檔案管理工作的發(fā)展更具活力。[9]

三 、結語

綜上所述，信息時代的技術變革不僅深刻影響著檔案管理工作的發(fā)展，更意味著對檔案工作者思維方式的顛覆。因此，檔案工作者只有做到思維先行，完成管理理念的轉變重塑，以適應時代發(fā)展的思維方式審視檔案管理現象，才能找準發(fā)展的方向，推動檔案管理工作不斷改革創(chuàng)新。這就是技術變革對檔案管理理念的挑戰(zhàn)與重塑。