淺談辦公室主任崗位職責和工作思考

摘 要：在推進世界一流體育大學治理現代化的征程中，在學校內涵式發展和外延式發展的重要節點，高校后勤處作為提供全校師生、教職工教學、科研、訓練和生活的重要保障機構，其辦公室主任必須明確自身信息樞紐、執行督促、協調組織、參謀助手的崗位職責。同時，堅持問題導向，嚴格自我要求，堅持細節決定成敗，強化服務意識。

關鍵詞：后勤管理;辦公室主任;崗位職責

一、 引言

高校辦公室主任作為職能服務部門重要的管理崗位，承擔著信息樞紐、執行督促、協同組織、參謀助手、管理服務等職責。辦公室工作質量和效率水平的高低直接關系到部門信息上傳下達、政策落地執行、育人效果等各層面的工作成果。辦公室主任作為辦公室主要責任人，強調必須明確自身崗位職責、強調在工作過程中不斷采取各種措施提升個人及團隊的綜合實力，嚴以律己、以上率下，保障職能部門的管理水平不斷提升。

二、 辦公室主任的崗位職責

（一）信息樞紐

辦公室是職能部門各類決策、通知、信息順暢流轉的重要樞紐，負責收發處理各類公函、文件、報表，既要將學校下達的重要決策、精神、任務準確及時地傳達給領導和各部門，又要將教職工的反饋匯報給學校，同時還要協調好同校內各部門院系、部門內部之間、校外各類企業人員的信息流轉工作。要做到“上傳下達、信息互通”，特別需要注意是避免僅僅做一個“二傳手”。在日常工作中，很多辦公室人員習慣看到通知和信息后“一鍵轉發”，不去仔細研究文件精神和重點內容，簡單操作，敷衍了事。導致領導面對文山文海，浪費時間精力去解讀文件，找出工作思路和重點內容;各中心科室面對大量信息，也容易遺漏和忽視，直接影響了信息的有效傳達。

（二）執行督促

“三分部署，七分落實。”如果無法將計劃、決策落地落實，那么一切戰略規劃只能是鏡中花、水中月，成了紙上談兵。辦公室要深刻理解并踐行自身執行督促職能，推動落實、執行落實、督促落實。想要履行好抓落實，第一，要做到及時傳達，前文提到避免僅做“二傳手”，信息無法形成閉環流通，只是傳出，而沒有回音是不行的，做到急事急辦、特事特辦，分輕重、大小抓落實，努力做到只要有部署就有回應，只要有情況就有反饋;第二，強調督查催辦，把握部門決策重點督查，關注重難點反復督查，圍繞領導批復件專項督查，把執行督促職能貫徹在部門工作落實的各個環節。

（三）協調組織

辦公室主任的協調組織工作是多層面多維度的，他涉及上下協調、左右協調，工作的落實落地離不開辦公室的協調組織。例如：在上級任務下達到部門后，如何讓各中心科室理解工作重難點并順利接受，就需要辦公室協調;某項任務涉及各部門通力完成，如何分清主次責任，區別主要責任部門和協同部門等，也需要辦公室的協調;在舉辦各類會議的過程中，涉及各部門及校外人員，也離不了辦公室的溝通組織。

（四）參謀助手

目前來說，高校職能部門辦公室主任一般“身兼數職”，包括但不限于黨務辦公室負責人、黨總支組織員、安全管理員、資產管理員、保密員等，高度參與了本部門行政事務、黨務事務等多層面的工作。做好部門領導班子的“智囊”，這就需要辦公室主任貫徹“終身學習”“全面學習”的理念，成為“多面手”，就要從戰略思維、知識體系、能力培養等全方面努力做到和部門領導“同頻共振”。

三、 工作思考

（一）嚴格自我要求

辦公室作為部門中心樞紐部門，辦公室主任更要做到嚴以律己，以上率下。提高政治站位，嚴守規矩意識和紀律要求，在大是大非前立場堅定旗幟鮮明;提高思想覺悟，講政治、講大局，不計得失、甘愿奉獻，及時化解可能產生的一些摩擦和誤會;從嚴工作標準，辦公室工作節奏快，事情多頭緒雜，要確保不因情況緊急而盲目處理、不因事情繁雜而忽略小事、不因事情日常而掉以輕心;靠前指揮團隊，勇于擔當，后勤作為一線保障部門，要處理各類突發事件，時常需要在8小時外和寒暑假干工作，這時候就需要辦公室主任有先必爭、開拓進取。

（二）細節決定成敗

辦公室主任具有上傳下達的職能，某種意義上在說話辦事時代表著領導班子的相關精神，如果說錯話可能會引起不必要的誤解，如果表錯態可能會引發錯誤的輿論導向，從而影響大局。因此，辦公室主任一定要管理好自身及下屬人員，確立“細節決定成敗”的工作態度。辦文要提前整理資料，反復推敲后方可公布;辦事要預判準確，先請示后行動;辦會要針對會議類型、參會人員、議程等斟酌再三，確保協商共贏的局面。

（三）強化服務意識

要確保后勤“服務育人”效果充分發揮，辦公室主任就要帶領員工強化服務意識，提高服務水平。要從被動履行到主動服務轉變，急部門之所急、思領導之所思、解基層之所惑，盡自己所能解決部門“急難愁盼”的諸多問題。同時，從心出發，真正轉變工作作風，用真誠的態度做領導和基層之間的潤滑劑，堅決杜絕辦公室“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的工作作風。

參考文獻：

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作者簡介：

嚴蕾，成都體育學院。