檔案管理在企業內部控制中的應用

摘 要：隨著我國政治、經濟的不斷發展，我國擁有的企業數量也越來越多，各行各業必須有良好的管理體系，才能在眾多的企業中脫穎而出。我國企業制度也不斷地改進和實施，各企業逐漸把檔案管理應用在企業內部控制和管理中，讓企業更加有秩序，從而快速發展。文章主要是對檔案管理在企業內部控制中的作用以及有效措施的分析。

關鍵詞：檔案管理;企業內部控制;有效措施

一、 引言

一個企業要想在整個行業，甚至整個國家的發展中有所成就，必須要有專業的管理人員對檔案管理方面進行嚴格控制和落實，以減少企業內部資金以及商業機密的流失，從而讓整個企業順利發展。在企業內部控制中，主要包括對經營管理制度、企業內部資金、各種企業機密信息以及對各種信息的收集等，是一個企業經營的核心，包含了整個企業的運行信息，對企業發展和運營非常重要。因此，提高對檔案管理和完善，相關管理人員必須清楚檔案管理的工作內容以及在企業內部控制中的重要性，并制定出相關的管理措施。

二、 檔案管理在企業內部控制中的重要意義

（一）檔案管理是整個企業內部運營的核心

一個企業在長時間的運營和發展過程中，每一次的工作內容都會產生很多有價值的信息以及各種文件，并且有些文件是機密的，只能由企業內部的人進行管理和利用，一旦這些機密文件被泄露的話，對整個企業運營和發展的影響和后果不堪設想。在進行企業內部控制的過程中，通過企業檔案的管理，可以把企業工作的各種歷史信息以及資金管理方面進行合理的歸類，用于給企業工作提供各種信息和資料，在企業內部的運營和管理過程中是十分重要的。

（二）企業內部在運營過程中對檔案管理工作的影響

在企業每一次的工作進程中，所有的文件和資料信息都會交由檔案部管理，檔案管理工作中幾乎能控制所有企業運營中的信息和文件，而企業的運營和發展也會影響檔案管理工作的內容。首先，為了保證在檔案管理中的各種信息和資料的完整性和準確性，各個企業內部也要制定完善的檔案管理制度，對每一次工作產生的文件及資料，以及整個企業的資金進行合理的管理，同時也要不斷地培養企業人員的專業能力，對檔案進行整理和分類，讓企業在需要信息時可以更快地整理出有效的信息來。其次，企業內部的信息管理人員在對新的資料和文件進行檔案歸類和整理時，要認真檢查資料和文件是否齊全，防止造成工作文件的遺漏，以后在信息核對工作中也會出現差錯。在企業內部工作需要對檔案信息進行利用時，相關管理人員也要進行查閱記錄，對查取的信息進行記錄，防止在查閱的過程中各種資料和文件的丟失。企業內部各個部門之間的工作也要相互配合，每次工作的文件和資料，相關部門都要主動的上交和匯報到檔案管理部門，對整個企業內部進行合理的控制和管理。

三、 檔案管理在企業內部控制應用中的有效措施

（一）我國要加強對檔案管理制度的完善

在整個企業合理的運營過程中，需要檔案管理來對各級的工作信息進行反應，從而讓領導部門明白企業的工作內容和進程，促進整個企業的正常運行和發展。因此，我國應該加強對檔案管理制度的完善，為各個企業的檔案管理提供法律準則，從而讓企業管理更有條理。雖然我國對檔案管理制度方面的法律還不夠成熟，但隨著我國經濟發展和各個企業的迅速崛起，我國對檔案管理制度的完善度也不斷地提高。各個企業合理的運營給我國經濟發展帶來的效益也越來越明顯，因此，我國更加重視對檔案管理制度的改進，促進企業快速發展的同時，也在促進我國政治、經濟的穩步增長。

（二）各個企業內部要有完善的檔案管理制度

由于各個企業的規模比較大，涉及的工作內容和部門也比較多，因此各個企業必須制定完善的檔案管理制度并建立專門的檔案管理小組對企業的文件和資料信息進行整理和歸類。分成多個小組，每個小組都有自己的管理部分，比如對企業的主要工作內容和進程的管理、對企業內部信息和文件的管理、公司人員信息管理等方面，都要由專門的小組進行負責，在管理過程中小組內也要進行合理的分工，對檔案管理的每一部分都要進行仔細核查，防止檔案管理出現問題對企業的運營造成影響，在檔案管理中出現問題也要及時的對專門負責人進行相應的懲罰，防止其他人進行效仿，提高檔案管理人員的專業素養。除此之外，還要安排專門的小組對檔案進行定期的檢查和改進，保證各類信息和資料的完整保存，必須要有專門的人員負責檢查檔案管理工作的情況，并及時向上級匯報，確保管理人員的工作效率以及態度，了解檔案管理制度落實情況。

（三）培養各部門之間的團體意識

一個企業中包含的部門有很多，每個部門之間都有不同的工作內容，要想企業合理運營，各個部門之間必須加強溝通和交流，將工作內容緊密聯系起來。檔案管理部門在對各部門的文件和資料信息進行整理時，難免會出現信息丟失的錯誤，各部門之間要積極的配合檔案管理工作，對工作中的文件和資料進行合理的上交和歸檔，對工作的每一步都進行合理的記錄，提高各部門人員的工作效率，培養一個企業中各個部門之間的團體意識，了解檔案管理的重要性。

四、 結語

隨著各個企業的發展與進步，對我國經濟發展的促進作用也越來越明顯。企業內部也要控制好各個部門的工作進程和管理，讓整個企業的工作更有條理，把檔案管理工作做好，并重視檔案管理制度的落實情況，把整個企業的文件和信息進行合理的整理和保存，對企業內部進行有效的控制，促進企業的合理運營和發展。

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作者簡介：王微，北京天潤新能投資有限公司。