淺談醫院檔案信息化管理

程康月

浙江省立同德醫院，浙江 杭州 310012

一、醫院檔案信息化管理的重要意義

(一)醫院檔案信息化管理是順應互聯網+的時代需要，是新醫改形式下的必要發展，是醫院管理工作效率和管理水平的重要體現。醫院檔案信息化能夠將醫院醫療、管理等相關資料進行存儲，能夠在需要時，方便查閱。積極響應“最多跑一次”及“一站式”服務，實現醫院工作流程自動化，給家屬和患者帶來更好的醫療體驗，使工作人員工作更加便捷高效，是數字化醫院建設的必然趨勢，也充分體現了衛生醫療事業的進步。

(二)傳統模式下的醫院檔案信息管理是紙質資料保存，隨著時間推移，需要越來越多的存放空間，而且溫度濕度對紙質檔案的影響較大，經常查找容易損壞，需要投入更大的空間和人力物力成本去維護和保養。信息化管理的檔案就不會存在這些問題，能有效規避過去檔案信息錄入和收集過程的弊端，不僅不占用空間，保存也方便，而且不易擔心反復查找引起檔案損壞[1]。

(三)醫院檔案信息化便于查找和信息共享。傳統的檔案管理需要去專門的檔案室查找檔案，不利于信息及時共享，對于不同醫院或者不同部門查找檔案會非常麻煩。信息化管理檔案可以隨時掃描完紙質檔案后存在電子檔案中，建立起高效的檢索工具，利用互聯網，信息資源即時查詢，提高信息時效性，還可以拷貝和備份多份信息資料，方便資料在各個部門和醫院間傳輸，提高檔案信息的使用率。對于醫院完善臨床、科研、教學資料，拓寬醫院服務范圍，提升醫院影響力具有明顯的促進作用[2]。

二、醫院檔案信息化管理面臨的主要問題

(一)認識不足，投入不高。雖然現在很多大中型醫院不同程度地實現了醫院管理流程的信息化，從掛號，到門急診，出入院，即時結算系統等，但大部分醫院管理者將重點放在醫療業務建設中，對檔案信息化管理的意識比較淡薄，沒有認識到檔案信息化管理對于醫院發展的重要性。

(二)檔案信息化管理人才緊缺。專職檔案人才短缺和科室負責檔案管理多為兼職的現象非常明顯，而且平時負責檔案工作的兼職人員沒有機會出去學習和培訓專業的檔案管理。復合型專職檔案管理人才緊缺，尤其是在信息化發展的今天，醫院檔案管理人員不僅需要掌握檔案管理知識，醫療衛生知識，還要熟悉掌握互聯網技術，數據庫信息技術，統計技術等，目前這樣的綜合型人才非常少。

(三)電子檔案信息管理存在安全風險。信息技術帶來便利的同時也會帶來巨大的安全風險。信息化時代電子檔案對計算機系統具有依賴性，由于誤操作或者計算機系統出故障，信息內容容易丟失。而且存儲信息的載體如移動硬盤，磁盤等容易出現消磁或者損壞等不穩定性。這些客觀原因都會導致電子檔案的遺失或者泄露。

(四)檔案信息利用率較低。由于技術限制，雖然一些紙質材料經過掃描進入系統，但是由于沒有實現聯網，未與醫院自動化辦公系統進行對接，大大限制了檔案信息的使用及共享，多部門，多醫院之間無法快速獲取電子檔案信息。

三、醫院檔案信息化管理相應的對策

(一)提高認識，加大投入。隨著互聯網+時代的來臨，每天產生的大量檔案信息通過新技術轉化成電子信息，是新形勢下醫院所要面臨的新任務。要求醫院管理人員通過學習或者培訓，提高自身管理專業技能和創新思維，才能夠運用現代化手段進行電子文檔管理。要積極爭取國家財政支持，加大投入，完善硬件設施和軟件設備，使醫院檔案信息化建設有良好的物質基礎。

(二)引進人才，加強培訓。醫院檔案信息化建設要想取得良好效果，高素質復合型人才隊伍的建設至關重要，由于醫院的特殊性，不但需要專業化的檔案管理知識，同時也要有一定的醫學知識背景，同時還要具備高水平的信息網絡技術，在崗位招聘時，對于高素質的檔案管理人員，可以實施一定的傾斜政策。穩定各科室兼職檔案隊伍，要求本院檔案管理人員定期參加培訓和學習，尤其對醫療專業、信息技術、檔案管理專業等培訓。

(三)加強檔案信息安全工作。醫院要在軟硬件上加大對防御設備的投入，讓檔案信息的保存與傳輸更安全，需要加密的文件要設置好秘鑰，也要定期檢查檔案存儲設備與載體，對檔案數據庫進行定期備份或異地備份。另外，醫院要對電子檔案管理者和設備維護者進行專業培訓，要不斷強化工作人員的安全意識，避免由于工作中產生的誤操作引起檔案丟失。也要建立完善的檔案查閱及調取制度，完善檔案查閱流程。

(四)提高檔案信息利用率。檔案管理的最終目的就是方便利用，提供便捷服務，便于查閱資料。檔案信息化只要輸入關鍵詞就可以對文件進行提取和查閱，提高了使用效率。

四、結語

綜上所述，醫院檔案信息化管理在當前醫院的發展中占據十分關鍵的地位，雖然目前起步較晚，基礎設施不夠先進，專業人員缺乏，信息利用率不高，但是通過加強領導重視，增加財政投入，完善設置設備，引進專業人才，加強人員培訓，完善信息平臺共建與信息共享等，能促進醫院全面發展，從而更好地為人民群眾提供全方位、優質化的服務。