淺談高校審計部門經濟合同審核的問題與建議

沈園園

上海體育學院，上海 200438

合同審核是合同正式簽訂前的必經程序，也是大部分高校審計部門一項重要的日常工作。作為合同流轉審核中的關鍵一環，審計部門不斷結合高校工作實際把握合同審核的重點，不僅根據國家的有關法律規定判斷合同的合法性，還要結合高校的相關規章制度判斷合同的可行性和合理性，確保高校簽訂的合同能夠獲得比較好的效益，避免在合同履行的過程中產生糾紛。

一、高校合同審核的基本情況

隨著高校的改革與發展的增快，高校以獨立的民事主體的身份參與經濟活動愈加頻繁，民事法律關系愈來愈復雜。在實務工作中，高校簽訂的經濟合同一般包括買賣合同、建設工程合同、租賃合同、技術合同、委托合同等。從高校的合同審核基本流程來看，相關承辦部門準備好合同和必要的審查文件，填寫相應的合同審查表格后遞交給合同主管部門(一般是學院辦公室、校長辦公室、法律事務辦公室等)，由主管部門負責合同的具體流轉審核，經財務部門、審計部門和其他相關部門審核后通過后蓋章簽訂。

二、高校合同審核中的問題

(一)未區分審核范圍。大部分高校對合同審核內容未做明確分工，具有合同審核職責的部門往往需要審閱合同的全部內容。比如，審計部門不僅需要審查合同資金使用、價格結算、索賠等條款的合理合法，還需要檢查合同內容的嚴密性、文字的正確性等，對于一些比較復雜、專業程度較高的合同，甚至還要與承辦部門溝通合同具體條款的文字表述與協商時的口頭約定是否一致。這種全面審查合同的方式耗費了大量的時間，增加了許多不必要的重復工作，導致審計部門合同審查重點不突出，不僅影響了審查的效率和速度，也不能保證合同的審核質量。

(二)先履行后簽合同。部分承辦人員由于法律意識淡薄、合同簽審批耗時較長等原因，高校普遍存在部分簽訂事后合同的現象，即合同雙方在訂立書面合同前即按照雙方口頭約定的內容履行合同。從合同法的角度來看，現代合同以不要式為原則，當事人可以采取口頭形式，也可以采取書面或其他形式，除法律另有規定的外，合同成立即生效，對合同雙方均有約束力。口頭約定的內容未經高校內部各相關部門審核，不確定因素較大，存在較大法律風險，如雙方產生了糾紛，也難以提供證據材料。

(三)人員專業性有限。根據大部分高校的管理模式，合同根據具體項目內容的不同往往由相應的高校部門或二級院系負責。比如某高校實驗室需要采購一批科研設備，一般由管理該實驗室的負責人作為承辦采購該批科研設備的合同簽訂事宜。而大部分二級院系的教師和行政人員對法律知識了解不多，對內部合同管理制度掌握不透，容易發生條款約定不明確、合同背景材料提供不充分等各類問題。

(四)信息化程度較低。目前高校合同管理普遍未采用信息化管理模式，還停留在較為傳統的紙質合同流轉、審核、歸檔和查詢的模式。小部分啟用合同管理系統的高校也存在結構設計不合理、操作不便捷、缺乏統一規劃等各類問題，阻礙了合同管理信息化的推進，也制約了合同管理水平的提升。

三、合同審核的建議

(一)規范審核流程。建立統籌管理、分級審核的合同審核機制，在設立合同主管部門的前提下，明確合同審核監督部門，區分審核部門的分工和職責，如財務處負責審核合同所涉資金來源以及支出內容是否與預算相符、收入是否違背收費管理制度；審計處負責審核合同簽訂遵守相關規定、合同條款具有合理性，對相應風險進行提示，督導承辦部門對合同條款進行修訂、完善；其他相關部門根據各自職責和所分管業務范疇對各類合同進行審核。同時，承辦部門嚴格按照要求遞交送審材料，包括合同相對方的資信材料、進行招投標的項目提供招投標文件、比價項目提供比較材料、經費來源的預算批復、部分特殊項目的可行性及風險說明等。

(二)提高專業水平。一是配備合同管理專員，參與合同的談判、擬定、審核、履行和歸檔等。加強對合同管理專員的定期培訓，解讀合同審核的流程和各個環節的關鍵點，提高法律意識，增強業務能力。二是建立標準合同文本庫。結合工作實際，把國家或者行業的合同示范文本、一些常用的合同模板納入到文本庫中，供承辦部門選用，比如采購合同、基建合同、維修合同、租賃合同等。三是聘請專業律師。對于一些沒有設立法律事務部門的高校來說，可以聘請律師擔任法律顧問，提供法律咨詢、合同審核、修改等服務。四是建立合理的考核機制，把合同管理的效果納入到部門和個人績效考核中，在年終考核會上報告合同管理情況，提高合同管理水平。

(三)推進合同審核信息化。結合高校數字化校園建設，加快建立起對接學校辦公系統、科研項目、財務報銷、基建修繕等各方面工作的合同管理系統。各審核部門按照權限及時通過合同管理系統完成合同審核工作，參照以往審核的記錄，承辦部門修訂的情況以及其他部門的批注，提高合同審核效率，并避免重復審核。同時承辦部門可通過合同管理系統進行合同備案，并查閱合同模板、審核流程、修改意見、已簽合同等。