電子文件全程管理實現的概念模型研究*

王向女 邱怡璇

（上海大學圖書情報檔案系 上海 200444）

0 引言

在當前社會，計算機、網絡已經成為人們生活、工作的主要工具，電子文件已成為各單位的主要文件形式，全程管理思想的明確提出是在電子文件時代，并且是信息時代電子文件管理及其電子文件系統設計的主要理念和基本原則。但全程管理思想與近現代紙質檔案的“文書檔案連鎖法”、“三位一體法”（即將分類立卷、著錄標引文件的收發文登記合于一體）思想是一脈相承的，即“全程管理原則是指對電子文件從其產生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統完整的管理鏈條”。[1]概念模型從復雜的全程管理過程中抽象出研究對象的簡化描述，具有一定的抽象概括性，既源于實踐，又高于實踐。構建電子文件全程管理概念模型有利于我們對全程管理的本質更加細致深入的理解，對全程管理問題的分析更加清晰明了；又有利于實踐部門根據概念模型設計電子文件管理系統，提高電子文件檢索效率和利用效率，保證電子文件歸檔質量。

1 國內外研究現狀

迄今為止，國內高等教育機構、國家、地方檔案館以及企業工作者對電子文件全程管理原則的思考、相關技術實現、標準體系建設研究較多，國外機構對電子文件全程管理研究較多關注于電子文件管理的法規、標準。

1.1 電子文件全程管理之思考

對電子文件全程管理理論的思考有助于完善電子文件全程管理思想，學者大多從電子文件全程管理思想的起源，與傳統文檔管理理念、管理手段的不同，與前端控制的關系來討論。

劉越男（2006）[2]認為全程管理思想來源于紙質文檔一體化理論和實踐，電子文件的全程管理在理論認知、管理體系構建、管理方法革新等方面是對紙質文檔一體化管理的繼承和發展。黃萃（2003）[3]、顧學中（2005）[4]從管理理念、管理手段、管理體制、標準建設、技術業務等方面對電子文件全程管理與傳統文檔管理的區別進行了詳細的論述。周立華（2012）[5]從實踐角度認為需要從前端控制化、文檔一體化、辦公自動化及標準化與制度化四方面實踐電子文件的全程管理。王紅娟（2015）[6]基于火電EPC項目工作經驗指出實現項目文檔全過程管理的措施和方法包括前端控制、過程控制和竣工控制。對于電子文件的全程管理與前端控制的關系，有學者認為前端控制是實現全程管理的途徑，如周立華（2012）、王紅娟（2015）；陳永生（2015）從理論和實踐兩個方面闡述了全程管理與前端控制的矛盾之處，即“檔案部門視為全過程的管理者，此時并不需要強調所謂的“前端”與“后端”，因為它們都被檔案部門共同規劃和管理著，應該受到同等的重視；而如果強調前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對前端的管理在實際上難以實現”，除此之外，陳永生還指出全程管理是一個多部門分工協作的過程，檔案部門應高瞻遠矚，為全過程管理提供意見，制定相關管理規范等。[7]。

1.2 電子文件全程管理之技術

真實性（Authenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）、和可用性（Useability）是文件管理的主要特點[8]，更是電子文件管理的重要特性。楊安榮（2014）[9]經過對電子文件全程管理各個階段可能存在的安全風險深入分析后，從應用層、系統層、網絡層、物理層和管理層五個層面構建了電子文件全程管理信息安全防護模型，對電子文件生命周期的每個階段對應的技術防護措施和管理防護措施進行了詳細的介紹。黃永勤（2014）[10]以InterPARES提出的真實性、可靠性和準確性入手，在對“可信”概念內涵的分析基礎上，從活動主體、活動客體和活動載體三個維度構建了電子文件可信管理模型。陶水龍（2015）[11]基于目前電子檔案憑證性保障技術依賴的PKI 模式和基于License 安全模型存在的缺陷，提出了電子檔案身份證技術的憑證性校驗模型。電子文件產生的目的是為了業務的需要，電子文件全程管理則是在計算機系統中對電子文件的產生、業務流轉以及永久保存或銷毀全過程的管理，因此，在實際工作中，電子文件全過程管理應是是一套無縫銜接的管理流程，田雷（2013）[12]根據檔案工作的實際需要，為實現電子文件的跨平臺移交，設計了一套電子文件交換平臺,由6 部分組成：OA交換子系統、OA 接口、接口系統、交換系統、CA認證系統、電子檔案憑證管理系統。劉曉光（2010）[13]提出了電子文件全程管理標準規范體系建設和軟件系統建設的建議。

1.3 電子文件全程管理之標準

國際標準化組織、國際檔案理事會等國際組織，在文件管理、元數據、數字化加工、文件格式、開放檔案信息系統等方面陸續制定了相關標準，如2001年由國際標準化組織正式發布的ISO15489[14][15]，該標準分為兩部分，第一部分致力于文件形成機構（無論公共或私人）的內外用戶，提供文件管理的指南，主要描述文件的管理要求、文件的特點、文件和系統的設計與實施以及文件管理的過程及其控制；第二部分主要是對第一部分的補充并為其實施提供指南。“2004年ISO頒布的ISO23081為文件管理元數據的創建、管理及使用建立了框架，并為控制文件管理元數據的創建、管理及使用提供了管理原則。”[16]ISO2308后續在持續更新中。美國、歐盟等國家也分別制訂了DOD5015.2 -STD《電子文件管理軟件設計評價標準》(Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications,2002) ，《電子文件管理通用需求》（Model Requirements for the Management of Electronic Records ——MoReq specification ＆ 2， 2001 ＆ ,2008）等標準，對電子文件管理系統的功能需求、涉密文件管理、系統接口、測試認證等方面做了要求。

在中國，國家標準委先后發布了有關電子文件管理的國家標準，如《GB/T 17678.1—1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分:電子文件歸檔與檔案管理》、《GB/T 26162.1-2010信息與文獻——文件管理》、《GB/T 26163.1-2010 信息與文獻——文件管理——文件元數據》《GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規范》；國家檔案局出臺了多部有關電子文件的行業管理標準《DA/T 32-2005 公務電子郵件歸檔與管理規則》、《DA/T 38-2008 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》、《DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案》、《DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案》、《DA/T 47-2009電子文件長期保存格式需求》、《DA/T 48-2009 基于XML的電子文件封裝規范》、《DA/T 56-2014 檔案信息系統運行維護規范》、《DA/T 73—2019 檔案移動服務平臺建設指南》。這些標準為我國科學規范管理電子文件奠定了基礎。

綜上所述，不少專家學者對電子文件全程管理相關的理論思考、技術安全以及標準建設等進行了研究，也取得了豐碩的成果，但是對電子文件全程管理的模型建設少有提及，或者只是研究了全程管理中某一部分如安全保障、可信性模型，沒有全面論述。為了對全程管理的本質有更加細致深入的理解，筆者認為有必要在已有研究成果的基礎上，通過構建一個電子文件全程管理概念模型，闡述電子文件全程管理在文檔管理系統中的實現機理。

2 電子文件全程管理在文檔系統中的概念模型

2.1 概念模型的理論基礎

2.1.1 全程管理原則

電子文件全程管理則是在計算機系統中對電子文件的產生、業務流轉以及永久保存或銷毀全過程進行無縫鏈接的管理。這個定義包括兩層含義，第一，電子文件經歷了從文件形成之初的原型，經過審批形成正式文件，直至最后電子文件的保存或銷毀是一個全過程管理；第二，電子文件流轉的過程是在一個無縫鏈接的過程，也就是說，這個過程中電子文件的數據格式應盡量保持統一。

2.1.2 前端控制

“前端控制是指為了確保電子文件的完整齊全、真實可靠，檔案部門和檔案工作者應該在電子文件生成之初（甚至是電子文件系統管理設計之初）就對電子文件進行前期的監督與控制”[17]。在此定義中，研究電子文件前端控制的前提是存在運行的電子文件系統，因此，電子文件系統是電子文件的前端控制和全程管理原則實現的有利條件。本文接下來所要討論的電子文件全程管理概念模型也是基于電子文件系統中電子文件流轉基礎上構建的。電子文件前端控制就是在文件管理系統中將處于后端的檔案管理的思想提前應用于電子文件的產生和流轉中，使電子文件從產生到永久保存或銷毀整個流轉過程都遵循統一的標準，使電子文件和電子檔案密切相關、互為保證而又相對獨立。

2.1.3 全程管理和前端控制的關系

全程管理是是前端控制的前提，只有實現了全程管理，前端控制才能名正言順；前端控制是全程管理的環節，全程管理的任務是實現通盤考慮、全過程監控，前端控制是實現全程管理的保障手段，二者互為依賴，假如脫離全程管理只談前端控制，或者脫離前端控制只談全程管理，就會使每一方成為無源之水、無本之木。全程管理還包括中間環節的指導和監控，后端歸檔管理等任務。

2.2 構建電子文件全程管理概念模型

在全程管理第一層含義中，我們可以得到電子文件從形成到最終大致經歷了三個階段，分別是：元文檔、正式文件、電子檔案。在電子文件系統中電子文件形成之初的元文檔，一般稱之為文件模板或者文檔模板，這是針對本單位形成的文件而言，還有一種情況是單位外來文件，即非本單位范圍內產生的文件，主要包括國家、行業標準規范，與單位業務往來相關的信函、技術文件、圖紙等。由于國家、行業標準規范具有強執行力，可直接作為單位的正式文件執行，并且一般不作為檔案永久保存，因此不在元文檔研究的范圍之內，而與單位業務往來相關的信函、技術文件、圖紙等文件在進單位接收后往往需要進行格式、有效性等方面的檢查，還不能作為正式文件在單位業務中進行流轉，因此也可作為元文檔進行研究。總體上，電子文件全程管理的要素主要包括：電子文件模板或者外來文件、正式文件和電子檔案。[18]第二層含義，從工作實踐來看，文件從形成到最終保存或銷毀一般經過形成、流轉、收集、整理、鑒定、保管等工作環節，電子文件管理也經歷這些工作環節。而對電子文件的全程管理就是將這些工作環節有機聯系一起，在這些環節中使用統一的規范和標準，每個業務流程對文件屬性的需求在文件形成之初就嵌入進去，使文件流程與業務流程有機地融合在一起，業務流程結束后, 通過文件流程及時將需要保存的電子文件完整安全地流轉到檔案室或者檔案館中。在電子文件的全程管理過程中，根據前端控制思想，可以將電子檔案需要的著錄、鑒定提前嵌入到文件模板中，在電子文件正式生成之時，也同時具備了電子檔案的某些屬性，這些屬性并不是電子檔案的全部屬性，而是部分屬性。在正式文件流程運轉結束后，還要根據單位業務活動的情況進行整理和鑒定，最終成為電子檔案保存或者銷毀。

基于上述思想，筆者構建了電子文件全程管理在文檔系統實現的概念模型，如圖1所示。

3 電子文件全程管理的概念模型說明

電子文件全程管理思想是電子文檔系統設計的原則之一，電子文件系統中除存儲電子文件外，也是電子檔案的保管場所，本文將電子文件和電子檔案視為兩種不同事物，因此電子文件系統稱為電子文檔系統更為貼切。通過電子文檔系統可以更好地詮釋電子文件全程管理思想。

3.1 管理要素

電子文件全程管理要素主要包括電子文件模板、外來文件、正式有效文件和電子檔案四部分。電子文件模板為嵌入到電子文檔系統中的單位所需使用的已設定好格式的文件模板；外來文件為非本單位范圍內產生的與單位業務往來相關的信函、技術文件、圖紙等文件；正式有效文件為本單位產生的已審批通過的可流轉文件，或者外來文件已通過有效性審查進入電子文檔系統中流轉的文件；電子檔案指正式有效文件已無現行利用價值，經過整理鑒定后需要保存到檔案室或檔案館的文件。

3.2 管理流程

從電子文件模板或外來文件到電子檔案共經歷三個環節。

第一環節，分兩種情況，第一種情況為本機關單位生成的文件即從電子文件的模板到正式有效文件，主要操作包括文件的分類、屬性的著錄、內容的添加以及文件的審核和批準，這些操作是由業務人員來完成，文檔工作者給予指導和監督；第二種情況為外來文件到正式有效文件，主要操作為文件有效性的檢查及導入本機關單位的電子文檔系統中， 使之正常運轉，由于文檔人員是外來文件的第一道接口，這些操作由文檔人來完成。在第環節中，文件分類和屬性著錄的標準化，是電子文件管理流程無縫鏈接的基礎。

第二環節，從正式有效文件到電子檔案，主要操作包括文件的鑒定和歸檔。鑒定工作由文檔人員和業務人員共同來完成，文檔人員負責鑒定文件的真實性、完整性、可靠性和可用性，并對需要歸檔文件著錄檔案屬性。業務人員負責鑒定文件內容的價值，業務人員最了解哪些文件具有保存價值，因此對于文件內容的鑒定需有業務人員共同參與。歸檔工作主要有在線歸檔和離線歸檔兩種，由文檔人員來完成。在線歸檔是指通過網絡或計算機系統直接將需要歸檔的電子文件傳輸給檔案部門，有兩種情況，第一種情況，電子文件和電子檔案在一個電子文檔系統中，電子文件可直接移交到電子檔案區域，有檔案人員進行管理電子檔案；第二種情況，電子文件和電子檔案在兩個獨立的系統，這兩個系統需要架構一個接口系統服務器，以解決系統異構、模式異構及語義異構問題。離線歸檔是將需要歸檔的電子文件從文檔系統導出到存儲介質中移交到檔案部門。

第三環節，從電子檔案到電子文件模板，從圖1中顯示為虛線，表示這并不是一個真正發生的過程，而是一種前端控制和全程管理的思想，即將檔案管理的思想嵌入到電子文檔系統設計之時，在電子文檔中的文件形成之初就具有檔案的某些屬性。因此，文檔人員應十分熟悉歸檔文件的類型、種類。在電子文檔系統應用時，文檔人員將需歸檔文件的模板以及需要著錄的屬性嵌入到電子文件系統中，并且按照檔案分類原則對電子文檔系統中的文件生成類型進行分類，達到前端控制。

4 結語

本文基于全程管理的反思、相關技術和標準的文獻回顧和對全程管理原則的理論分析，提出了由管理要素和管理流程兩個方面構成的電子文件全程管理概念模型。與現有全程管理研究相比，本研究構建的概念模型，拓展了電子文件全程管理研究的視野，對全程管理問題的分析更加清晰明了，具有一定的理論意義和借鑒價值。同時，也能為實踐部門根據概念模型設計電子文件管理系統提供實踐參考。