機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化工作研究

丁元峰

摘 ? 要：我國正處在飛速發(fā)展的信息時代。在信息技術(shù)支持下，各行各業(yè)緊跟時代發(fā)展步伐，升級優(yōu)化數(shù)據(jù)管理模式。機關(guān)事業(yè)單位積極轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，有效提高了工作效率，提供了更好的服務(wù)和幫助，更加適應(yīng)社會發(fā)展。文章從檔案信息化的概念出發(fā)，研究、分析了信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，提出了創(chuàng)新檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理

信息時代下，合理地應(yīng)用信息技術(shù)已成為各行各業(yè)的主流工作方式。事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)工作也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展要求，整合信息技術(shù)，做到高效、快捷地獲取檔案信息，提高檔案管理水平和相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案管理的優(yōu)勢。

1 ? ?檔案管理信息化的基本概述

檔案管理信息化是利用現(xiàn)代技術(shù)對紙質(zhì)實體檔案的數(shù)據(jù)進行收集、整理，并將其轉(zhuǎn)化為信息化數(shù)據(jù)的模式。檔案種類繁多，復雜多變，分揀時采用人工管理，不僅費時、費力，而且不能保證管理質(zhì)量。運用現(xiàn)代技術(shù)對檔案進行有效管理，不僅提高了工作效率，而且減少了人力、物力成本，實現(xiàn)了資源的充分配置和應(yīng)用。

1.1 ?事業(yè)單位檔案管理信息化的特點

信息技術(shù)飛速發(fā)展，事業(yè)單位的文獻管理能夠充分利用信息資源，提高信息檢索和利用效率，實現(xiàn)文獻管理的信息化。單位文檔管理信息化具有以下3個特點：（1）改變了以往企業(yè)文檔管理的模式和路徑。傳統(tǒng)的文檔管理以紙質(zhì)文檔為基礎(chǔ)，效率低、成本高，文檔記錄、查詢、使用不方便。管理文檔的信息化改變了傳統(tǒng)的手工采購方式，采集電子信息資源并進行存儲、查詢和管理，促進了檔案信息資源的組合和合理利用。（2）突破時空屏障。傳統(tǒng)的文獻存儲方式一般是將紙質(zhì)資料存儲在單位的文獻存儲室或密室等固定位置。而信息文件存儲在因特網(wǎng)上，在合法、合理的情況下，通過網(wǎng)絡(luò)查詢信息資源，打破時空限制，提高文件資源的利用率。（3）提高信息化管理水平。公文管理是事業(yè)單位管理業(yè)務(wù)的重要組成部分。檔案信息化建設(shè)是指導事業(yè)單位信息化建設(shè)的方向。

1.2 ?信息時代機關(guān)檔案管理面臨的新情況

文件管理系統(tǒng)的新形勢：信息技術(shù)的應(yīng)用是基于傳統(tǒng)的文檔管理業(yè)務(wù)模式所帶來的沖擊，主要是文檔管理相關(guān)人員的物理文檔等數(shù)字文檔資源的顯著差異，所以管理方法有待實施。對數(shù)據(jù)資源的信息處理，意味著數(shù)字文檔的數(shù)量大大增加，這是對文檔管理人員文檔管理流程的新標準和要求[1]。

2 ? ?信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢

2.1 ?工作效率提升

檔案管理是一項長期而系統(tǒng)的工作。機關(guān)事業(yè)單位，從單位成立之初就形成了檔案。隨著時間的推移和單位的發(fā)展，檔案資料的內(nèi)容越來越豐富，種類越來越多樣化，檔案管理工作越來越繁重，檔案人員的工作壓力越來越大，導致工作效率越來越低。因此，有必要對檔案館進行信息化管理，利用信息技術(shù)不僅可以滿足檔案資料收集的需要，而且可以提供檔案的智能檢索空間，簡化檔案管理的操作流程，優(yōu)化檔案存儲的工作模式，提高檔案管理的工作質(zhì)量，提高檔案管理人員的工作效率，實現(xiàn)管理時間的科學規(guī)劃。

2.2 ?提高檔案保存的穩(wěn)定性

紙質(zhì)文件不利于存儲，首先，易受自然環(huán)境的影響，造成文件中數(shù)據(jù)的損壞，無法長期保存。其次，手工綁定的文件容易造成數(shù)據(jù)的丟失和損壞。電子檔案可以長期保存，不受自然環(huán)境的影響。同時，電子檔案還可以通過辦公設(shè)備進行備份，使檔案能夠保持一定的穩(wěn)定性，為機關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展提供了有力保障。

2.3 ?提高檔案信息的傳遞速度，同時保障安全

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在傳遞過程中會浪費大量的人力、物力和財力，也存在著虧損的情況，會給機構(gòu)帶來一定的風險，不利于機構(gòu)的發(fā)展。電子檔案在傳輸過程中，可以提高傳輸速度，保證檔案安全，有效降低傳輸成本，避免檔案丟失，盡可能避免風險[2]。

3 ? ?事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位開始進行檔案管理信息化建設(shè)。但通過文獻資料和實地考察，筆者發(fā)現(xiàn)各單位之間存在很大的差距，信息化建設(shè)的水平不盡相同，信息化建設(shè)受到了多方阻力，具體如下：

（1）缺乏對文檔信息管理業(yè)務(wù)的了解。公文單位業(yè)務(wù)在事業(yè)單位業(yè)務(wù)中占有重要地位，事業(yè)單位公文管理業(yè)務(wù)基本進入常態(tài)。文檔管理人員對于文檔業(yè)務(wù)的重要水平也在提高。由于缺乏對個人指導和工作人員的了解，文件管理的重要性和價值沒有得到重視。

（2）經(jīng)費不足。事業(yè)單位在文件信息管理硬件設(shè)施配置不夠。在技術(shù)支持之外，一些機構(gòu)無法從文檔信息化建設(shè)中獲得良好的軟硬件配合，文檔管理業(yè)務(wù)依然擺脫不了以紙張為媒介的傳統(tǒng)管理模式，功能性設(shè)施不足。缺少應(yīng)用軟件或人員不使用該軟件，將降低檔案信息管理的效率，影響檔案信息建設(shè)的進程。

（3）工作單位管理的工作人員缺乏專業(yè)知識和職能。筆者通過6年多在事業(yè)單位的訪談?wù){(diào)查和公文專業(yè)教育發(fā)現(xiàn)，負責專職公文管理信息業(yè)務(wù)的工作人員缺乏專業(yè)培訓，缺乏計算機技術(shù)培訓，仍使用以往文檔管理的方式，雖然涉及一些專業(yè)和文獻管理，但根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展和社會的需要，還不能滿足當前事業(yè)單位文獻管理信息化建設(shè)的需要，也不能滿足相關(guān)人員對信息技術(shù)的需求[3]。

4 ? ?信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

4.1 ?轉(zhuǎn)變管理模式

信息發(fā)展時代下，人們對信息的需求與日俱增。在信息技術(shù)的大力支持下，事業(yè)單位的工作媒體、工作思路和工作身份發(fā)生了變化，從紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的工作方式向辦公自動化轉(zhuǎn)變，從循序漸進的工人向更加務(wù)實的管理者轉(zhuǎn)變。根據(jù)檔案工作需要，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，制定規(guī)范的檔案管理流程，利用信息技術(shù)對檔案進行收集、整理、分類，減輕檔案管理人員的工作壓力，提高工作效率，豐富檔案管理工作內(nèi)涵。

4.2 ?建立信息數(shù)據(jù)庫

在檔案管理模式轉(zhuǎn)變過程中，機關(guān)事業(yè)單位建立信息數(shù)據(jù)庫，將數(shù)據(jù)庫劃分為不同模塊的子數(shù)據(jù)庫，合理劃分檔案數(shù)據(jù)資源的使用權(quán)限，加強檔案的分級管理，提高數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理者應(yīng)科學管理檔案，對不同類型的檔案進行分類，并分發(fā)到相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫中。工作人員根據(jù)實際需要進行檢索，有效縮短了資料檢索時間，為檔案信息的應(yīng)用提供了便利條件。

4.3 ?完善機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的制度

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理制度缺乏規(guī)范，存在被動性、數(shù)據(jù)不完整、安全性低等問題。現(xiàn)代事業(yè)單位應(yīng)建立檔案范圍、分類標準、歸檔要求、移交手續(xù)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計等相關(guān)制度，形成一套相對完善的檔案管理制度，明確信息報送機制，擴大檔案收集覆蓋面，形成完善的檔案資源系統(tǒng)，并使檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)都有章節(jié)[4]。

4.4 ?適度增加對事業(yè)單位文獻信息化建設(shè)的資金投入，加大軟硬件建設(shè)力度

“工欲善其事，必先利其器”，事業(yè)單位文檔管理信息化建設(shè)也是如此。硬件設(shè)施的到位和合理使用，可以促進事業(yè)單位公文管理業(yè)務(wù)的持續(xù)開展，提高事業(yè)單位公文信息化建設(shè)水平。目前，一些企業(yè)對文檔管理信息化建設(shè)不夠重視，導致文檔管理信息化建設(shè)資金不足。輸入、推廣先進的文檔管理信息基礎(chǔ)設(shè)施，確保計算機和應(yīng)用軟件的分發(fā)，根據(jù)實際需要，采購所需的硬件設(shè)施。此外，根據(jù)業(yè)務(wù)條件、業(yè)務(wù)單元的實際情況，開發(fā)了相應(yīng)的應(yīng)用軟件，加強了檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有助于后期文檔的查詢和利用。

4.5 ?加強工作單位文件管理員的技術(shù)培訓

工作單位文件管理員職業(yè)教育和培訓相對較少，學習和經(jīng)驗積累一般。文獻管理人員雖然接受了專業(yè)教育，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和工作實際需要的變化，知識也需要及時改變，否則，在文檔管理信息化的進程中，業(yè)務(wù)將受到阻礙。在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)加強對相關(guān)人員的業(yè)務(wù)職能和綜合素質(zhì)培訓，特別是要確保計算機的應(yīng)用、信息技術(shù)知識的普及和培訓，文件管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)職能能夠滿足崗位的實質(zhì)性需求，為事業(yè)單位文件管理信息化建設(shè)提供重要人才。

5 ? ?結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不適應(yīng)當前的發(fā)展，電子檔案得到了大力推廣。機關(guān)事業(yè)單位要適應(yīng)時代的變化，優(yōu)化和創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理方式。采用信息化管理模式，既提高了檔案管理效率，延長了檔案資料的存儲周期，又保證了檔案資料的安全，使檔案館更好地為單位提供幫助和服務(wù)，為事業(yè)單位的長遠發(fā)展作出有益貢獻。

[參考文獻]

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[2]梁玉蓮.信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（5）：82-83.

[3]蘇俠.對機關(guān)檔案管理工作如何科學化發(fā)展的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：130.

[4]張曉霞.淺議新時期機關(guān)檔案管理存在的問題與改進措施[J].山東人大工作，2016（9）：48.

Abstract：China is in the era of rapid development of information. With the support of information technology， all kinds of industries keep up with the development of the times and optimize and upgrade the data management model. Organs and institutions have actively changed their concepts， innovated the model of archives management， effectively improved work efficiency， provided better service and help， and more adapted to social development. Based on the concept of archival informatization， this paper studies and analyzes the advantages of information technology in archival management， and puts forward some effective measures for innovating archival management.

Key words：information; public institutions; file management