論大學(xué)檔案管理探究

楊曉帆

達(dá)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 四川達(dá)州 635000

在一個(gè)國(guó)家不斷發(fā)展的過(guò)程中其制度也會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而進(jìn)行合理的改變。而檔案管理的制度也在這樣的基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行完善，更關(guān)鍵的是如今檔案管理受到了越來(lái)越多用人單位及企業(yè)的高度重視，將其視為人才判斷的重要依據(jù)之一。而很多企業(yè)也在不斷的探索全新的檔案管理方式與理念，以保證檔案管理能切實(shí)符合公司的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)細(xì)化。

1 提升檔案管理科學(xué)化應(yīng)遵守的原則

1.1 服務(wù)原則

提升檔案管理科學(xué)化的第一原則就是加強(qiáng)服務(wù)化管理。早期的檔案管理對(duì)于權(quán)限的設(shè)置比較嚴(yán)格，只有國(guó)家有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員才可以進(jìn)行管理。而且檔案作為私密性較高的系統(tǒng)資料，長(zhǎng)期以來(lái)都屬于嚴(yán)密的管理模式，所以導(dǎo)致很多的檔案資料都屬于長(zhǎng)期的封存狀態(tài)，沒(méi)有得到很好的利用與管理，其自身的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有得到有效的利用，而檔案其服務(wù)的功能一直處于弱化的狀態(tài)，所以提升服務(wù)，是科學(xué)化的管理檔案的首要執(zhí)行原則。

1.2 發(fā)展原則

我國(guó)目前處于信息化高速發(fā)展的時(shí)代，智能電子科技系統(tǒng)在不斷升級(jí)。這也給檔案管理帶來(lái)了升級(jí)發(fā)展的機(jī)遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗(yàn)。所以檔案管理人員應(yīng)該從多方面去了解如今電子科學(xué)發(fā)展的各種手段與因素，以及其外在的發(fā)展因素。充分學(xué)習(xí)并掌握更先進(jìn)的管理技術(shù)，開(kāi)發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)技術(shù)。科學(xué)化檔案管理的重要考核就是不斷的進(jìn)行發(fā)展與功能的創(chuàng)造[1]。

1.3 人員素質(zhì)原則

提升檔案管理科學(xué)化的重要因素是人才的培養(yǎng)，只有檔案管理人才的整體素養(yǎng)提高，才能帶動(dòng)檔案管理更快的發(fā)展。尤其是在一些企業(yè)內(nèi)，相關(guān)的管理人員或者后勤保障人員都要認(rèn)真意識(shí)到檔案管理的重要度。結(jié)合現(xiàn)階段最先進(jìn)的檔案管理手段或系統(tǒng)應(yīng)用，不斷持續(xù)的提高自身的技能，將科學(xué)管理有效提高，不斷融入到實(shí)際的工作之中。

2 檔案管理信息化

2.1 彌補(bǔ)人工操作的不足

在傳統(tǒng)的檔案管理中主要是人工操作，但是人工管理存在很多的缺陷，比如十分占用存儲(chǔ)空間、人工管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力、查詢(xún)檔案不夠便捷、檔案利用率低、經(jīng)常出現(xiàn)檔案的損壞和丟失，所以，為了整改檔案的管理模式，應(yīng)該積極創(chuàng)新和學(xué)習(xí)信息化檔案管理。

2.2 改善資源共享的便捷程度

由于傳統(tǒng)的人工操作無(wú)法快速的傳輸檔案文件，不能夠共享資源，極大程度上造成了資金與資源的浪費(fèi)，還給檔案信息的查找造成了困難，但是利用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，就可以系統(tǒng)的對(duì)檔案進(jìn)行管理，并且將檔案內(nèi)外部進(jìn)行合并管理。

2.3 提高文件傳輸速度和文件的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，在日常的信息辦理中，常常會(huì)出現(xiàn)檔案的丟失或者人員私藏檔案的現(xiàn)象，而且檔案文件的傳輸會(huì)受到時(shí)間和路程的限制，并且很有可能因?yàn)槠渌蛟斐晌募膿p壞或者延遲，在很大程度上給檔案的使用者造成了不便，但是利用信息化的方式管理檔案不僅會(huì)改善這些狀況，還能夠高效的提高文件的傳輸速度，并且對(duì)于文件的安全也能夠有所保證[2]。

3 創(chuàng)新檔案管理信息化存在的幾個(gè)問(wèn)題

3.1 檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此要注意檔案信息內(nèi)容的保護(hù)，然而這是各級(jí)檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來(lái)隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

3.2 檔案信息資源開(kāi)發(fā)及利用水平低

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和有效供給不足，檔案信息資源的采集以及加工中含有很多重復(fù)勞動(dòng)，數(shù)字內(nèi)容的質(zhì)量有待提高。當(dāng)前，我國(guó)檔案開(kāi)放的比例還較低，我國(guó)已建設(shè)很多數(shù)據(jù)庫(kù)，盡管有一些取得了好成績(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，但大部分都只是“死庫(kù)”，巨大的信息資源并未能發(fā)揮巨大的作用。

3.3 檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)各種硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤(pán)以及光盤(pán)刻錄機(jī)等。硬件設(shè)施的購(gòu)買(mǎi)需要花費(fèi)大量的資金，于是使一些事業(yè)單位寧愿停留在傳統(tǒng)的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢(shì)必會(huì)造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時(shí)代的發(fā)展要求。

4 檔案管理信息化的重要意義

4.1 信息保存的持久穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在時(shí)間不斷推移過(guò)程中極易發(fā)生損壞，對(duì)這些損壞的檔案信息進(jìn)行修復(fù)難度較大，需要耗費(fèi)較多的人力、物力和財(cái)力。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中的各種弊端，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)，檔案保存的更具長(zhǎng)久性和穩(wěn)定性。

4.2 提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁瑣，對(duì)檔案信息的查詢(xún)和調(diào)閱都需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，檔案管理人員工作強(qiáng)度較大，效率不高。在當(dāng)前檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，因此需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，以此來(lái)加快促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展[3]。

4.3 資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢(xún)?cè)谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)中即能未完成，而且具有高效性，充分的體現(xiàn)出了檔案管理費(fèi)資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，有效的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中資源無(wú)法共享及資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過(guò)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的部門(mén)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一和系統(tǒng)性的管理，并構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

5 結(jié)語(yǔ)

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息化是國(guó)家信息工程的提供重要內(nèi)容，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效的提高檔案工作效率，促進(jìn)檔案信息共享。