論大學檔案管理探究

楊曉帆

達州職業技術學院 四川達州 635000

在一個國家不斷發展的過程中其制度也會隨著社會的發展而進行合理的改變。而檔案管理的制度也在這樣的基礎上不斷進行完善，更關鍵的是如今檔案管理受到了越來越多用人單位及企業的高度重視，將其視為人才判斷的重要依據之一。而很多企業也在不斷的探索全新的檔案管理方式與理念，以保證檔案管理能切實符合公司的需求，實現檔案管理的科學細化。

1 提升檔案管理科學化應遵守的原則

1.1 服務原則

提升檔案管理科學化的第一原則就是加強服務化管理。早期的檔案管理對于權限的設置比較嚴格，只有國家有關部門相關人員才可以進行管理。而且檔案作為私密性較高的系統資料，長期以來都屬于嚴密的管理模式，所以導致很多的檔案資料都屬于長期的封存狀態，沒有得到很好的利用與管理，其自身的價值遠遠沒有得到有效的利用，而檔案其服務的功能一直處于弱化的狀態，所以提升服務，是科學化的管理檔案的首要執行原則。

1.2 發展原則

我國目前處于信息化高速發展的時代，智能電子科技系統在不斷升級。這也給檔案管理帶來了升級發展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以檔案管理人員應該從多方面去了解如今電子科學發展的各種手段與因素，以及其外在的發展因素。充分學習并掌握更先進的管理技術，開發新的檔案管理系統技術。科學化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發展與功能的創造[1]。

1.3 人員素質原則

提升檔案管理科學化的重要因素是人才的培養，只有檔案管理人才的整體素養提高，才能帶動檔案管理更快的發展。尤其是在一些企業內，相關的管理人員或者后勤保障人員都要認真意識到檔案管理的重要度。結合現階段最先進的檔案管理手段或系統應用，不斷持續的提高自身的技能，將科學管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

2 檔案管理信息化

2.1 彌補人工操作的不足

在傳統的檔案管理中主要是人工操作，但是人工管理存在很多的缺陷，比如十分占用存儲空間、人工管理費時費力、查詢檔案不夠便捷、檔案利用率低、經常出現檔案的損壞和丟失，所以，為了整改檔案的管理模式，應該積極創新和學習信息化檔案管理。

2.2 改善資源共享的便捷程度

由于傳統的人工操作無法快速的傳輸檔案文件，不能夠共享資源，極大程度上造成了資金與資源的浪費，還給檔案信息的查找造成了困難，但是利用信息化技術對檔案進行管理，就可以系統的對檔案進行管理，并且將檔案內外部進行合并管理。

2.3 提高文件傳輸速度和文件的安全

在傳統的檔案管理中，在日常的信息辦理中，常常會出現檔案的丟失或者人員私藏檔案的現象，而且檔案文件的傳輸會受到時間和路程的限制，并且很有可能因為其他原因造成文件的損壞或者延遲，在很大程度上給檔案的使用者造成了不便，但是利用信息化的方式管理檔案不僅會改善這些狀況，還能夠高效的提高文件的傳輸速度，并且對于文件的安全也能夠有所保證[2]。

3 創新檔案管理信息化存在的幾個問題

3.1 檔案信息化管理的安全意識較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此要注意檔案信息內容的保護，然而這是各級檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來隱患。網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。

3.2 檔案信息資源開發及利用水平低

檔案信息資源的開發和有效供給不足，檔案信息資源的采集以及加工中含有很多重復勞動，數字內容的質量有待提高。當前，我國檔案開放的比例還較低，我國已建設很多數據庫，盡管有一些取得了好成績的數據庫建設，但大部分都只是“死庫”，巨大的信息資源并未能發揮巨大的作用。

3.3 檔案信息化管理硬件設施水平不高

檔案信息化建設離不開各種硬件設施，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤以及光盤刻錄機等。硬件設施的購買需要花費大量的資金，于是使一些事業單位寧愿停留在傳統的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢必會造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時代的發展要求。

4 檔案管理信息化的重要意義

4.1 信息保存的持久穩定性

傳統的紙質檔案在時間不斷推移過程中極易發生損壞，對這些損壞的檔案信息進行修復難度較大，需要耗費較多的人力、物力和財力。在檔案管理信息化建設過程中，有效的規避了傳統檔案管理工作中的各種弊端，利用計算機系統來實現檔案信息的存儲，檔案保存的更具長久性和穩定性。

4.2 提高檔案管理的效率

傳統檔案管理工作較為繁瑣，對檔案信息的查詢和調閱都需要花費較長的時間，檔案管理人員工作強度較大，效率不高。在當前檔案管理工作中互聯網信息技術的應用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術優勢，因此需要創新檔案管理方式，以此來加快促進檔案管理信息化的發展[3]。

4.3 資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢在計算機系統中即能未完成，而且具有高效性，充分的體現出了檔案管理費資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設過程中，有效的改善了傳統檔案管理工作中資源無法共享及資源浪費的現象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過設置專門的部門來對檔案進行統一和系統性的管理，并構建檔案信息資源共享平臺，以此來推動檔案信息資源共享的實現。

5 結語

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發展趨勢，特別是在當前信息技術快速發展的新形勢下，檔案信息化是國家信息工程的提供重要內容，通過實現檔案管理信息化，可以有效的提高檔案工作效率，促進檔案信息共享。